Utwórz profesjonalny zautomatyzowany skrypt towarzyszący

Po raz pierwszy w dzwoniących masz tylko jedną szansę na dobre pierwsze wrażenie, a to pochodzi od skomputeryzowanego zautomatyzowanego towarzyszącego powitaniu. Dla osób, które często dzwonią do Twojej firmy, będziesz chciał sprawić, by Twój zautomatyzowany proces towarzyszący był jak najbardziej wydajny, aby nie tracić czasu na słuchanie całego zautomatyzowanego skryptu za każdym razem, gdy dzwonią.

Najszybszym i najłatwiejszym sposobem zaprogramowania i nagrywania zautomatyzowanej funkcji systemu telefonicznego jest napisanie skryptu w programie edytora tekstu. Wybierz osobę, która nagrała scenariusz, który ma przyjazny głos, kogoś, kto może mówić bez jąkania lub wahania się i może wyraźnie wymawiać i złożyć każde słowo i nazwisko.

Zautomatyzowane towarzyszące najlepsze praktyki i rzeczy, których można uniknąć

Pierwszą częścią scenariusza będzie powitanie. Jest to okazja, aby zaprezentować swoją firmę swoim dzwoniącym i werbalnie powitać je w Twojej firmie. Oto kilka wskazówek, jak nagrać przyjazne powitanie.

Najlepsze praktyki

• Zacznij od uznania dla ich wezwania lub firmy.
• Pozdrowienia krótko, więc powrót dzwoniących nie są opóźnieni za każdym razem, gdy dzwonią.
• Użyj hasła, hasła firmy i nazwy strony internetowej lub obu, jeśli je masz.

Rzeczy, których należy unikać

• Nie używaj więcej niż dwóch lub trzech zdań, aby powitać swoich dzwoniących.
• Nie promuj swojej witryny, jeśli nie ma nic wartościowego do zaoferowania klientom.
• Nie składaj hasła ani hasła, aby wypełnić powitanie.

Zautomatyzowane opcje najlepsze praktyki i rzeczy, których można uniknąć

Najważniejszą częścią automatycznego towarzyszącego powitania jest prezenta. Istnieją dwa rodzaje dzwoniących: ludzie, którzy nie znają Twojej firmy i będą potrzebować wskazówek, oraz dzwoniących, którzy dokładnie wiedzą, z kim muszą rozmawiać i znać ich rozszerzenie.

Najlepsze praktyki

• Użyj opcji, które są powszechnie akceptowane. Na przykład „Naciśnij zero dla recepcjonisty”, „Naciśnij klawisz funta, aby powrócić do poprzedniego menu."
• Powiedz swoim dzwoniącym tak szybko, jak to możliwe, kiedy mogą wybrać rozszerzenie swojej partii, jeśli już o tym wiedzą.
• Poinformuj swoich dzwoniących z góry, jeśli opcje menu uległy niedawno. Usuń to zawiadomienie po trzech tygodniach.
• Umieść najczęściej nazywane opcje na pierwszym miejscu.
• Podaj opis opcji, zanim podasz numer opcji. Na przykład „Aby uzyskać obsługę klienta, naciśnij„ 5 ”."
• Sprawdź dokumentację systemu pod kątem zarezerwowanych numerów opcji menu. (mi.G., Wszystkie rozszerzenia zaczynają się od liczby „8”, a zatem „8” nie można użyć jako opcji menu).

Rzeczy, których należy unikać

• Nie mów „proszę”, zanim zaprezentujesz każdą opcję (e.G., „Proszę naciśnij 1 do… Naciśnij 2 do… Naciśnij 3 do…”.)
• Nie prezentuj więcej niż sześciu opcji jednocześnie. Jeśli masz więcej niż sześć opcji, utwórz wielopoziomową strukturę menu. Na przykład „W przypadku opcji sprzedaży i usług naciśnij 5."
• Nie zakładaj, że każdy ma telefon Touchtone. Jeśli opcja menu nie zostanie wybrana w ciągu trzech sekund od końca powitania, podłącz dzwoniącego z recepcjonistą.

Przykładowe zautomatyzowane scenariusze

• Dziękujemy za zadzwonienie do operacyjnej firmy technologicznej, miejscu, w którym technologia i biznes łączą się. Jeśli znasz rozszerzenie swojej partii, możesz go wybrać w dowolnym momencie. W przeciwnym razie wybierz jedną z następujących opcji:
  W celu obsługi klienta naciśnij „1”
• Aby uzyskać wsparcie techniczne, naciśnij „2”
• W naszych regularnych godzinach pracy naciśnij „3”
• Do rachunkowości naciśnij „4”
• Do zakupu, naciśnij „5”
• Aby znaleźć lokalizację w pobliżu, naciśnij „6”
• W przeciwnym razie naciśnij „0” dla recepcjonisty lub pozostań na linii, a ktoś wkrótce pomoże ci.
• Witamy w firmie technologicznej operacyjnej. Aby sprawdzić status konta, odwiedź nas w Internecie. Jeśli znasz rozszerzenie osoby, możesz go wybrać w dowolnym momencie.
  W przypadku katalogu firmy naciśnij „1”. Jeśli znasz rozszerzenie osoby, możesz go wybrać w dowolnym momencie.
• Aby uzyskać wsparcie techniczne, naciśnij „2”
• W celu obsługi klienta naciśnij „3”
• W przypadku sprzedaży i marketingu prasa „4”
• Jeśli chcesz porozmawiać z recepcjonistą, naciśnij „0” lub pozostać na linii, a jeden z naszych przyjaznych pracowników Ci pomoże. Dziękujemy za zadzwonienie do firmy technologicznej, w której „technologia i biznes łączą się."

Po godzinach i weekendowe pozdrowienia

Jeśli Twoja firma zamyka się po określonym czasie lub w weekendy, i nie ma nikogo, kto mógłby odpowiedzieć ani pomóc dzwoniącym, stwórz po godzinach zautomatyzowane powitanie towarzyszące. Powiedz swoim dzwoniącym z góry, że firma jest zamknięta, i poproś ich o oddzwonienie na końcu. Pamiętaj też o uwzględnieniu normalnych godzin pracy. Oto kilka próbek zautomatyzowanych towarzyskich po godzinach i weekendowych skryptów:

• Dziękujemy za zadzwonienie do firmy technologicznej. Obecnie jesteśmy zamknięci. Jesteśmy otwarci od 9 rano do 22:00 od poniedziałku do piątku i w sobotę od 10 rano do południa, Central Standard Time. Jeśli znasz rozszerzenie swojej partii, możesz go wybrać w dowolnym momencie. W przeciwnym razie oddzwonić w naszych normalnych godzinach pracy, abyśmy mogli Ci pomóc. Dziękujemy za zadzwonienie do firmy technologicznej, w której „technologia i biznes łączą się." Do widzenia.
• Dziękujemy za zadzwonienie do firmy technologicznej. Obecnie jesteśmy zamknięci. Jeśli jest to sytuacja awaryjna, zadzwoń do naszej usługi odpowiedzi pod numer 585-555-1234. Jeśli znasz rozszerzenie swojej partii, możesz go wybrać w dowolnym momencie. Jeśli masz z nami konto, możesz sprawdzić swój status 24 godziny na dzień 7 dni w tygodniu na stronie www.Operacjastech.o.com. Nasze normalne godziny biznesu odbywają się od 9 rano do 17:00 od poniedziałku do piątku i od 10 rano do południa w sobotę, Central Standard Time. W przeciwnym razie oddzwonić w naszych normalnych godzinach pracy, abyśmy mogli Ci pomóc. Dziękujemy za zadzwonienie do operacyjnej firmy technologicznej, miejscu, w którym technologia i biznes łączą się. Aby powtórzyć tę wiadomość, naciśnij klawisz funta. 3 druga pauza Do widzenia.

Sezonowe zautomatyzowane towarzyszące pozdrowienia

Aby promować sezonowe promocje swojej firmy lub po prostu przedłużyć specjalne sezonowe powitanie wszystkim swoim dzwoniącym, możesz przedsumować zautomatyzowane powitanie towarzyszące sobie przez ograniczony czas. Użyj tego oszczędnie i tylko wtedy, gdy odzwierciedla ducha Twojej firmy. Na przykład sezonowe powitanie świąteczne życzenia radości i dobrobytu rozmówców w Nowym Roku nie byłoby odpowiednie dla agencji windykacyjnej.

• Dotarłeś do firmy technologicznej operacyjnej. Od „naszej rodziny” do „twojej rodziny”, chcielibyśmy życzyć radosnego sezonu wakacyjnego i udanego Nowego Roku. Jeśli znasz rozszerzenie swojej partii, możesz…
• Dziękujemy za zadzwonienie do firmy technologicznej. Zapytaj przedstawiciela obsługi klienta o nasze rabaty 4 lipca na wszystkie usługi zastępcze. Jeśli znasz rozszerzenie swojej partii, możesz…

Próby i testowanie powitania

Zanim nagrasz swój zautomatyzowany skrypt towarzyszący, poproś osobę, którą wybrałeś do przeczytania go kilka razy przed sobą. Użyj tego, aby dopracować wymowę i uprawnienie. Po zarejestrowaniu nowego powitania zadzwoń do systemu telefonicznego, aby sprawdzić nagranie pod kątem błędów i upewnij się, że wszystkie ogłoszone opcje działają zgodnie z przeznaczeniem.