Inicjacja zarządzania zmianami jest pierwszym krokiem

W inicjacji lub świadomości, etapie zmian, potrzeba zmian jest rozpoznawana przez osobę lub grupę. Może wystąpić konkretny problem lub luka w wydajności, albo może być po prostu dokuczliwe wrażenie, że coś jest nie tak.

Niezależnie od tego, jak powstała potrzeba zmiany, w grupie roboczej rozwija się wspólne uznanie, że obecny system nie działa lub może zostać ulepszony. Jedna namiętna osoba, która widzi potrzebę zmian, może wpływać i edukować całą grupę roboczą.

W rzeczywistości na etapie inicjacji inicjatorzy zmiany muszą budować sojusze z współpracownikami i uzyskać wsparcie kierowników wyższych, jeżeli zmiany, których pragną, mają szansę na sukces.

Często w tym momencie zaangażowana jest ograniczona liczba osób. Ci ludzie mogą pochodzić z dowolnego poziomu organizacji. Menedżerowie wyższego poziomu są zwykle zaangażowani w kwestie takie jak poważne decyzje kapitałowe. Inne mogą sugerować zmianę w takich drogach, jak programy sugestii, spotkania departamentów i dyskusje z rówieśnikami, przełożonymi lub zgłaszającymi się pracownikami.

Etap inicjacji/świadomości

Świadomość potrzeby zmian może pochodzić z wielu różnych źródeł. Czasami ludzie po prostu zdają sobie sprawę, że musi istnieć lepszy sposób na wykonanie pracy. Innym razem ludzie są pod wpływem źródeł zewnętrznych, takich jak ludzie w innych organizacjach, książki, filmy lub czytany artykuł. Konkurs napędza również inicjację zmian.

Szczegółowe przykłady źródeł inicjacji/świadomości informacji, które wywołują potrzebę zmian, obejmują:

• Zrozumienie podstawowych i zmieniających się potrzeb i wymagań klientów
• Uczestnictwo w seminariach, konferencjach, spotkaniach i targach w celu zbadania potencjalnych rozwiązań
• Rozmowa z dostawcami lub rówieśnikami w innych organizacjach i wysyłanie informacji o produkcie
• Czytanie recenzji magazynu, czasopism, artykuły online lub czasopisma branżowe
• Dokonanie wycieczek terenowych w celu odwiedzenia innych firm i organizacji
• Uznając, że obecny system nie działa
• Obserwowanie zmian w środowisku, w którym produkujesz produkty, sprzedajesz klientom lub reagujesz na konkurentów

Stwórz kulturę organizacyjną, która zachęca do niezbędnej zmiany

Organizacje mogą zachęcić pracowników do uznania potrzeby zmiany na wiele sposobów. Kultura organizacji wspiera wysiłki pracowników w zakresie wprowadzenia i inicjowania zmian w subtelnych, jak i prostych sposobach.

Następujące działania promują świadomość potrzeby zmiany.

• Nagroda i zachęcaj do generowania pomysłów i eksperymentowania w celu zmniejszenia oporu na zmiany typu typu postawy, takie jak „Don't Rock the Boat” i „Próbowaliśmy już i to nie działało."
• Zachęcaj do podejmowania ryzyka i eksperymentów poprzez zmniejszenie niepisanych, negatywnych norm organizacyjnych, takich jak „porażka zostanie ukarana."
• Zapewnij konsekwentny dostęp do pracowników do klientów, dostawców i konkurentów.
• Zachęcaj do frekwencji na seminariach, konferencjach i targach, zapewniając wsparcie finansowe i pomoc.
• Zachęcaj do uczestnictwa w grupach branżowych i stowarzyszeniach zawodowych, płacąc opłaty i zapewniając czas na uczestnictwo.
• Wdrożyć programy sugestii i inne podobne systemy, które zachęcają do idei pracowników.
• Subskrybuj czasopisma branżowe i magazyny handlowe online i offline. Zapewnij szeroką dystrybucję za pośrednictwem biblioteki firmy.
• Dokonaj pozytywnych oceny wydajności, wzrostu wynagrodzeń, promocji, informacji zwrotnych i rozpoznawania zależnego od wzrostu i wkładu w miarę możliwości.
• Skoncentruj organizację na wspólnej, jasno zrozumianej misji, takiej jak jakość lub klient, skupienie się i zachęcanie do pozytywnych zmian.
• Buduj rozwój zarządzania, rekrutację i wybór pracowników oraz plany poprawy wydajności pracowników w celu wsparcia pożądanych cech poszukujących pracowników.

Podczas fazy inicjacji zmian, edukacji, udostępniania informacji oraz tego, co jest nagradzane i uznane w kulturze organizacji, odgrywa ogromną rolę w tym, czy zmiana zostanie skutecznie wdrożona. Gotowość organizacji do zmian i umiejętności zarządzania zmianami inicjatorów również wpłyną na sukces zmiany.

Zobacz sześć etapów związanych z zarządzaniem zmianami.