Wyzwania i korzyści związane z zarządzaniem matrycą w miejscu pracy

Zarządzanie matrycą jest powszechnie wykorzystywane w organizacjach do dzielenia się pracownikami i zasobami w różnych funkcjach. W systemie zarządzania matrycą osoba ma główny raport do szefa, a także pracuje dla jednego lub większej liczby menedżerów, zazwyczaj nad projektami.

Istnieją różne rodzaje stylów zarządzania matrycą i różne metody przezwyciężenia wyzwań związanych z nimi. Powinieneś wiedzieć, czy należy użyć zarządzania matrycą i jakiego stylu powinieneś zastosować.

Gdzie zarządzanie matrycą ma sens

Zarządzanie matrycą jest idealne do dzielenia się talentami i umiejętnościami w różnych działach. Jest to szczególnie poręczny system podczas opracowywania nowych produktów-it pozwala osobom z różnych funkcji w organizacji na działanie pod kierownikiem projektu, aby stworzyć coś nowego i unikalnego. Daje to zespołowi możliwość czerpania z różnych zestawów umiejętności z wielu dyscyplin, wzmacniając zespół projektowy. 

To świetny sposób na obniżenie kosztów, a podejście do matrycy do projektów jest zazwyczaj tańsze niż ustanowienie dedykowanych zespołów projektowych. Różnorodność członków zespołu sprawia, że ​​zespół jest lepszy od wielu zespołów czysto funkcjonalnych. 

Gdzie zarządzanie matrycą nie jest idealne

Chociaż istnieje wiele potencjalnych korzyści dla tego elastycznego stylu struktury zespołu, istnieją pewne okoliczności, w których nie jest to idealne. Obejmują one:

• Projekt przewiduje się długoterminowy. Dedykowany zespół ze stałym zadaniem może być optymalny
• Sytuacje, w których umiejętności jednego pracownika są krytyczne dla konkretnej funkcji. Dzielenie się tą osobą może zmniejszyć skuteczność tej funkcji

Odmiany stylów zarządzania matrycą

Rodzaje stylów zarządzania macierzami zależą od mocy przekazanej kierownikowi projektu kierującego międzyfunkcyjną inicjatywą. Istnieją trzy rodzaje stylów zespołów projektowych: słaba macierz, zrównoważona macierz i silne zespoły macierzy.

Format twardej macierzy jest podobny do dedykowanego zespołu, w którym członkowie zespołu mają wyraźną linię raportowania do kierownika projektu. Menedżer projektu jest menedżerem funkcjonalnym do końca projektu. Ogólnie rzecz biorąc, funkcja, do której należy członek zespołu, do których należy traci tę osobę na czas trwania projektu.

W formularzu zrównoważonym macierzy członkowie zespołu zgłaszają się zarówno do kierownika projektu, jak i menedżera funkcjonalnego. W tej formie zwykle oczekuje się, że członkowie będą pracować nad projektem i na swojej funkcji, informując obu menedżerów.

Słaba forma macierzy zazwyczaj oznacza, że ​​kierownik projektu musi komunikować się z funkcjonalnymi menedżerami każdego członka zespołu. Każdy członek zgłasza się do swojego menedżera funkcjonalnego w zakresie zadań w obu funkcjach i projektu, do którego są przypisane.

Wyzwania związane z zarządzaniem Matrix

Chociaż istnieje wiele korzyści z podejścia do zarządzania matrycą, istnieją również wyzwania. Wiele z nich obejmuje: 

• Potencjał, aby uczestnicy będą konfliktowi między różnymi menedżerami i priorytetami
• Zamieszanie komunikacyjne między projektami i funkcjami
• Utrata jasności na temat tego, kto jest odpowiedzialny za ocenę wydajności
• Brak determinacji odpowiedzialności za coaching i rozwój zawodowy
• Indywidualna redukcja zdolności jako uczestnicy rozciągają się na zbyt wiele inicjatyw
• Zmniejszona skuteczność wśród zespołów funkcjonalnych, które od pewnego czasu współpracują
• Utrata uczenia się organizacji i uczenia się zespołu, ponieważ osoby są zaangażowane przez krótki czas

W celu zmniejszenia zamieszania, konfliktów i utraty jasności, obowiązki powinny być zdefiniowane w karcie projektu lub uzgodnione przez zaangażowanych menedżerów.

Członkowie przydzielone do projektu powinni zostać dokładnie zweryfikowani, aby upewnić się, że są w stanie poradzić sobie ze wzrostem objętości pracy. Należy zbadać różne formy stylów macierzy, aby zapewnić, że właściwy został wybrany dla możliwości członków zespołu i firmy.

Dokumentacja powinna być dokładna i w całym projekcie w celu ochrony wyuczonych lekcji i dostarczania informacji o ocenie dla członków zespołu.

Klucze pracowników do sukcesu

Praca w środowisku matrycowym może być zarówno satysfakcjonująca, jak i frustrująca. Twoja ekspozycja na różne inicjatywy i współpracownicy będą wspierać uczenie się i rozwój relacji. Jednak ważne jest, aby pracownik pracujący w matrycy zrozumiał podejście Twojej firmy do oceny i rozwoju. Niektóre działania, które możesz podjąć jako członek zespołu Matrix, to:

• Rozwiąż tożsamość swojego głównego menedżera raportowania
• Wyjaśnij, w jaki sposób wkład różnych menedżerów macierzy zostanie przechwycony i odzwierciedlony w ocenie wydajności 
• Zachowaj regularne okno dialogowe z menedżerem raportu, aby poinformować ich o swoich postępach i priorytetach 
• Zidentyfikuj sprzeczne priorytety i dyskusje pośredników między różnymi menedżerami w celu wyjaśnienia wszelkich zamieszania
• Podejmij inicjatywę, aby zaproponować lub zachęcić swojego raportu do menedżera do inwestowania w rozwój zawodowy poprzez szkolenie, edukację i coaching
• Zdobądź wsparcie menedżerów macierzy w tych wysiłkach
• Dokumentuj wszystko. Codziennie wpisz notatkę dla siebie w zakresie komplikacji i sukcesów. W ten sposób masz dokumentację swoich wydajności i pracy w całym projekcie

Istnieją zalety i wady każdej struktury zarządzania i podejścia. Zarządzanie matrycą nie jest idealne w każdej okolicznościach i może powodować stres dla uczestników, w których wymagania przekraczają czas i dostępne zasoby.

Zarządzanie Matrix może oferować dostęp do specjalistycznej wiedzy tymczasowo. Sukces w zarządzaniu matrycą wymaga aktywnego zaangażowania i komunikacji wszystkich stron.