Wskazówki dotyczące zarządzania budżetem dla nowych menedżerów

Kiedy pracownik jest awansowany na swoją pierwszą rolę kierownictwa, prawdopodobne jest, że po raz pierwszy zarządza budżetem departamentu.

Większość nowych menedżerów otrzymuje niewielkie lub żadne formalne szkolenie w zakresie opracowania prognozy budżetowej, śledzenia ich wydatków lub jak wprowadzać korekty w połowie roku. Często otrzymują arkusz kalkulacyjny lub raport od swojego menedżera lub działu finansowego i oczekują, że będą wiedzieć, jak to zrobić lub uczyć się według prób i błędów.

Podczas gdy „próba i błędy” może być skutecznym sposobem nauki nowej umiejętności, byłoby lepiej, gdyby nowy menedżer nie musiał popełniać zbyt wielu bolesnych błędów. Oto kilka wskazówek, jeśli właśnie zostałeś promowany jako menedżer z odpowiedzialnością budżetową.

Zainwestuj czas, aby uczyć się od samego początku

Nie ma lepszego czasu, aby zadać „głupie” pytania niż wtedy, gdy jesteś w czymś nowy i nigdy tego nie zrobiłeś. Lepiej zapytaj i spędzaj czas z góry na naukę, niż poczekaj, aż ktoś będzie musiał wskazać twoje błędy. Poproś o czas od twojego menedżera (lub poprzednika, jeśli możesz), aby przejrzeć podstawową filozofię, nadrzędne cele, format i każdy element zamówienia. Jeśli Twoja organizacja ma osobę finansową, poproś tę osobę, aby spędziła również czas z tobą. Większość będzie pochlebna i chętna do podzielenia się swoją wiedzą. W końcu, jeśli mogą cię wyszkolić, jak robić rzeczy zgodnie z ich specyfikacjami z góry, będziesz mniej bólu głowy dla nich później.

Weź kurs „finansowania i budżetowania dla menedżerów niefinansowych”

Skontaktuj się z lokalnymi szkołami biznesu uniwersyteckiego w ramach „Edukacji wykonawczej.„Większość szkół biznesu oferuje jedno- lub trzydniowe kursy niekredytowe. W trakcie lub po kursie poświęcenie czasu na sprawdzenie raportu rocznego Twojej firmy i zrozumienie różnych wskaźników i raportów finansowych.

Zarządzaj budżetem działu, jakby to był twój własny biznes

Kiedy pracujemy dla dużych organizacji, mamy tendencję do traktowania pieniędzy „firmy”, jakby rosła na drzewach. To nie jest, a teraz Twoim zadaniem jako menedżera jest przyjmowanie osobistej własności zasobów twojego działu.

Być graczem zespołowym

Jeśli to możliwe, przejrzyj budżet swojego menedżera. Chociaż ważne jest przejęcie własności budżetu, Twoja jednostka jest częścią większego podmiotu. Poproś menedżera, aby pokazał ci, gdzie pasuje do twojego budżetu, i wspiera duży obraz, a także współzależności z rówieśnikami. Mogą być czasy, w których inny dział potrzebuje pieniędzy na cele, które są wyższe niż twoje. Nie czekaj na zapytanie lub zabranie go w proaktywne i zaoferuj pomoc menedżerowi rówieśniczemu. Będziesz postrzegany jako strategiczny i współpracujący.

Nie graj w głupie gry

To, że „wszyscy to robią”, nie oznacza, że ​​nie jest to głupie i złe dla firmy. Przykładem typowej głupich gry budżetowej, w którą grają menedżerowie, jest „użycie lub przegrane wydatki.„To właśnie wtedy zbliżasz się do końca roku, a twój budżet działa zgodnie z Twoją prognozą. W poprzednich latach, kiedy jesteś niedoceniany, twój przyszłoroczny budżet został ustalony na podstawie tego roku. Tak więc, aby nie zmniejszyć budżetu, idziesz na zakupy zakupów, których nie potrzebujesz, lub zaopatrzenie się na wypadek, gdybyś tego potrzebował.

Śledź swoje wydatki co miesiąc i dokonaj proaktywnych poprawek

Nie zakładaj, że „ktoś” powie ci, kiedy skończysz budżet. W rzeczywistości być może będziesz musiał nawet prosić o raporty miesięczne lub śledzić siebie. Nie czekaj do końca roku, kiedy staje się to zaskoczeniem dla ciebie i twojego szefa. Do tego czasu jest już za późno, aby zbadać i dokonać poprawek. Być odpowiedzialnym, mierz siebie i proaktywnie zgłaszaj się do swojego menedżera.

Być przejrzystym i angażuj swój zespół

Podziel się swoim zespołem swoim budżetem, być może nawet zaangażowanie ich w tworzenie prognozy. Zaangażowanie zespołu i pomoc w zrozumieniu procesu budżetowania tworzy poczucie wspólnej własności i zachęca Twoich pracowników do znalezienia kreatywnych sposobów zarządzania wydatkami.

Być strategicznym

Nie bierz tylko zeszłorocznych rzeczywistych i dodaj 10 procent do przyszłorocznej prognozy. Zacznij od opracowania strategii i celów, a następnie określ zasoby wymagane do osiągnięcia tych celów. Jeśli potrzebujesz więcej niż w ubiegłym roku, przygotuj uzasadnienie biznesowe, aby uzasadnić swój wniosek o dodatkowe finansowanie.

Nie przesadzaj

Podczas gdy zarządzanie budżetem jest ważną rolą dla menedżera, nigdy nie trać z oczu najważniejszych zasobów: twoi ludzie! Upewnij się, że spędzasz co najmniej pięć razy więcej czasu na rozwijaniu swojego zespołu niż chrupanie liczb.