Szablon spotkań zarządu - i porady przez kilka minut

Wszystkie stany wymagają od korporacji zabrania i dystrybucji minut spotkań, a wszystkie stany wymagają, aby rady dyrektorów nadal spotkały minuty. Ale nie ma konkretnych zasad dotyczących tego, co należy uwzględnić w minutach spotkań zarządu i jak poświęcić te minuty. Oto kilka wskazówek, jak utrudniać życie zarządu korporacyjnego, w tym wskazówki dotyczące wirtualnych spotkań.

Po co zachować minuty posiedzeń zarządu korporacyjnego

W rzeczywistości istnieje kilka powodów, dla których należy wziąć i nagrywać minuty spotkań korporacyjnych.

Do celów prawnych. Pierwszym i najważniejszym powodem, aby wziąć minuty spotkań, jest zapis o tym, co zdecydowałeś, na wypadek, gdyby minuty zostaną wezwane przez sąd podczas sporu sądowego.

Do celów odpowiedzialności. Członkowie zarządu są w stanie zaufania. Ochrona członków zarządu przed odpowiedzialnością nazywa się zasłoną korporacyjną, ponieważ utrzymuje barierę prawną między zarządem a firmą. Członkowie zarządu podejmują decyzje dotyczące pieniędzy zainwestowanych przez akcjonariuszy korporacyjnych i muszą być w stanie udowodnić, że działają mądrze, w najlepszym interesie korporacji i bez konfliktów interesów. Minuty pomagają członkom zarządu uniknąć osobistej odpowiedzialności za swoje działania.

Co robi tablica - a nie - robi

Zarząd korporacyjny podejmuje decyzje dotyczące ogólnej polityki dla firmy lub organizacji. Codzienne decyzje są podejmowane przez kierownictwo korporacji na podstawie tej polityki. Czasami tablice przesadzone i starają się podejmować decyzje, które najlepiej pozostawić kierownictwu. 

Przyjąć program przed spotkaniem

Program spotkania wymienia tematy, które należy omówić i zatwierdzić podczas spotkania. Posiadanie konkretnego programu nie tylko sprawia, że ​​spotkanie działa płynniej, ale pozwala zarządowi (i każdemu, kto czyta minuty później) poznać względne znaczenie każdego elementu w porządku obrad. Prezydent zwykle przedstawia proponowany program na początku spotkania, a zarząd go przyjmuje, po wprowadzeniu zmian.

Twój program zarządu powinien zawierać szczegółowe informacje na temat każdego z tych obszarów, które należy omówić, głosowane przez członków zarządu:

• Agenda do zatwierdzenia (zarząd może zatwierdzić dodatek)
• Minuty ostatniego spotkania w celu zatwierdzenia
• Raporty z kadry kierowniczej i komitetów
• Stary biznes (przeniesiony z poprzedniego spotkania)
• Nowy biznes
• Komentarze i ogłoszenia
• Odroczenie (z czasem)
• Następny zestaw daty spotkania.

Aby twoje spotkanie poszło szybciej i upewnij się, że masz czas na omówienie wszystkie. Dodaj temat do programu następnego spotkania.

Ważne części minuty posiedzeń zarządu

Szablon dla minut posiedzenia zarządu powinien zawierać: 

Jaki rodzaj posiedzenia zarządu - regularne, specjalne lub roczne (wszystkie stany wymagają od korporacji na doroczne spotkanie). Jeśli prezentacje są podawane przez komitety lub inne, dołącz nazwiska i tytuły prezenterów.

Który był obecny, zauważając dyrektorów, gości i pracowników, a którzy członkowie zarządu nie byli obecni. Nazwiska każdego, kto spóźnia się lub wyjeżdża wcześnie, należy odnotować. 

Czy obecność jest kworum. Regulamin korporacyjny jest zwykle wymagany kworum, które należy pobrać. Wymaganie kworum wynosi zwykle ponad połowę członków. (Na przykład dla rady dziewięciu członków pięciu członków musi być obecnych dla kworum). 

Zarząd Spotkanie Minuty szablony

Microsoft ma różne szablony minut dla różnych rodzajów firm i organizacji.

Boardeffect, który obsługuje organizacje non-profit i instytucje edukacyjne, ma szablon minut spotkań, którego możesz użyć.

Co nagrać, a czego nie nagrywać

Prawdopodobnie największymi błędami jest wymaganie szczegółowych informacji na temat dyskusji (czasami argumentów) i procesów. Spotkania powinny odzwierciedlać to, co zostało zrobione i zdecydowane na spotkaniu, a nie kto powiedział, co w dyskusji.

Powiedzmy, że Twoja tablica głosuje nad wnioskiem o sprzedaż nowej linii produktów. Minuty spotkań powinny powiedzieć: „Wniosek, aby dodać nową linię przypraw. Wniosek oddelegowany i zatwierdzony, z taką i taką odmiennością.„Jeśli grupa przeprowadziła dyskusję, nie musisz nic o tym mówić.

Minuty są oficjalnym zapisem, co oznacza, że ​​mogą podlegać wezwaniu do wezwania w procesie. Obejmują tylko to, co jest wymagane.

Korzystanie z programu zgody na krótkie spotkania

Nikt nie lubi długich spotkań, ale istnieją kilka sposobów na skrócenie spotkania i minut. Możesz zaoszczędzić czas na spotkaniu zarządu, tworząc program zgody. Zasadniczo ten program jest listą problemów, z którymi można szybko rozwiązać bez dyskusji. Lista może obejmować minuty z poprzedniego spotkania, finanse i raporty z komitetów lub CEO.

Opcje wirtualnych spotkań zarządu korporacyjnego

Możesz mieć wirtualne spotkania planszy w jednym z kilku różnych typów:

• Przez telefon lub telefon, z obsługą internetową lub bez
• Kombinacja członków online i osobiście
• „W pełni funkcjonalne” spotkanie z Internetem, telefonem, dźwiękiem, wideo, tekstem i możliwościami głosowania

Niektóre rozważania i pytania, które należy odpowiedzieć:

• Jak członkowie mogą głosować? Czy pozwolisz na anonimowe głosowanie telefonicznie lub tekstem? Jak to zadziała? Wystarczy logowanie?
• Jak członkowie zobaczą program i ważne dokumenty? A co z zmianami w dokumencie przed głosowaniem? Czy wnioski będą musiały zostać przesłane na piśmie?
• Czy ktoś będzie pod ręką, aby pomóc członkom z problemami technicznymi i rozwiązywaniem problemów?
• Jak zdecydujesz, kto ma podłogę do dyskusji?

Możesz uwzględnić swoje decyzje dotyczące prowadzenia wirtualnych spotkań zarządu w swoich regulaminach korporacyjnych. ROBERTS ZASADY OBOWIJE mają pewne przykładowe zasady dotyczące spotkań elektronicznych, które mogą pomóc w podejmowaniu decyzji i udokumentowaniu ich w regulaminie.

Prowadzić rekordy protokołu spotkań

Po wszystkich kłopotach, do których się udasz, aby zachować dobre minuty dla swojej korporacji, nie zapomnij o utrzymywaniu swoich minut na spotkaniach korporacyjnych w bezpiecznym i dostępnym. Skonfiguruj proces przechowywania minut w książce o rekordach korporacyjnych lub „w chmurze” w pliku chronionym hasłem. 

Dodaj adwokata do swojej rady dyrektorów

Niezależnie od tego, czy Twoja korporacja jest prywatna, publiczna, czy non-profit, powinieneś mieć adwokata, który doradza, jak poświęcić minuty korporacyjne i być obecnym na ważnych posiedzeniach zarządu, aby upewnić się.