10 ponadczasowych technik zarządzania czasem

Zarządzanie czasem polega naprawdę na zarządzaniu sobą. Nie możesz tak naprawdę „poradzić sobie”, ponieważ są 24 godziny na dzień, 60 minut na godzinę, 60 sekund w ciągu minuty i to się nigdy nie zmienia. Możesz jednak kontrolować, gdzie i jak spędzasz czas i podejmować działania w celu zmniejszenia lub wyeliminowania marnotrawstwa czasu. Oto dziesięć ponadczasowych sposobów przejęcia kontroli nad swoim harmonogramem każdego dnia, aby najlepiej wykorzystać dostępny czas.

1) Ustal priorytetowe cele

Bez celów może się okazać, że masz tendencję do ścigania tego, co wydaje się najpilniejsze lub wpatruje się w twarz. Trudno się nie rozpraszać błyszczącymi przedmiotami. Aby temu zapobiec, dowiedz się o swoich prawdziwych priorytetach w życiu i przejdź do nich, ustawiając coroczne, miesięczne, tygodniowe i codzienne cele lub pożądane wyniki. Uszukaj każdy z nich za pomocą następującego systemu:

• Znaczenie: (a = wysoki, b = medium, c = niski)
• Pilność: (1 = wysoka, 2 = medium, 3 = niski)

Zawsze najpierw pracuj nad najpopularniejszymi i ważnymi celami i zadaniami (A1), a następnie przejdź na listę.

2) Postępuj zgodnie z zasadą 80/20

Zasada 80/20, znana również jako zasada Pareto, mówi, że 80 procent twoich wyników pochodzi z 20 procent twoich działań. To sposób na oglądanie wykorzystania czasu, ustalanie priorytetów wybranych zadań w stosunku do najważniejszych celów. Czy koncentrujesz się na 20 procentach działań, które dają 80 procent Twoich pożądanych wyników?

3) Naucz się odmawiać

Chociaż wspaniale jest być graczem zespołowym, ważne jest również, aby wiedzieć, kiedy i jak być asertywnym i poinformować ludzi, że nie możesz w tej chwili poradzić sobie z ich prośbą. Jeśli zgodzisz się na podjęcie tego zadania, wynegocjuj termin, który pomaga im osiągnąć swoje cele, nie poświęcając własnego.

4) Przezwyciężone prokrastynację za pomocą systemu 4D

• Usuń to: Jakie są konsekwencje w ogóle nie wykonania zadania? Rozważ zasadę 80/20; Może nie trzeba tego robić przede wszystkim.
• Deleguj to: Jeśli zadanie jest ważne, zadaj sobie pytanie, czy jest to naprawdę coś, za co jesteś odpowiedzialny. Czy zadanie można dać komuś innemu?
• Zrób to teraz: Odkładanie ważnego zadania, które należy wykonać, powoduje tylko uczucie lęku i stresu. Zrób to tak wcześnie, jak to możliwe.
• Odraczać: Jeśli zadanie jest takie, których nie można szybko ukończyć i nie jest przedmiotem o wysokim priorytecie, po prostu odrocz go.

5) Jedz żabę

Cytuj Briana Tracey z jego książki „Eat That Frog”

„Jeśli pierwszą rzeczą, którą robisz każdego ranka, jest zjedzenie żywej żaby, możesz przejść przez dzień z satysfakcją, wiedząc, że to prawdopodobnie najgorsza rzecz, jaka przydarzy się ci przez cały dzień."

Twoje żaby każdego dnia to zadania, które będą miały największy wpływ na osiągnięcie twoich celów, które zwykle są zadaniami, które najprawdopodobniej zwlekasz.

6) Zmniejsz liczbę spotkań 

Słabo przebiegu spotkania to marnotrawstwa czasowe, pomnożone przez liczbę osób na spotkaniu. Upewnij się, że masz program i nie masz tylko spotkania ze względu na spotkanie.

7) Szklany słoik: skały, kamyki, piasek

Kategoryzuj swoją pracę w ten sposób:

• Skały: Twoje najważniejsze projekty strategiczne
• Pebbles: Projekty i zadania, które są ważne, ale nie najważniejsze
• Piasek: Mniejsze, bardziej nieistotne zadania

Najpierw zajmuj się skałami. Jeśli ciągle walczysz z małymi rzeczami (piasek i kamyki), a nie ważne przedmioty strategiczne, skały, wówczas słoik szybko napełni się bez miejsca na więcej skał.

8) Wyeliminuj odpady czasowe elektroniczne

Każdy ma pewne zakłócenia, które im przeszkadzają i nie spieszą się z pracą. Jest twój Facebook? Świergot? Sprawdzanie e -maila? Ciągłe wiadomości z przyjaciółmi i rodziną? Przestań je tak często sprawdzać i zacznij od partii tego rodzaju czynności. Ustaw czas, a następnie sprawdź i poradzisz sobie z nimi wszystkie jednocześnie. Daj sobie 30 minut, a następnie wróć do zadania.

9) Zorganizuj 

Aby skutecznie zarządzać czasem i być produktywnym każdego dnia, musisz stworzyć odpowiednie środowisko. Wyeliminuj bezużyteczny bałagan, skonfiguruj skuteczny system zgłoszenia, mieć pobliskie miejsce dla wszystkich potrzebnych elementów pracy, i wykorzystaj narzędzia do zarządzania przepływem pracy, aby pomóc w tworzeniu środowiska produkcyjnego.

10) Dbaj o swoje zdrowie

Dobry sen, zdrowe odżywianie i ćwiczenia zapewnią ci energię, skupienie i wytrzymałość wymaganą, aby jak najlepiej wykorzystać Twój dzień. Może się wydawać, że praca jest ważniejsza i zawsze możesz nadrobić zaległości w sodzie, jedzeniu i ćwiczeniach. Jeśli jednak stracisz zdrowie, nie możesz pracować ani zrobić nic innego w tej sprawie, więc nie oszczędzaj na dbaniu o siebie.