10 rzeczy, które powinien wiedzieć każdy nowy menedżer programu

Zarządzanie programem jest satysfakcjonującym i dobrze opłacanym wyborem kariery, ale może być również trudna rola. Jeśli właśnie dostałeś swoją pierwszą pracę w zarządzaniu programem lub chcesz wiedzieć, czy powinieneś przejść do kariery zarządzania programem, ważne jest, aby zrozumieć, co pociąga za sobą kariera. Rozważ te 10 rzeczy, o których powinien być świadomy, przed rozpoczęciem roli zarządzania programem.

Zarządzanie programem różni się od zarządzania projektami

Niezależnie od tego, czy otwiera nowe biuro, uruchomienie nowej aplikacji, czy budowanie stadionu olimpijskiego, projekty mają wyraźny zestaw celów i harmonogramu. Kierownik programu może jednak nadzorować wiele projektów jednocześnie i każdy może mieć własny zespół projektowy i kierownik projektu. Programy dostarczają organizacji coś wartościowego i ewoluują w miarę postępów.

• Szeroki zakres i ramy czasowe

• Wiele projektów jednocześnie

• Ewoluuj z czasem

• Prowadzić do transformacji biznesowej

• Zdefiniowany początek, środek i koniec

• Planuj pracę i zasoby

• Proces kontroli

• Dostarczyć jasny cel

Oczekuj niepewności

Programy są z natury niepewne. Chociaż możesz wiedzieć, jaki jest duży obraz, jest to po prostu stwierdzenie wizji, kiedy zaczynasz. Dokładna ścieżka tego, jak się tam dostać i jakie projekty będą wymagane przez dłuższy czas, jest czymś, co musisz ćwiczyć w miarę upływu czasu.

Zaczniesz od szczegółowego planowania tego, co wiesz, i zbudujesz zdjęcie, jak zająć się resztą, gdy się zbliżysz. Stopniowo rozszerz swoje horyzonty planowania i dostawy, dopóki nie będziesz mógł iść dalej.

Zablokować czas w regularnych odstępach czasu, aby zaplanować kolejne kroki. Możesz także skorzystać z tej okazji, aby zapewnić, że nadal jesteś na dobrej drodze do zapewnienia wartości biznesowej.

Uważaj na wypalenie

Podczas gdy projekt może zostać zakończony za około rok, programy mogą rozciągnąć się na czas nieokreślony.

Menedżerowie programów muszą chronić swoje zespoły przed wypaleniem. Nie możesz pracować z najwyższym szybkością, więc upewnij się, że pracownicy otrzymają odpowiednie przestoje.

Powinno to obejmować okresy spokojniejszego czasu w pracy z mniejszą liczbą rezultatów i odpowiedniego czasu z dala od biura na wakacje.

Zarządzaj ścisłym urlopem, obserwuj swoje raporty nadgodzin i bądź czujny na temat faktu, że dobrobyt twojego zespołu jest najważniejszy, jeśli chcesz cię zetrzeć i zatrzymać utalentowanych ludzi na całe życie programu.

Zarządzaj tempem

Dostarczając program, który ma odległą datę zakończenia, musisz zarządzać tempem pracy. Trudno jest utrzymać pęd przez wiele lat, więc twoją rolą jako menedżera programu jest żonglowanie priorytetów i projektów, aby regularnie dostarczane są wymierne wyniki.

Wymieszaj szybkie zwycięstwa i stały postęp w kierunku większych celów obrazu.

Wymieszaj szybkie zwycięstwa i stały postęp w kierunku większych celów obrazu.

To pomaga zespołowi zobaczyć, jak idziesz naprzód i zapewnia krótkoterminowe historie sukcesu, które należy podzielić, aby utrzymać motywację. Wreszcie pomaga inwestorom i menedżerom wykonawczym zobaczyć, że dokonuje się postępów.

Trenuj swój zespół na sukces

Programy często dostarczają dla organizacji coś nowatorskiego, unikalnego lub transformacyjnego. Jednym z wyzwań związanych z pracą nad tego rodzaju inicjatywami jest to, że prawdopodobnie nie masz umiejętności wewnętrznie, aby móc wykonać wszystkie wymagane zadania i projekty. To jest w porządku i można się spodziewać.

Twoim zadaniem jako nowego menedżera programu jest upewnienie się, że możesz zwiększyć, przekwalifikować i rozwijać osoby, które masz, aby razem mogłeś rozwiązać wszystkie wymagania dotyczące zasobów.

Mogą istnieć jakieś obszary, w których potrzebujesz określonego zasobu tylko przez ograniczony czas. Na przykład nie zamierzasz przeszkolić jednego ze swoich pracowników, jak prowadzić wózek widłowy, jeśli jest to umiejętność potrzebna tylko przez tydzień. Jeśli jednak przekształcasz sposób zarządzania obecnością Twojej firmy, cenne byłoby posiadanie umiejętności rozwoju witryny wraz z pewną wiedzą na temat optymalizacji mediów społecznościowych lub optymalizacji wyszukiwarek. Na tym są umiejętności, na których biznes będzie polegał w perspektywie długoterminowej.

Podejmij decyzje o tym, który z nich musisz był osadzony w zespole i który powinien zostać zlecany na zewnątrz, a następnie upewnij się, że program może dostarczyć zadania szkoleniowe i rekrutacyjne wymagane do przygotowania do zarządzania wyników, ponieważ każdy projekt dostarcza.

Zarządzanie jest bardziej złożone

Jeśli pochodzisz z zarządzania projektem, zarządzanie nie będzie dla Ciebie zaskoczeniem. Jest to sposób, w jaki projekty i struktury programowe są zorganizowane i kontrolowane, aby zapewnić podejmowanie decyzji we właściwy sposób i że zaangażowani są odpowiednie osoby. Ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia postępu pracy w sposób, który pasuje do ogólnego uzasadnienia biznesowego i pomaga utrzymać ludzi do odpowiedzialności.

Zarządzanie to sposób, w jaki biuro zarządzania projektami i kierownictwo wyższego szczebla mogą zapewnić, że program jest na dobrej drodze, aby zapewnić świadczenia.

Zarządzanie stanowi formalną drogę do zamknięcia projektów lub całego programu, jeśli można go wykazać, że korzyści te już nie zostaną osiągnięte.

Zarządzanie jest bardziej złożone w środowisku programowym niż w środowisku projektowym. Rady projektu i grupy sterujące zwykle mają członkostwo na poziomie kadry kierowniczej. Należy się tego spodziewać, ponieważ końcowym rezultatem programu jest zwykle transformacja biznesowa.

Planowanie jest trudniejsze

Kierownicy projektów, którzy są zaangażowani w program, zazwyczaj łączą swoje plany projektu. Następnie zespół zarządzania programem-w kierunku jako menedżera programu, a plany są zintegrowane.

To łatwiej powiedzieć niż zrobić. Wymaga to zidentyfikowania zależności między projektami a zadaniami projektowymi. Zmusza cię do przyjrzenia się wymagań dotyczących zasobów dla całego programu i żonglowania działaniami w celu dostosowania do dostępności kluczowych ludzi.

Po ustaleniu zintegrowanego planu programu możesz go śledzić na wykresie Gantt lub innym narzędziu programowym. Ponieważ menedżerowie projektów śledzą swoje projekty w czasie rzeczywistym, będziesz musiał dokonać dostosowania planu programu, informując wszystkich o zmianach i opracowując, co to oznacza dla ich obszarów pracy.

Nie planuj każdej linii

Jako menedżer programu polegasz na swoich menedżerach projektów, aby dokonać szczegółowego planowania. Nie jest to praktyczne ani pożądane, aby śledzić program z tysiącami zadań.

Potrzebujesz zwiniętego, wysokiego poziomu projektów z wystarczającą ilością szczegółów, aby pokazać, czy coś będzie miało wpływ na poziomie programu.

Najłatwiejszym sposobem na to jest dedykowane aplikacje oprogramowania. Próba zarządzania wielomilionowym programem w podstawowym arkuszu kalkulacyjnym byłoby zbyt trudne.

Delegata, delegata, delegata

Jakkolwiek dobrze jesteś w delegowaniu, bycie w roli zarządzania programem oznacza, że ​​musisz być w tym jeszcze lepszy.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​powinieneś mieć zespół menedżerów projektów, a możesz nawet mieć dedykowane biuro zarządzania programem, aby wspierać zmianę transformacyjną.

W programie jest wiele do zrobienia i konfigurowanie go, aby zapewnić, że wszystkie ruchome części poruszają się razem we właściwym czasie, jest ogromnym wysiłkiem. Nie możesz tego zrobić sam i nie powinieneś próbować. Wypracuj, ile czasu potrzebujesz inicjacji programu, a następnie upewnij się, że masz zespół, który możesz poprzeć.

Jeśli nie masz nikogo w biurze zarządzania programem, poproś o przypisanie kogoś do zespołu zarządzania programem jako drugą odpowiedzialność. Jest ich wiele do zrobienia. Na przykład ktoś w roli koordynacji projektu byłby doskonale przygotowany do dostarczenia koordynacji wymaganej na poziomie programu, uwalniając Cię do zaangażowania się w zadania strategiczne.

Nie bój się konfliktu

Programy mają wiele pasm. Od projektów z trudnymi interesariuszami po pozornie nieosiągalne terminy, każdego dnia da ci możliwości konfliktu. Uważaj na rzeczy, które zakłócają wydajność projektu i przygotuj się na wkroczenie w razie potrzeby, aby odejść z sytuacji konfliktu, zanim zacznie się.