Dlaczego potrzebujesz listy kontrolnej planowania wydarzeń

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz w branży planowania wydarzeń, czy jesteś doświadczonym planistą wydarzeń, są szanse. Jest ku temu powód. Lista kontrolna planowania wydarzeń jest najlepszym przyjacielem planistów, nieocenionym narzędziem do pomyślnego zarządzania wydarzeniami.

Uwaga: Lista kontrolna planowania zdarzeń jest również znana jako harmonogram pracy lub ścieżka krytyczna.

Planowanie wydarzeń polega na planowaniu. Nawet najbardziej kreatywny pomysł na wydarzenie będzie się flopować, jeśli nie jest dobrze zaplanowany i wykonany. Tutaj pojawia się lista kontrolna zdarzeń. Jest to twój przewodnik po zorganizowanym i podchodzącym - lub przed - harmonogramu podczas żonglowania niezliczonymi obowiązkami i różnymi szczegółami w planowaniu udanego wydarzenia. I jest to szczególnie przydatne podczas zarządzania wieloma wydarzeniami. Zapomnienie jednego małego zadania lub pozostawanie w tyle w jednym terminie może spowodować efekt domina: inne pozornie niezwiązane aspekty wydarzenia mogą zacząć się rozpadać, jeden po drugim.

Więc nie polegaj na pamięci, lepkich notatkach ani bazgroźnikach na podkładce, aby firma zajmująca się planowaniem wydarzeń działało sprawnie. Naucz się przygotowywać skuteczną listę kontrolną planowania wydarzeń, a wkrótce stanie się twoim nowym najlepszym przyjacielem.

Zanim zaczniesz

Aby rozpocząć, oczyść trochę czasu na harmonogramie, aby skupić się na wydarzeniu, które planujesz. Następnie wyjaśnij swój umysł. Poważnie. Bez zerkania na telefon ani odbieranie e -maila. Musisz wyobrazić sobie to wydarzenie od początku do końca bez przerwy lub rozproszenia, abyś mógł skutecznie zaplanować wszystkie zadania, które należy wykonać.

Przygotuj się

Pomyśl o wydarzeniu, które planujesz i zapisz wszystkie potwierdzone szczegóły: Nazwa klienta i dane kontaktowe, data wydarzenia, lokalizacja, liczba uczestników itp. Wyjmij kalendarz i zaznacz datę zdarzenia w tym kalendarzu odważnymi literami. Zbierz wszelkie inne istotne materiały - zdjęcia miejsca, lista cateringów do skontaktowania się - które są częścią tego wydarzenia.

Cofnij się

Sposobem na rozpoczęcie pisania listy kontrolnej planowania wydarzeń jest praca wstecz.

Goście doświadczają wydarzenia jako jednodniowe lub wielodniowe spotkanie z wszystkim, co dzieje się jednocześnie. Jak występ na żywo, który pojawia się na scenie i jest pięknie wykonywany. Planiści wydarzeń postrzegają wydarzenia jako serię mniejszych wydarzeń, które pasują do siebie jak elementy łamigłówek, które są kulminacyjne w końcowym wydarzeniu. Tak więc, jako planiści, zaczynamy od początku. Czyli kilka tygodni lub miesięcy przed faktycznym wydarzeniem.

Zacznij od początku

Decydując, od czego zacząć od pisania listy kontrolnej planowania wydarzeń, pomyśl o położeniu solidnego fundamentu na wydarzenie. Przed wybraniem schematów kolorów i zamówieniem kwiatów musisz poradzić sobie z podstawami. Od podpisania kontraktów po negocjowanie bloku pokoi, wszystko musi zostać napisane na liście kontrolnej, bez względu na to, jak duże lub małe. Kluczem jest najpierw zająć się wszelkimi zadaniami, które można z wyprzedzeniem wykonać, aby umożliwić więcej czasu w harmonogram.

Niektóre przykłady elementów, które należy uwzględnić na liście kontrolnej planisty wydarzeń:

• Podpisuj umowy (z klientem, miejscem, dostawcami itp.).
• Potwierdź datę i godzinę w miejscu
• Zatrudnij rozrywkę (zespół, głośnik itp.)
• Bezpieczny blok hotelowy
• Zaproszenia pocztowe
• Wybierz menu
• Zatrudnij kelnera
• Potwierdź liczbę gości
• Przegląd witryny
• Potwierdź konfigurację pokoju

Daj dodatkowy czas

Z każdym elementem na liście kontrolnej zdarzenia, dodaj dodatkowy czas. Jeśli datą pocztą zaproszenia jest 15 marca, umieść na liście pozycję, aby zaproszenia były gotowe do wysyłki 8 marca, tydzień wcześniej. To daje ci dodatkowy czas, gdyby coś nie zadziwia z zaproszeniami lub jeśli jesteś za harmonogramem z innego powodu.

Dołącz przypomnienia na liście kontrolnej

Nie wystarczy napisać „podpisanie umowy z cateringiem” na liście kontrolnej, a następnie sprawdzić pola po zakończeniu. Musisz upewnić się, że caterer otrzymał kopię umowy i zwrócił ci również podpisaną kopię. Więc do każdego dużego elementu dodajesz do listy kontrolnej, dołącz przypomnienie. Na przykład „Śledź caterer re: umowę.”Dodaj kolejne, później przypomnienie, że odczyt„ Otrzymano podpisaną umowę od catering.„Często zdarza się rozwiązać zadanie i rozważyć to, gdy naprawdę zostało ono ukończone tylko po twojej stronie.