Kiedy korzystać z usług przetwarzania płac

Jakie są powody, dla których można zlecić przetwarzanie płac?

Nawet jeśli masz tylko kilku pracowników, możesz zdecydować o zleceniu listy płac-to znaczy przetwarzanie listy płac i inne obowiązki płacowe komuś innemu. Poniżej znajdują się kilka rozważań, które pomogą Ci zdecydować, czy zlecić na zewnątrz.

Najpierw przyjrzymy się sytuacjom, w których możesz rozważyć outsourcing listy płac, a następnie niektóre opcje outsourcingu.

Outsourcing płac obniża koszty pracy

Jeśli po prostu płacisz pracownikom biurowym, możesz obliczyć wynagrodzenie przez pomnożenie godzin według stawki i ustalić, czy należne są nadgodziny.

Ale jeśli produkujesz produkt, musisz znać koszty siły roboczej na każdym produkcie, abyś mógł określić koszt sprzedanych towarów.

Niech usługa poradzi sobie z wieloma stanami, miejscowościami

Jeśli masz pracowników w więcej niż jednym stanie, musisz przestrzegać wymagań dotyczących płacenia i zgłaszania podatków dochodowych państwowych. Jeśli Twoja firma działa w różnych miastach, możesz również mieć lokalne podatki dochodowe, aby potrącać, zapłacić i zgłaszać.

Obliczenia wstrzymania są trudne

Obliczanie kwot wstrzymania pracowników jest skomplikowane. Krótko, musisz:

• Określ federalny podatek dochodowy w oparciu o formularz W-4 pracownika (który można zmienić tak często, jak chce pracownik).
• Określ wstrzymanie państwa dla państw z podatkami dochodowymi, w oparciu o państwo W-4.
• Określ podatki FICA od wynagrodzeń o 7.65% (i musisz obserwować wysoko opłacanych pracowników, aby upewnić się, że ich ubezpieczenie społeczne jest ograniczone maksimum na rok i rozpocząć wstrzymanie dodatkowego podatku od Medicare.

Nawet robienie płac tylko dla jednego pracownika może być czasochłonne, ponieważ musisz dokonywać płatności i złożyć wymagane raporty tak samo, jak gdybyś miał wielu pracowników.

Unikaj próby śledzenia terminów

Płatność i zgłaszanie podatków od wynagrodzeń (federalne i stanowe, potrącenie, podatki FICA, bezrobocie i odszkodowanie dla pracowników oraz indywidualne opcje płac) mogą być zastraszające.

Pamiętaj jednak, że nieudany termin płatności lub raportowania może kosztować pieniądze w grzywnych i karach. Outsourcing płaca, nawet z kilkoma pracownikami, jest opcją, którą wielu pracodawców rozważa na początku swoich firm. Może to być odpowiednia opcja dla Twojej firmy, w zależności od okoliczności.

W jaki sposób opłaty za usługi przetwarzania płac?

Wiele usług przetwarzania płac naliczają opłatę podstawową, aby nawet jeśli masz tylko jednego pracownika, płacisz więcej, ponieważ usługa ma wszystkie te same zgłoszenia dla jednego pracownika, co dla 10. Na przykład nadal musieliby składać formularz 941 każdego kwartału, nawet jeśli masz tylko jednego pracownika.

Koszt przyrostowy dla każdego dodatkowego pracownika jest dość mały. Mając to na uwadze, poniżej znajdują się informacje na temat usług przetwarzania płac, z ich kosztami i tym, co zapewniają.

Wspomagane usługi płac 

Niektóre usługi wykonują dla Ciebie wszystkie twoje zgłoszenia. Na przykład firmy takie jak PayChEx i ADP opłata za czek na okres wypłaty, w tym wycięcie wpłaty bezpośredniego i czeków. Możesz wprowadzać informacje online, a oni przypisują specjalistę od płac, aby Ci pomogła. Na przykład możesz zobaczyć pełny zakres usług ADP na ich stronie internetowej.

Samoobsługowa płaca online

Inne usługi pomagają w wykonaniu własnego zgłoszenia. Na przykład usługa płac online Intuit umożliwia wypełnienie formularzy płac online. Przed wybraniem tych usług sprawdź, aby upewnić się, że są one kompatybilne z systemem operacyjnym i sprzętem. (Niektóre nie pracują w systemach Macintosh.)

Niektóre firmy pozwalają na własne listy płac online. Pobierają liczbę pracowników i liczbę stanów.

Niektóre mogą mieć dodatkowe funkcje, których możesz potrzebować określonej sytuacji (na przykład dane wejściowe z czasem)). Przeczytaj informacje na stronach internetowych i skontaktuj się z przedstawicielami firm. To zawsze dobry sposób, aby powiedzieć, jak będą przyjaźni. Przedstawiłem tylko kilka z wielu usług, które można znaleźć w Internecie, ale IRS ma więcej informacji na temat usług płacowych i dostawców, na które możesz chcieć spojrzeć.

Czy outsourcing płacą warty kosztów?

Nawet jeśli masz tylko jednego pracownika, możesz poważnie rozważyć usługę płacową, która pomoże w przygotowaniu wypłat oraz płaceniu i zgłaszaniu podatków od wynagrodzeń. Pamiętaj, że jedna grzywna lub kara za nieudaną płatność lub raport może to być więcej niż cały rok służby. Konfigurowanie systemu płac dla Twojej firmy nie jest twoim pierwszym priorytetem, ale jeśli masz usługę, musisz pomyśleć o jednym.

Aby uzyskać więcej informacji o usługach płacowych, zobacz ten artykuł z IRS z listą partnerów płac i praktyków. Na przykład sprawdź stronę internetową krajowego stowarzyszenia zapisanych agentów, aby zapisać się agentowi, aby pomóc w zadaniach płac.

Ostrzeżenie! Lista płac jest nadal Twoją odpowiedzialnością

Nawet jeśli zatrudniasz usługę płacową, jako pracodawca nadal jesteś ostatecznie odpowiedzialny za depozyty podatkowe i zobowiązania podatkowe federalne. Jeśli usługa płac nie dokonuje na przykład federalnych płatności podatkowych, IRS może cię ocenić - nie usługę płacową - za należne karę i odsetki.

Ponadto strona odpowiedzialna (być może ty, jako właściciel) w Twojej firmie może również zostać pociągnięta do odpowiedzialności za pewne niezapłacone podatki federalne.