Co jest nie tak z niechlujnym biurkiem?

Każdego dnia wrzuca się coraz więcej informacji. Nowa poczta, raporty z różnych komitetów, faktury, propozycje i inne uderzają w biurko kilka razy dziennie. Jesteś zbyt zajęty, aby zaradzić sobie z tym od razu, więc zaczęło się gromadzić. Twój pulpit zaczyna wyglądać jak strefa wojny.

Problem nie polega na tym, że twoje biurko jest nieuporządkowane; Problem polega na tym, że ważne rzeczy gubią się. Albo zostaje pochowany przez nadchodzący nowy materiał, albo jest w nowym materiale, ale nie jest zauważony. W rezultacie spędzasz zbyt dużo czasu na rzeczach, które są po prostu pilne, a nie te, które są ważne.

Kiedy twój szef chce wiedzieć, jak szybko może mieć ten raport dla wiceprezydenta, nie chcesz jej powiedzieć, że nie zauważyłeś notatki, którą wysłała ci z prośbą. Twój szef nie będzie też podekscytowany, że układ nowej linii produktów jest spóźniony, ponieważ odłożyłeś go na bok i został zakryty i zapomniałeś o tym.

Niektóre osoby powiedzą, że najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest czyste biurko. Inni mówią, że bałagan jest w porządku. Kto ma rację?

Zagracone biurko, zagracony umysł

Nie tak dawno było popularne wyrażenie „zagracone biurko jest znakiem zagraconego umysłu.„Wyrażenie to spowodowało powstanie całej branży zaprojektowanej, aby pomóc dyrektorom biznesowym w czyszczeniu komputerów stacjonarnych jako znak ich ostrości umysłowej.

Bez wątpienia widziałeś filmy, w których szef siedzi w jego biurze na szczycie wieżowca w centrum miasta. Siedzi za szklanym biurkiem bez szuflad. Jedyne ozdoby to imponujący zestaw pióra do podpisywania ważnych dokumentów i telefonu lub interkomu, aby mógł wydawać zamówienia.

Z drugiej strony…

Wiele osób nie widzi nic złego w stosach papieru pokrywających pulpit, nawet rozlewającym się na fotele i podłogę biurową. Cytują powiedzenia, takie jak „zagracone biurko jest oznaką geniuszu”, a „Niechlujne biurko jest tylko znakiem niechlujnego biurka.'

Wszyscy znamy kogoś, kogo biurko jest w ten sposób. Nie widzisz, jak mogą nawet stwierdzić, czy pulpit to metal czy drewno. Jednak, gdy o coś poprosisz, idą prosto do stosu, liści przez 2 lub 3 arkusze i wyciągają to, o co prosiłeś.

Co dla Ciebie działa

Obie strony są prawidłowe. Problem nie jest taki, który jest poprawny. Problem sprawiłby, że będziesz bardziej skuteczny. Istnieje kilka podstawowych wytycznych, które dotyczą obu podejść, ale kluczem jest praca w sposób, który pozwala być najbardziej skutecznym. Prawie wszyscy muszą pozbyć się bałaganu na biurku, ale posiadanie nie więcej niż jednego przedmiotu na biurku w dowolnym momencie nie zadziała dla wielu z nas.

Wiele osób pracuje nad kilkoma projektami jednocześnie (lub prawie w tym samym czasie). Twórcze typy odczuwają potrzebę otaczania ich inspiracji. Osoby zorientowane na szczegóły potrzebują pod ręką objętości materiału odniesienia. Niektórzy ludzie czują, że stosy pracy sprawiają, że wyglądają na zajęte, a zatem utrzymują je bezpieczniejszymi w czasach zwolnień. Inni czują czyste biurko pokazuje, jak wydajni są wykonywanie pracy. Ważne jest robienie tego, co działa dla Ciebie.

Jak oswoić potwora

Niezależnie od tego, czy wybierasz się na sterylny szklany pulpit, czy po prostu chcesz wnieść nieco więcej porządku chaosu pulpitu, istnieje kilka podstawowych wytycznych:

• Naprawdę chcę się poprawić: Nie zalecamy poważnego podejścia, które niektórzy robią. Niestety, pozostawia to wymówki, aby być dla siebie zbyt łatwe. Ta próba uczynienia biurka będzie mniej zagraconym i bardziej wydajnym, zależy od poważnego wysiłku.
• Zachowaj, wrzuć lub przenieść: Znajdź trzy pojemniki. Oznacz najmniejszy „Keep”. Oznacz największy „podrzucanie”. Mieć kolejny kontener oznaczony jako „ruch.„Naprawdę niezbędne rzeczy wejdą do pojemnika na utrzymanie, aby zostać później sortowane. Wszystko, co chcesz zabrać do domu lub rozdać, trafia do pojemnika „ruch”. Wszystko inne trafia do kontenera rzucania.
• Zacznij od najstarszego: Możesz stwierdzić, patrząc na nich, który stos jest najstarszy. Zwykle jest najdalej od twojego krzesła. Najłatwiej będzie wyrzucić przedmioty z tego stosu.
• Oceń każdy kawałek tylko raz: Spójrz na każdy przedmiot na stosie. Zdecyduj, do którego pojemnika wejdzie. Nie możesz go odłożyć na biurku na później, musisz teraz zdecydować. Umieść wszystko w jednym z trzech pojemników. Nie ma innej opcji.
• Zadaj sobie pytanie: Pierwsze pytanie brzmi: „Czy mam to gdzie indziej, czy mogę to od kogoś dostać?„Jeśli masz kopię w e -mailu lub w raporcie lub na biurku osoby, która przygotowała analizę rynku itp., Nie musisz przechowywać kolejnej kopii. Podrzuć to. Następnie zapytaj „Dlaczego tego potrzebuję?„Jeśli odpowiedź jest a), aby podjąć działania, b) zrobić coś z nim, gdy otrzymam więcej informacji od kogoś lub c), aby odnieść się do innej pracy, umieść ją w stosie utrzymywania. ). Zaoszczędzi czas później.) Jeśli twoja odpowiedź była czymś innym, podrzuć ten przedmiot.
• Bądź bezwzględny i odważny: W miarę postępu każdego stosu, zbliżając się do rzeczy, które właśnie dotarły, bądź bezwzględny w swoich decyzjach. Nie brac wiezniow. Jeśli tak naprawdę tego nie potrzebujesz, podrzuć to. I bądź odważny. Nie trzymaj się czegoś tylko dlatego, że ktoś może cię kiedyś o coś zapytać. Nie buduj fortecy papieru, aby się chronić.

Zarządzaj problemem

Twój pulpit nie musi być sterylny i całkowicie pozbawiony papieru, choć może tak być, jeśli to pomoże. Twoim celem jest zorganizowanie komputera stacjonarnego, aby maksymalizacji wydajności. Jeśli to oznacza kilka innych stosów na biurku niż osoba obok, to jest w porządku - pod warunkiem, że wszystko, co utrzymujesz.