Co uwzględnić w hotelu RFP

Nie jest tajemnicą, że hotelarze zawsze szukają sposobów na znalezienie planistów spotkań i wydarzeń, którzy mogą wybrać hotele i inne miejsca na spotkania, wycieczki motywacyjne, konferencje i wystawy.

Wiele hoteli polegało na stronach internetowych hotelu RFP (prośba o propozycje), takich jak konwencja.com i sabrehotelrfp.com w celu promowania możliwości spotkania i konferencji. Opracowali także własne internetowe formularze RFP.

Wielu planistów niechętnie wysyła swoje zapytania ofertowe hotelowe za pośrednictwem wyszukiwarek stron trzeci.

Informacje w hotelu RFP

Rada Konwencji Branża stworzyła Narzędzia Exchange Evented Evented Practices (APEX), aby pomóc w przygotowaniu RFP.

Podstawowe elementy hotelu RFP powinny zawierać następujące:

• Podstawowe dane kontaktowe Requestor (nazwa, tytuł, organizacja, adres, telefon, e -mail itp.)
• Daty zdarzeń (podaj co najmniej dwie różne opcje)
• Potrzebne bloki pokoju (daty i liczba pokoi gościnnych)
• Wnioski o pokój konferencyjny (daty, rozmiary pokoi, ilości)
• Wymagania dotyczące żywności i napojów
• Wymagania dotyczące dostępności
• Wymagania dotyczące wysyłki i odbierania
• Inne istotne informacje

Korzystanie z narzędzi RFP

Ponadto Global Business Travel Association (GBTA) zapewnia swoim członkom obszerne planiści wydarzeń narzędzi RFP hotel. Elementy RFP hotelu GBTA zawierają następujące:

• Informacje o przeglądzie hotelu
• Informacje o przeglądzie RFP Requester
• Szczegóły kontraktu z pokoju gościnnym
• Rozmiar całkowitego miejsca spotkań hotelu
• Całkowita liczba sal konferencyjnych
• Wielkość największej sali balowej lub sali konferencyjnej w hotelu
• Wysokość sufitu do największej sali balowej lub sali konferencyjnej
• Dostępność stałej sali konferencyjnej
• Liczba osób pokład konferencyjnych
• Dostępność dedykowanej przestrzeni wystawy
• Rozmiar przestrzeni wystawy
• Odległość do centrum kongresowego
• Nazwa centrum kongresowego
• Procent podatkowy od żywności i napojów
• Procent opłaty za usługi bankietowe
• Polityka podatkowa od opłat za usługi bankietowe
• Dostępność usług audiowizualnych (A/V)
• Polityka rabatowa dotycząca usług klimatyzacji
• Możliwość korzystania z zewnętrznych dostawców klimatyzacji
• Liczba sal konferencyjnych z szybkim Internetem bezprzewodowym
• Liczba sal konferencyjnych z wideokonferencją
• Opłata za korzystanie z własnych dostawców A/V
• Dopuszczalne metody płatności
• Spotkanie stawek pakietu

Ponadto pomocne jest udostępnienie z personelem hotelu w rodzaju wydarzenia, ponieważ zapewnia to wgląd w cele spotkania.

Dobrą wiadomością o pracy z hoteli jest to, że większość powinna mieć dość doświadczenia w gromadzeniu podobnych wydarzeń, a świetny kierownik sprzedaży lub catering będzie mógł podzielić się bardziej szczegółami na temat sposobów osiągnięcia celów.