Co to jest czasopismo księgowe?

Dziennik księgowy to każdy dokument używany przez księgowego do śledzenia transakcji firmy. Dziennik księgowy zawiera wszystkie obciążenia i kredyty, które doświadcza biznesowe wraz ze szczegółami na temat jednostki po drugiej stronie tych transakcji.

Dowiedz się, jak korzystać z czasopisma księgowego, aby ulepszyć swoją firmę.

Co to jest czasopismo księgowe?

Dziennik księgowy to właśnie to, jak to brzmi-to miejsce, w którym można zapisać szczegóły wszystkich transakcji finansowych Twojej firmy, w tym strony transakcji i które z twoich konta te transakcje wpływają. Ten rekord może być przechowywany w formie książki, arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania księgowego. Zawiera wszystkie zarejestrowane informacje o transakcjach finansowych na temat firmy.

• Alternatywna nazwa: Księga pierwszego wpisu

Dziennik księgowy to miejsce, w którym zbierasz wszystkie ważne informacje na temat sprzedaży biznesowej, długów, wydatków i innych transakcji.

Jak działa dziennik księgowy?

Nowi właściciele firm i aspirujący przedsiębiorcy nie osiągną daleko w biznesie bez zrozumienia, czym jest czasopismo księgowe i dlaczego jest tak zasadniczo ważny dla sukcesu. Będziesz potrzebował dziennika księgowego dla codziennych operacji, budżetowania, a być może, co najważniejsze dla celów podatkowych.

To śledzenie musi rozpocząć się, gdy tylko otworzysz drzwi dla klientów lub klientów-jeśli nie wcześniej. W przeciwnym razie ryzykujesz zapomnienie o udokumentowaniu ważnych informacji.

Prowadzenie czasopisma księgowego może uniemożliwić Ci działalność przedmierne w niektórych obszarach lub niewielkie w innych. Może również uniemożliwić Tobie (i Twoim menedżerom) przekroczenie funduszy i może pomóc w dostrzeżeniu wszelkich nieprawidłowości, zanim wymkną się spod kontroli. Krótko mówiąc, chociaż jest to tylko prosta książka lub arkusz kalkulacyjny zapisany na komputerze, czasopismo księgowe może zapobiec rozprzestrzenianiu się potencjalnego kryzysu, a nawet może pomóc w uruchomieniu tych kryzysów.

Przed komputerami czasopismo księgowe było fizycznym dziennikiem z wieloma kolumnami do rejestrowania transakcji finansowych dla firmy. Obecnie większość firm korzysta z pewnego rodzaju oprogramowania rachunkowości finansowej do rejestrowania i zarządzania transakcjami biznesowymi.

Dziennik księgowy jest tworzony przez wprowadzenie informacji z wpływów, biletów sprzedaży, taśm do rejestru kasy, faktur i innych źródeł danych, które pokazują transakcje finansowe, które miały miejsce. Transakcje te nie obejmują tylko zakupów sprzedaży i zapasów, powinny również obejmować zwrócone, uszkodzone lub skradzione zapasy. Transakcje biznesowe powinny być przedstawione w czasopiśmie w porządku chronologicznym.

Zgodnie z rejestrowaniem transakcji są przypisywane do określonej klasy księgi przy użyciu numeru „wykres kont”. Ułatwia to znalezienie i uwzględnienie informacji potrzebnych do przygotowania zysków i strat, sprawozdań finansowych i innych ważnych raportów finansowych. Niektóre firmy uważają, że warto mieć wiele czasopism. W ten sposób mogą oddzielić te transakcje przez swoją klasę księgi.

Jeśli jednak zdecydujesz się oddzielić zajęcia księgi według czasopism, nadal warto mieć jeden scentralizowany czasopismo, który śledzi przynajmniej najbardziej podstawowe dane o wszystkich rodzajach transakcji. Pozwala to wyciągnąć specjalistyczne informacje z odpowiedniej księgi, jednocześnie możliwość oceny ogólnej sytuacji finansowej na pierwszy rzut.

Podwójne entry lub pojedyncze wejście?

Ważne jest, aby wcześnie ustalić, jaki styl wejścia będzie miał Twoja firma. Wpisy można rejestrować za pomocą metody podwójnego wejścia lub metody jednoczesnej księgowości. Różnice są dość oczywiste: jednokierunkowe zapisy księgowości tylko jeden wpis na transakcję, podczas gdy podwójne entry rejestruje każdą transakcję dwa razy w obszarze, zarówno po stronie debetowej, jak i kredytowej transakcji.

Ostatecznie mniej ważne jest, jaką metodę wybierzesz niż zapewnienie, że każdy, kto rejestruje w czasopiśmie, przestrzega tych samych uzgodnionych wytycznych, aby zapobiec zamieszaniu. Każda wymieniona transakcja jest określana jako wpis dziennika. Informacje z czasopisma są następnie rejestrowane w księgach biznesowych.

Kto ma dostęp?

Jeśli jeszcze nie założyłeś swojej firmy, zastanów się, które osoby w swojej firmie chcesz mieć dostęp do dziennika księgowego. Oczywiście powinni to być tylko ludzie, którym ufasz. Osoby te powinny również mieć wyznaczone role finansowe lub zarządzania w Twojej organizacji. To zdecydowanie sytuacja, w której mniej jest więcej. Może to oznaczać tylko przyznanie dostępu do twojego dyrektora finansowego lub skarbnika lub w prostszej organizacji-księgowej.

Chociaż nie chcesz, aby zbyt wiele osób miało dostęp do Twojego dziennika księgowego, to również zły pomysł, aby tylko jedna osoba miała na nim nadzór. Co najmniej kilka osób powinno znać zawartość czasopisma, aby zapobiec niewłaściwym wydatkom, niedoborom budżetu lub innym nadzorkom finansowym, które mogłyby napić się spustoszenia w finansach Twojej firmy.

Kluczowe wyniki

• Dziennik księgowy to dokument, arkusz kalkulacyjny, oprogramowanie lub inne miejsce, w którym rejestrowane są transakcje Twojej firmy.
• Czasopisma księgowe pomagają zapewnić przejrzystość, dokładną zgodność podatkową i silne zdrowie finansowe.
• Istnieje duża elastyczność w rejestrowaniu transakcji w czasopismach księgowych, a żadna strategia niekoniecznie jest lepsza niż inna, o ile wszyscy w firmie korzystają z tego samego systemu.