Czego pracodawcy nie powinni przechowywać w rejestrach pracowników pracowników

Pracodawcy nigdy nie powinni umieszczać konkretnych pozycji w twoich ogólnych aktach personelu. Zawartość plików i zapisów pracowników pracowników jest ogólnie dostępna dla personelu zasobów ludzkich, pracownika oraz kierownika lub przełożonego pracownika w niektórych firmach.

W innych dostęp jest ograniczony do pracowników HR, a pracownicy mogą poprosić o dostęp do ich rekordów. Prawnicy mogą również wezwać zawartość rejestrów personelu dotyczących procesów sądowych i skarg dotyczących równych możliwości pracy (EEOC). Były pracownik może również poprosić o kopię swoich dokumentacji personelu.

Najlepsze praktyki sprawia, że ​​personel jest dostępny tylko przez pracowników zasobów ludzkich. Musisz trzymać pliki personelu pod blokadą i kluczem w magazynie, co czyni je niedostępnymi dla innych pracowników.

Przy wszystkich tych potencjalnych zastosowaniach i potencjalnych widzach dokumentacji personelu pracowniczego pracodawca musi zadbać o utrzymanie bezstronnej, faktycznej dokumentacji historii zatrudnienia pracownika w dokumentacji pracowników pracowników.

W związku z tym będziesz chciał zastosować te ogólne wytyczne do dokumentacji, którą zatrzymujesz w aktach personelu swojej organizacji.

Wytyczne dotyczące zawartości pliku personelu pracownika

Informacje w aktach personalnych muszą być faktyczne.

Opinie pracowników kierowników lub zasobów ludzkich; losowe notatki; plotki; bezpodstawne plotki; Pytania, raporty lub zarzuty Tattletale od innych pracowników, którzy są niezbadani; zarzuty nie realizowane, zbadane i zakończone; a wszelkie inne nieczynne informacje, komentarze lub notatki powinny być wykluczone z pliku personalnego pracownika.

Jeden z najgorszych przykładów obraźliwych komentarzy, które menedżer HR znalazł w zapisie pracowników pracowników, obejmował notatki wywiadu kierownika ds. Rekrutacji. Jeden stwierdził: „Być może zbyt gruby, aby w razie potrzeby wstać po schodach.„Wyobraź sobie pracownika, adwokata, a nawet przyszłych pracowników i przełożonych czytających takie komentarze.

W innej firmie menedżer znalazł bezpodstawne notatki, które menedżerowie i inni umieścili w aktach pracownika, takich jak: „Mary jest zły, ponieważ nie dostała podwyżki. Celowo spowolniła swoją pracę, aby nawet ze swoim menedżerem.„Zobacz problem?

Dokumenty personelu muszą być starannie przypisane do ich odpowiednich lokalizacji plików.

Określ protokół dla dokumentacji personelu firmy na podstawie przepisów stanowych i federalnych, przepisów dotyczących zatrudnienia, takich jak Ustawa o przenośności ubezpieczenia zdrowotnego i odpowiedzialności z 1996 r. (HIPAA) oraz najlepsze praktyki pracodawcy.

Następnie trzymaj się protokołu. Nie chcesz znaleźć wymówek przypadkowego lekarza schowanych w pliku personalnym, gdy należą one do pliku medycznego. Czy nie chcesz też uzasadnienia i uzasadnienia promocji pracownika w pliku płacowym.

Nie chcesz również zapisy decyzji o zatrudnieniu, która obejmuje kontrole przeszłości lub notatki z dyskusji z byłymi pracodawcami w pliku personalnym.

Nadzorcy, menedżerowie i inni pracownicy, którzy umieszczają dokumentację w dokumentacji personalnej, wymagają szkolenia.

Każda osoba, która ma dostęp i może umieszczać dokumenty w pliku personelu pracowniczym, potrzebuje szkolenia, aby odpowiednio napisać dokumentację.

Stwierdzając w pracownikowi upomnienie, że pracownik był kompletnym martwym, nie wygra twojego personelu, nagrody. Ale nieznani przełożeni są znani z piszących podobnych stwierdzeń i umieszczają je w plikach pracowniczych pracowników.

Jeszcze lepiej, ogranicz dostęp do plików do osoby pracowniczej HR, która jest odpowiedzialna za rekordy i wie, co powinno i nie powinno być umieszczone w pliku personalnym. Twój personel HR może sprawdzić całą dokumentację przed złożeniem jej, aby upewnić się, że jest faktyczna i prawidłowo napisana. Proces przeglądu i opinii pomoże menedżerom dowiedzieć się, jak napisać odpowiednią dokumentację.

Zrównoważyć informacje, które umieszczasz w aktach personelu.

Obejmują zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty historii zatrudnienia pracownika. Zbyt często dokumentacja personalna podkreślają każde negatywne zdarzenie i nie trafia w pozytywne elementy, których doświadcza każdy pracownik. Pomyśl o oszczędzaniu dowodów na podwyżki, promocje, nagrody za doskonałe wyniki i kopie pochwały i dziękuję.

Rozpoznaj różnicę między osobistymi notatkami przełożonymi na temat ich personelu sprawozdawczego a oficjalnym zapisem personelu firmy.

Notatki przełożonego, które są wykorzystywane do poprawy wydajności, do śledzenia projektów i celów oraz do uczciwego określenia planów podwyższeń i wydajności, na przykład należą do prywatnego pliku przełożonego, a nie w oficjalnych zapisach personelu firmy.

Rozpoznaj także potrzebę szkolenia przełożonych w zakresie robienia notatek i utrzymywania dokumentacji w ich pliku zarządzania. Te same kryteria faktów, a nie opinii i konkretnych przykładów, a nie rozpuszczenia, dotyczą prywatnych notatek.

Prywatne notatki przełożonego mogą zostać wezwane w przypadku pozwu, więc zaleca się ostrożność nawet do prywatnych notatek. Ponadto praktyka niektórych przełożonych lub menedżerów do prowadzenia kopii dokumentacji, które istnieją w oficjalnym pliku personelu pracowniczym w aktach zarządzania.

Zatrudnianie dokumentacji i notatek z wywiadów przedstawiają trochę rozter.

Najlepszą praktyką jest utrzymanie osobnego pliku dla każdej wypełnionej pozycji, która zawiera całą dokumentację związaną z wypełnieniem tego stanowiska z publikowania zadania do kontroli referencyjnych. Wznowienia kandydatów, listy motywacyjne i aplikacje należą do tego pliku, z wyjątkiem tego, że należy przenieść wniosek zatrudnionego pracownika do pliku pracowniczego.

Według Society for Human Resource Management (SHRM). „Plik zatrudniania zawiera dokumenty i działania podjęte w celu zatrudnienia każdej pozycji. Uwzględniono reklamy pracy, CV, wnioski o zatrudnienie, zamówienia pracy przedstawione do dowolnej agencji, oceny rozmowy, kontrole referencyjne, wyniki badań fizykalnych, wyniki testu zatrudnienia, raporty kredytowe, dokumentacja ważności testów wykorzystywanych w procesie selekcji, dane dotyczące kandydatów nie Zatrudnione i powiązane informacje."

Ten plik zawiera również oficjalne listy kontrolne i formularze, których używasz do dążenia do bezstronnej reprezentacji kwalifikacji potencjalnego pracownika i poparcia decyzji o zatrudnieniu najbardziej wykwalifikowanego kandydata. Opinie i notatki menedżera ds. Rekrutacji, które zostały pobrane podczas procesu rekrutacji, nie należą do tego pliku.

Zasoby ludzkie mogą zebrać te notatki, aby utrzymać pełną dokumentację decyzji o zatrudnieniu, ale nie należą one do rejestrów personelu.

Faktyczna dokumentacja na temat decyzji o zatrudnieniu.

Niniejsza dokumentacja obejmuje takie decyzje, jak promocja, przeniesienie do okazji bocznej i wzrost wynagrodzeń i należą one do rejestrów personelu. Opinie przełożonego lub HR na temat pracownika nie. Oficjalna dokumentacja działań dyscyplinarnych, taka jak ostrzeżenie pisemne, należy również do pliku pracowniczego pracownika.

Konkretne przykłady dokumentacji, które nie powinny być w aktach personelu

Poniższe informacje nie powinny być umieszczane w aktach personelu. Dokumentacja może wymagać osobnego pliku, może być klasyfikowane jako notatki nadzorcze lub zarządzania lub nie powinna być wcale przechowywana przez pracodawcę.

• Wszelkie informacje medyczne należą do pliku medycznego.
• Informacje o płace należą się do pliku płac.
• Dokumenty zawierające numery ubezpieczenia społecznego pracowników lub informacje o chronionych klasyfikacjach pracownika, takie jak wiek, rasa, płeć, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność, stan cywilny, przekonania religijne, makijaż genetyczny, waga i tak dalej, nigdy nie powinny być przechowywane w aktach personelu.
• Dokumentacja nadzorcza w celu zarządzania pracą pracownika, ustalanie celów, przekazanie informacji zwrotnych i tak dalej powinna zostać złożona w folderze prywatnym, przełożonym lub należącym do menedżera.
• Materiały dochodzeniowe, w tym skarga pracownicza, wywiady świadków, wywiad pracowniczy, ustalenia, zalecenia prawne i rezolucja, a także kontynuację, aby zapewnić odwet, powinien znajdować.
• Formularze pracownika I-9 w pliku lub lokalizacji I-9, z dala od dokumentacji personelu pracowniczego. (W przypadku federalnej recenzji twoich I-9 nie chcesz ujawniać żadnych innych informacji związanych z pracownikami.)
• Umieść kontrole przeszłości, w tym historię kryminalną, raporty kredytowe i tak dalej, a także wyniki testowania narkotyków w oddzielnym poufnym pliku, do którego nie mogą uzyskać dostępu przełożeni, menedżerowie i pracownik. SHRM zaleca ten oddzielny plik poufny lub alternatywnie, że informacje te mogą być również złożone w poufnym pliku medycznym pracownika.
• Dokumenty o równych szansach pracowników, takie jak formularze samoidentyfikacji i raporty rządowe, nie powinny być przechowywane w aktach personelu, ani nigdzie inspektor ma dostęp.

Dolna linia

Jeśli postępujesz zgodnie z tymi wytycznymi, Twoja organizacja skutecznie przechowuje faktyczną, wspierającą historię zatrudnienia i rejestry personelu w odpowiednich lokalizacjach.

Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane dla dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od państwa i kraju. Proszę o pomoc prawną lub pomoc stanu, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja jest przeznaczona do wskazówek, pomysłów i pomocy.