Co robi asystent administracyjny?

Asystenci administracyjne, w tym sekretarze, są kręgosłupem funkcjonalności biurowej. Piszą i przygotowują dokumenty, planują spotkania i utrzymują pliki. Odpowiedzą na telefony i bezpośrednie połączenia i pomagają w spotkaniach personelu. W niektórych biurach mogą poradzić sobie z fundamentalnymi zadaniami księgowości i mogą zaakceptować płatność od klientów i klientów.

Asystent administracyjny, który działa zdalnie, jest powszechnie określany jako wirtualny asystent.

Około 3.6 milionów asystentów administracyjnych i sekretarzy pracowało w U.S. w 2019 roku.

Obowiązki i obowiązki asystentów administracyjnych

Obowiązki asystentów administracyjnych mogą się różnić w zależności od rodzaju urzędu, w którym działają, ale niektóre wspólne obowiązki obejmują:

• Odpowiedz na telefony i weź wiadomości.
• Generować dokumenty.
• Złóż prezentacje zjeżdżalni
• Utwórz arkusze kalkulacyjne.
• Zarządzaj bazami danych.
• Utwórz i/lub utrzymuj strony internetowe.
• Wykonaj podstawowe księgowe.
• Działaj jako menedżer biura, wydarzenia personelu planujące, takie jak nagrody kolacyjne i wydarzenia z pozyskiwania funduszy, planowanie spotkań klientów i organizowanie harmonogramów dla współpracowników.

Pensja asystenta administracyjnego

Wynagrodzenie może zależeć od charakteru działalności, w której zatrudniony jest asystent administracyjny, a także od zakresu obowiązków. Osoby obsługujące kierownictwo otrzymują najlepsze wynagrodzenie.

• Mediana rocznego wynagrodzenia: 40 990 USD (19 USD.71/godzinę)
• Top 10% roczny wynagrodzenie: Ponad 67 510 USD (2 USD.46/godzinę)
• Dolna 10% roczna pensja: Mniej niż 26 880 USD (12 USD.92/godzinę)

Edukacja, szkolenie i certyfikacja

Ten zawód nie wymaga żadnej konkretnej zaawansowanej edukacji, ale może być pomocne.

• Edukacja: Będziesz potrzebował dyplomu ukończenia szkoły średniej lub odpowiednika, a możesz uzyskać przewagę w terenie, zapisując się do programu studiów stowarzyszonych lub uczestnicząc w programie szkolenia sekretarskiego po ukończeniu szkoły średniej. Sekretarze często posiadają tytuł licencjata lub zarabiają certyfikaty specjalne, takie jak akredytowany sekretarz prawny lub certyfikowany asystent administracyjny medycznego w rosnącej liczbie sektorów. Asystenci wykonawcze i sekretarze powinni mieć pewne kredyty na studia, jeśli nie licencjat.
• Szkolenie: Rozważ rozpoczęcie od tymczasowej agencji zatrudnienia. Czasami oferują szkolenie dla nowych rekrutów. W przeciwnym razie, jeśli masz podstawowe umiejętności sekretarskie lub administracyjne, może być zapewnione szkolenie w miejscu pracy, gdy poznasz liny konkretnej firmy lub dziedziny.

Asystentacyjne umiejętności i kompetencje

Potrzebujesz kilku podstawowych umiejętności, aby odnieść sukces w staniu się asystentem administracyjnym.

• Umiejętności komputerowe i oprogramowania: Powinieneś czuć się komfortowo za pomocą Microsoft Office, e -mail i Internetu. Może być konieczne zapoznanie się z QuickBooks lub innymi programami księgowymi, jeśli pracujesz dla małej firmy.
• Umiejętności wielozadaniowe: Może to być szczególnie ważne, jeśli działasz również jako menedżer. Powinieneś być w stanie żonglować kilkoma wymaganiami jednocześnie.
• Umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej: Te są niezbędne. Powinieneś mieć solidne polecenie języka angielskiego i mieć dobre umiejętności korekty.
• Umiejętności interpersonalne: Będziesz pracował z innymi, w tym klientami i innym personelem biurowym. Dobre maniery i spokojna postawa mogą być bardzo ważne.
• Umiejętności organizacyjne: Musisz być zorientowany na szczegóły i zorganizowany, zdolny do zlokalizowania dokumentu lub protokołu wycofania w chwili.
• Umiejętności decyzyjne: Często będziesz obsługiwać kilka zadań prawie jednocześnie, szczególnie w ruchliwych biurach, więc powinieneś być w stanie priorytetowo traktować i podejmować czasowe decyzje. Klient może od razu chcieć umówić się na spotkanie, ale czy naprawdę ma nagły wypadek, czy może poczekać kilka dni?

Perspektywy pracy

Niestety, ta pozycja nie ma zachęcającej perspektywy pracy. U.S. Bureau of Labor Statistics projektuje, że postęp technologiczny zacznie przejąć obowiązki wielu asystentów administracyjnych w latach 2019–2029, co spowodowało spadek wzrostu zatrudnienia o 9%.

Środowisko pracy

Ta pozycja jest wymagana przez niemal każdą branżę. Możesz znaleźć się w biurze medycznym, kancelarii prawnej, biurze rządowym lub dla małego wykonawcy sąsiedztwa. W każdym razie prawdopodobnie znajdziesz się w miejscu biurowym.

Wirtualni asystenci stają się coraz bardziej poszukiwani, więc możliwe, że możesz pracować z domu.

Plan pracy

Jest to prawie niezmiennie praca na pełny etat w normalnych godzinach pracy, ale charakter firmy może wymagać pracy weekendowej, na przykład jeśli jesteś zatrudniony przez klinikę medyczną. Ponadto osoby z zawodu prawniczego mogą stwierdzić, że oczekuje się, że w ciągu długich godzin przed próbami i terminami.

Jak znaleźć pracę

Zdobądź świecące zalecenia

Pracodawcy zatrudniający sekretarza lub asystenta administracyjnego szukają osoby, z którą mogą pracować wygodnie, która będzie dobrze mieszać się z innymi pracownikami i której można zaufać z poufnymi informacjami. Silne listy rekomendacji mogą wykazać te cechy.

Użyj swojej sieci

Dotknij swojej sieci, aby uzyskać potencjalne oferty na ofertę pracy. Skontaktuj się z kontaktami z Facebookiem i LinkedIn, znajomymi rodzinami, sąsiadami i byłych pracodawców. Daj im znać.

Śledź otwory

Wykonaj wyszukaj Google oferty pracy z słowami kluczowymi, takimi jak asystent administracyjny, asystent marketingowy, asystent redakcyjny, sekretarz medyczny, sekretarz prawny i asystent biurowy w celu generowania ofert pracy. Wiele zadań administracyjnych zostanie również reklamowanych w sekcji Zatrudnienie strony internetowej dla lokalnej gazety lub Izby Handlowej.

Paznokcie, które wznowią

To przykładowe CV może cię poprowadzić i pomóc Ci upewnić się, że wszystkie najlepsze słowa kluczowe są uwzględnione. I nie pomijaj siły wielkiego listu motywacyjnego, aby się z tym pogodzić.

Ace twój wywiad

Wiedza z wyprzedzeniem, o co najprawdopodobniej zostaniesz proszony, może przejść długą drogę do uniesienia wywiadu. Rozważ kilka typowych przykładowych pytań i zdecyduj o swoich odpowiedzi z wyprzedzeniem.

Porównanie podobnych miejsc pracy

Niektóre podobne miejsca pracy i ich mediana rocznej wynagrodzenia obejmują:

• Report sądowy: 61 660 USD
• Urzędnik informacji: 36,920 USD
• Transkrypcja medyczna: 44 090 USD