Co robi urzędnik plików?

Urzędnicy plików używają systemu, zwykle numeryczne lub alfabetyczne, aby utrzymać dokumentację papierową lub elektroniczną, w tym korespondencję, wpływy, umowy i faktury, aby upewnić się, że informacje są łatwe do zlokalizowania, gdy są potrzebne. Organizują i składają dokumenty, pobierają dane i przesyłają pliki elektroniczne.

Według U.S. Aktualizacja Bureau of Labor Statistics 2018, w U Aktualizacja około 110 020 plików w U.S. Pracują w zakresie opieki zdrowotnej, usług społecznych, środowisk akademickich i różnych rodzajów biur zawodowych, takich jak kancelarie prawne. Każda organizacja, która generuje dużą ilość dokumentów lub dokumenty elektroniczne, zatrudnia urzędników plików.

Obowiązki i obowiązki urzędnika

Firmy, duże i małe, mają wyznaczone serwery, szafki, szuflady, pokoje i magazyny, w których przechowywane są pliki spraw, dokumenty i inne rodzaje informacji. Urzędnicy plików są odpowiedzialne za utrzymanie tych przestrzeni. Ta praca ogólnie wymaga możliwości wykonania następującej pracy:

• Opracuj zorganizowane systemy zgłoszeń.
• Utwórz, przetwarzaj i utrzymuj rekordy plików.
• Złożyć i pobrać dokumenty dla innych pracowników.
• Przygotuj rekordy do przechowywania poza witryną.
• Zachowaj dzienniki pomieszczeń plików, aby śledzić lokalizację plików.
• Usuń pliki zgodnie z ustalonymi harmonogramami retencji dokumentów.

Oprócz zarządzania zapisami organizacji można wezwać urzędników z plików, aby pomóc w wielu innych obszarach, w tym w powitaniu odwiedzających; odbieranie telefonów i reżyserowanie połączeń; pisanie notatek, e -maili i innych rodzajów dokumentów; Nagrania transkrybujące; projektowanie form; działający sprzęt biurowy; i obsługa poufnych materiałów.

Pensja urzędnika pliku

Wynagrodzenie urzędnika plików różni się w zależności od doświadczenia, lokalizacji i możliwości wielozadaniowości w innych rolach:

• Mediana rocznego pensji: 31 700 USD (15 USD.24 godziny)
• Top 10% roczny pensja:Ponad 50 230 USD (24 USD.15/godzina)
• Dolna 10% roczna pensja: Mniej niż 21 390 USD (10 USD.28/godzinę)

Źródło: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Edukacja, szkolenie i certyfikacja

Standardy edukacyjne są podstawowe dla tego zawodu, a większość szkoleń odbywa się w pracy.

• Edukacja: Zazwyczaj konieczny jest dyplom ukończenia szkoły średniej, chociaż niektóre osoby pracujące jako urzędnicy z plików mają stopnie licencjackie i zaawansowane. Około 11% ma certyfikaty policealne.
• Szkolenie: Pomocne jest pewne doświadczenie zawodowe w podobnej dziedzinie. Szkolenie w miejscu pracy często polega na pracy w bardziej doświadczonym urzędniku przez kilka tygodni do kilku miesięcy.

Umiejętności i kompetencje urzędnika plików

Praca jako urzędnik plików wymaga silnych umiejętności organizacji i komunikacji, a także skrupulatnej dbałości o szczegóły. Urzędnicy plików mogą być również zobowiązane do od czasu do czasu wykonywania ciężkiego podnoszenia pól plików i tym podobnych. Inne istotne umiejętności i umiejętności obejmują:

• Umiejętności komputerowe i oprogramowania: Powinieneś poczuć się swobodnie za pomocą aplikacji internetowych i tekstowych, arkusza kalkulacyjnego i e -mailowych. Może być również konieczne zapoznanie się z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami, takiego jak EFILECABINET lub pamięć plików w chmurze.
• Czytanie umiejętności ze zrozumieniem: Główna część tej pozycji polega na uzyskaniu charakteru dokumentu z jego zawartości i umieszczenie go w logicznym miejscu, w którym inni oczekują go.
• Umiejętność słuchania:Słuchanie jest ważne, aby zrozumieć potrzeby współpracowników i wdrożyć ich prośby i sugestie.
• Umiejętności krytyczne: Umiejętności logiki i podejmowania decyzji są kluczem do szybkiego sortowania różnych dokumentów i ustalenia, co z nimi zrobić.

Perspektywy pracy

Oczekuje się, że zatrudnienie urzędnika plików spadnie o około 10% w latach 2016–2026, ponieważ organizacje łączą funkcje administracyjne, takie jak odbiór i zgłoszenie, a możliwości i łatwość korzystania z przechowywania danych technologicznych nadal rosną.

Środowisko pracy

Urzędnicy plików są zatrudnione w środowisku biurowym, w którym spędzają większość czasu na pobieraniu i dostarczaniu plików innym pracownikom lub siedzącym przed komputerem. Urzędnicy z plików, którzy pracują w większym biurze, mają możliwość spotkania się i interakcji z personelem firmy na wielu poziomach.

Plan pracy

Urzędnicy plików działają z reguły w normalnych godzinach pracy. Gdy biuro jest otwarte dla klientów, a inni pracownicy są w pracy, oczekuje się, że urzędnik również tam będzie. Ponieważ objętość wyprodukowanych dokumentów może być znacząca, w zależności od wielkości i charakteru organizacji, urzędnik plików może być musiał pracować w pełnym wymiarze godzin, aby nadążyć za prądem. Ale to nie znaczy, że możliwości dzielenia pracy lub stanowiska w niepełnym wymiarze godzin nie są dostępne. Nadgodziny nie jest na ogół wymagane.

Jak znaleźć pracę

Odśwież swoje CV

Przed wysłaniem CV do potencjalnych pracodawców, przejrzyj i zaktualizuj, aby upewnić się, że jest aktualny i wolny od literówek i niedokładności. Jeśli nie masz CV ani żadnego doświadczenia zawodowego, użyj wskazówek ekspertów i solidnego przykładu, aby stworzyć zwycięskie pierwsze CV.

Przygotuj się na rozmowę kwalifikacyjną

Przed rozmową zbadaj firmę i poproś znajomego o pomoc w ćwiczeniu odpowiedzi na niektóre z najczęstszych pytań dotyczących wywiadu. Im więcej ćwiczysz, tym wygodniej poczujesz się, gdy siedzisz naprzeciwko menedżera ds. Rekrutacji.

Porównanie podobnych miejsc pracy

Osoby zainteresowane pracą w scenariuszu biurowym rozważają również inne rodzaje miejsc pracy w biurze. Niektóre z tych prac mogą wymagać dodatkowej edukacji i szkolenia. Oto lista podobnych miejsc pracy, wraz z ich medianą rocznych pensji:

• Asystent administracyjny: 38 880 USD
• Księgowy: 40 240 USD
• Transkrypcja medyczna: 34 770 USD

Źródło: u.S. Bureau of Labor Statistics Procational Perspektywy, 2018