Chcesz 10 wskazówek, aby urozmaicić spotkanie firmy?

 Czy jesteś planistą miesięcznego lub okresowego spotkania firmy lub działu? Mogą być śmiertelnie nudne, jeśli nie będziesz ostrożny. Znasz zasady. Kilka gadających głów w kolejce, aby przekazać ludziom informacje o firmie. Tak, zdecydowanie jest to dla ciebie uznanie za organizowanie tego okresowego spotkania.

Pracownicy potrzebują informacji, aby dostosować się do strategicznego kierunku firmy. Chcą wiedzieć, co dzieje się w całej firmie, zwłaszcza gdy informacje dotykają ich pracy lub ogólnego sukcesu firmy. Są szczerze zainteresowani tym, co dzieje się w różnych działach.

Tak więc twoi pracownicy są zainteresowani, ale daj im przerwę od gadających głowy i niekończących się PowerPoints. Najbardziej efektywne spotkania pozyskują ich uwagi z pytaniami i odpowiedziami prowokującymi do myślenia, wizualami audio i uczestnictwem. Te wskazówki przyniosą ci sukces.

Czego potrzebujesz na udane spotkanie

• Stojak lub stół głośnikowy
• Mikrofon
• Porządek obrad
• Pomoce wizualne
• Kamera wideo
• Statyw
• Urządzenie kodujące
• Technologia przesyłania strumieniowego na żywo

10 wskazówek na lepsze spotkania

1. Rozpocznij swoje spotkania, prezentacje i sesje treningowe z działalnością lodołamacza lub rozgrzewką. Podczas dużego spotkania lub na krótkim spotkaniu lodołamacz może być jednym pytaniem, które sprawia, że ​​ludzie myślą i rozmawiają z sąsiadem. Jako przykład zadaj pytanie, które powoduje, że ludzie podnoszą ręce. Długość lodowca zależy od długości spotkania, więc zaplanuj mądrze.
2. Zróżnicuj swoje metody prezentacji. Jeśli każdy mówca rozmawia z publicznością, w formacie wykładu, nawet zainteresowane głowy wkrótce kiwają głową. Poproś ludzi o rozmowę w małych grupach. Użyj materiałów audiowizualnych, takich jak filmy, slajdy i prezentacje i zdjęcia PowerPoint. Jeśli mówisz o nowym procesie malowania, pokaż swoich pracowników przed i po pomalowanych częściach. Przekaż pozytywne ankiety klientów i karty komentarzy.
3. Zaproś gościnnych mówców do uczestnictwa i podniecenia odbiorców. Twoi klienci mają wiele do powiedzenia na rzecz pracowników na temat ich potrzeb i wymagań jakościowych. Jedna z organizacji klienta, która współpracuje z organizacją non-profit, organizuje gościnnych mówców z organizacji, które otrzymują darowizny. Mówcy z organizacji, których pracownicy wspierają finansowo, są dynamitami.
4. Zachęcaj pytania do przejścia dialogu. Proś ludzi o zapisanie swoich pytań przed spotkaniem i podczas spotkania. Daj czas na pytania skierowane do każdego głośnika. Jeśli nie możesz natychmiast i poprawnie odpowiedzieć na pytanie, powiedz ludziom, że wrócisz z nimi, gdy masz poprawną odpowiedź. Jeśli pytania przekraczają czas, zaplanuj spotkanie na ten temat.
5. Często uporządkowana, ale kluczowa, udana taktyka spotkania jest poproszenie każdego mówcy o powtórzenie na głos każdego pytania. Osoba zadaje pytanie, a następnie zna, że ​​mówca zrozumiał pytanie. Inne osoby biorące udział w spotkaniu mogą usłyszeć i znać pytanie, a nie tylko przypuszczać pytanie-być może niepoprawnie-od odpowiedzi mówcy.
6. Wyznacz cele na okresowe spotkanie. Nie możesz przedstawić każdego aspektu działalności firmy na godzinnym spotkaniu. Zdecyduj więc ważne, terminowe problemy i spędzaj na nich czas spotkania. Weź pod uwagę interesy większości uczestników. Pamiętaj, że masz inne metody komunikacji informacji o firmie, które zawierają takie programy, jak Yammer, Google Hangouts, Gotomeeting, Skype for Business, Flowdock, e -mail i im. Komunikacja wszystkich informacji o strategicznej firmie nie musi odbywać się na spotkaniu.
7. Ostrożnie sformułuj swój program. Zidentyfikuj potrzeby i interesy większości uczestników. Zacznij od dobrych wiadomości, które sprawi, że uczestnicy poczują się dobrze.
8. Zmieniaj kolejność mówców w porządku obrad każdego miesiąca. Nie chcesz, aby ludzie nudzili się identycznością. Rozłóż niezbędne elementy biznesowe w programie, aby ludzie nie dostosowują końca spotkania ani nie myślą, że ostateczne elementy są mniej ważne. Artykuł w „Wall Street Journal” kilka lat temu stwierdził, że U.S. Menedżerowie zaoszczędzą 80 procent czasu, gdy marnują się na spotkaniach, gdyby zrobili dwie rzeczy. Pierwszym zawsze miało mieć plan. Drugi miał zacząć na czas i zakończyć na czas. Dodam, że musisz zezwolić każdemu mówcy na czas niezbędny do pokrycia ich tematu. Trzymaj ich do ograniczenia czasu.
9. Zorganizuj środowisko fizyczne, aby ludzie zwracali uwagę na treść spotkania. Nikt nie powinien usiąść z boku głośników. Upewnij się, że są miejsca dla wszystkich uczestników, a jeśli wymagana jest notatki, powierzchnia do pisania również. Upewnij się, że wizualizacje są widoczne i że ludzie mogą usłyszeć. Może być konieczne użycie mikrofonu. Możesz przekazać rekwizyty lub próbki wokół pokoju do oglądania. Jeśli rozmiar spotkania stał się zbyt duży dla środowiska fizycznego w sali konferencyjnej, użyj technologii, aby przesyłać strumieniowo spotkanie w kilku dodatkowych lokalizacjach sali konferencyjnej. Chociaż z pewnością możesz przesyłać strumieniowo spotkanie do laptopów osób, neguje to pozytywny wpływ budowania zespołu, który frekwencja z innymi pracownikami w kilku lokalizacjach sali konferencyjnej.
10. Nigdy nie lekceważ siły żywności na spotkaniu. Jedzenie rozluźnia atmosferę, pomaga sprawić, że ludzie czują się komfortowo, pomaga ludziom podtrzymywać pozytywny poziom energii i buduje koleżeństwo zespołu. Upewnij się, że zaspokajasz różnorodne potrzeby swojej grupy z żywnością, którą podajesz. Jako przykład, oferuj owoc i jogurt oprócz pączków. Oferuj wegetariańskie i koszerne hot dogi z regularnymi frankami.