Korzystanie z kamieni milowych w zarządzaniu projektami

Jedną z definiujących cech projektu jest to, że trwa on przez stały czas. To może trwać od kilku tygodni do kilku lat, aw niektórych przypadkach na duże projekty budowlane lub roboty publiczne, dziesięciolecia.

Aby śledzić postępy po drodze i upewnić się, że kluczowe produkty są osiągane zgodnie z harmonogramem, menedżerowie projektów używają kamieni milowych.

Kamień milowy projektu to zadanie z zerowym, co oznacza osiągnięcie w projekcie. Są wykorzystywane jako sposób na pokazanie ruchu i postępu oraz pokazanie ludziom, co się dzieje, nawet jeśli nie mają szczegółowej wiedzy na temat zaangażowanych zadań, aby się tam dostać. Pod tym względem są one bardzo przydatne w komunikacji interesariuszy i ustalania oczekiwań.

Kiedy korzystać z kamieni milowych projektu

Kamienie milowe w zarządzaniu projektami służą do oznaczenia:

• Początek znaczących faz pracy
• Koniec znaczących faz pracy
• Terminy
• Kiedy podejmowana jest ważna decyzja
• Inne stałe punkty w czasie, które wymagają konkretnie

Jak często wkładać kamienie milowe w swoim planie

Szkolenie może zalecić umieszczenie kamieni milowych w twoim planie około raz w miesiącu. To jest w porządku i dobra zasada, ale musisz wykorzystać swój profesjonalny osąd. Niektóre miesiące mogą mieć wiele aktywności, a ważne spotkania są oznaczone jako kamienie milowe, podejmowane decyzje i zamknięcie jednej fazy i początek drugiej.

W innych miesiącach możesz skupić się na egzekucji, z bardzo niewielką, jeśli w ogóle, na którym możesz zawiesić kamień milowy.

Do celów raportowania warto stworzyć powód, aby mieć kamień milowy przynajmniej raz w każdym cyklu sprawozdawczym.

Jak kamienie milowe są reprezentowane na twojej liście Gantt

Kamienie milowe są jednym z elementów wykresu Gantta i są pokazane na wykresie jako diament. Nie są pokazywane jako normalne zadanie, ponieważ mają czas zerowy: innymi słowy, nie zajmują one żadnego czasu. W celu planowania na wykresie Gantta po prostu się zdarzają.

Jeśli nie używasz wykresów Gantt, nadal możesz używać kamieni milowych. Oto 5 alternatyw dla wykresów Gantta: nadal możesz włączyć kamienie milowe do swojego planu, używając tych.

Jeśli chcesz pozostać osobiście zorganizowany, a oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest w pełni zintegrowane z twoim kalendarzem, możesz skopiować i wkleić kluczowe daty w swoim dzienniku. W zależności od tego, jak lubisz pracować, może to przypominać o tym, co powinno się zbliżać.

Jak wymienić kamienie milowe

Kamienie milowe powinny mieć jasny opis twojego harmonogramu projektu, ale nie taki, który sugeruje, że są zadaniem. Nie należy ich więc nazywać „Uzyskaj zgodę na przejście do fazy 2”, ale „faza 2 zaczyna się”. Jeśli chcesz odzwierciedlić wysiłek zgody na przejście do fazy 2, dodaj zadanie tuż przed kamieniem milowym, aby to pokryć.

Kamienie milowe powinny opisywać moment, w którym reprezentują tak:

• Faza testowa zakończona
• PID zatwierdzony
• Podpisany umowa

Wielu menedżerów projektów decyduje się również na liczenie swoich kamieni milowych w celu ułatwienia referencji. Jeśli używasz struktury załamania pracy, możesz użyć z tego numeracji. W przeciwnym razie dobrze jest użyć M1, M2 i tak dalej, aby wyjaśnić, o czym mówisz. Wyraźna struktura nazewnictwa staje się ważniejsza wraz ze wzrostem liczby kamieni milowych, więc zastanów się, jak zamierzasz to zrobić, jeśli Twój projekt będzie trwał przez kilka miesięcy.

Jak podpisać kamienie milowe

Kamienie milowe stanowią część harmonogramu projektu, więc gdy twój harmonogram jest podstawowy, powinieneś rozważyć podpisanie kamieni milowych.

Jeśli chcesz zmienić daty kamieni milowych, powinieneś użyć standardowej procedury kontroli zmiany. Może to być tak proste, jak rozmawianie z sponsorem projektu i poinformowanie ich, dlaczego daty muszą się zmienić, lub tak formalne jak zebranie nowego zalecanego harmonogramu i przeniesienie go do komitetu planowania w celu ratyfikacji.

Najlepiej ustalić, jaki będzie twój proces podpisania kamienia milowego, jeśli w ogóle, przed koniecznością go użycie, aby nie marnować czasu, kiedy musisz dokonać zmiany.

Korzystanie z kamieni milowych do komunikacji

Kamienie milowe są przydatne do komunikacji i raportowania, ponieważ reprezentują minimalne punkty kontroli w planie. Innymi słowy, jeśli wykonałeś wszystkie pozostałe zadania, nadal można było zobaczyć, co się dzieje, i utrzymać projekt do przodu, używając tylko kamieni milowych.

Powinieneś być w stanie wyciągnąć kamienie milowe i umieścić je na desce rozdzielczej lub raporcie projektu. Powinny opowiedzieć historię projektu wystarczająco szczegółowo, aby zadowolić osoby, które zgłaszasz, zwykle sponsor projektu lub inną grupę wykonawczą, taką jak grupa sterująca (lub Rada Projektu). Każdego miesiąca lub przy użyciu częstotliwości raportowania możesz pokazać, które kamienie milowe zostały osiągnięte.

Raportowanie przeciwko kamieniom milowym jest dość proste i często odbywa się jako stół. Wymieniasz opis kamienia milowego, datę, który był należny, a następnie nowa prognozowana data. Kiedy kamień milowy zostanie osiągnięty i można go oznaczyć jako kompletne, dodajesz również tę datę. Mamy nadzieję, że będzie to samo, co prognozowana data, ale projekty nie zawsze tak się działają.

Taki stół sprawia, że ​​jest oczywiste, co zostało ukończone i co jest znakomite. Będziesz mógł zaplanować odpowiedź na pytanie: „Dlaczego nie osiągnęliśmy tego kamienia milowego?„Zanim pójdziesz i spotkasz ze sponsorem lub wyślij raport.

Kiedy Twój plan projektu jest bardzo długi i masz wiele kamieni milowych, łatwiej będzie zrzucić kompletne kamienie milowe w każdym cyklu raportowania. Zgłoś tylko kamienie milowe, które są nadchodzące lub ukończone w tym miesiącu: w przyszłym miesiącu zdejmij wszystko, co zostało ukończone w zeszłym miesiącu, więc nie stale dodawasz długości raportu, mówiąc ludziom o pracy, o której już wie, że jest zakończony.

Kamienie milowe to naprawdę przydatne narzędzie do zarządzania projektami do planowania, planowania i raportowania i są łatwe w użyciu. Umieść trochę w następnym planie projektu, śledź przeciwko nim, a dowiesz się, jaka częstotliwość działa dla Ciebie.

Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami, użyj ich elastycznie, aby dostarczyć żądany wynik, wykorzystując te wskazówki i wytyczne, aby poinformować własne decyzje.