Zmień te 5 typowych rodzajów spotkań biznesowych w produktywne zdarzenia

Nie musisz szukać zbyt daleko, aby znaleźć artykuły ekspertów na temat zarządzania czasem. Zastosowane guru i inne ekspertów potępiają spotkania i sugerują unikanie, zmniejszanie lub w inny sposób wydawanie się z tymi często pracochłonnymi marnotrawstwami czasu korporacyjnego.

Niemniej jednak czasami musimy się spotkać. Podczas spotkań istnieją kilka dobrze zdefiniowanych metod prowadzenia produktywnego spotkania. Niektóre techniki, które możesz zastosować podczas korzystania z tych metod, pomogą Twoim spotkaniom stać się bardziej produktywnym i gładkim.

Wyeliminuj aktualizacje „przejdź do stołu”

Znasz to spotkanie. Wręczyć osiemnaście osób w pokoju, a następnie wymagaj od każdej osoby, aby udostępnić aktualizację, która zazwyczaj brzmi jak próby uzasadnienia istnienia.

Dyrektorzy generalni i starsi liderzy są znani z prowadzenia tych spotkań, naiwnie wierząc, że jest to świetny sposób dla wszystkich, aby usłyszeć, co dzieje się w całej firmie. W rzeczywistości ludzie w większości dostosowują się i koncentrują się na planowaniu własnej aktualizacji, której nikt nie będzie słuchać. 

Zamiast tego możesz udostępnić odpowiednie wiadomości, w tym wyniki finansowe, duże wygrane klientów lub aktualizacje inicjatyw w całej organizacji. Rozszerz także ofertę dla osób w celu podniesienia ważnych problemów.

Jeśli wydarzyło się coś godnego uwagi i nie znanego, ktoś powinien się tym podzielić. Jeśli jedna grupa potrzebuje pomocy z innej grupy, podnieś żądanie. W przeciwnym razie nie zmuszaj wszystkich uczestników do podzielenia się.

Aktualizacje za pośrednictwem technologii

Nie trzeba dzwonić na spotkanie w poszukiwaniu czegoś, co możesz spojrzeć. Wykorzystaj narzędzia technologiczne dnia, aby zapewnić, że zespoły robocze utrzymują aktualną i widoczną aktualizację statusu, w której każdy może je zobaczyć kliknięciem myszy.

Jeśli musisz się spotkać, pokrój planowany czas spotkania w połowie lub zastosuj zwinne podejścia i uruchom krótkie sesje „stand-up”. Bądź drakoński o dygresjach i rozproszeniu, które wydłużają te sesje. Skoncentruj się na dzieleniu się statusem i wymagaj od ludzi rozwiązywania problemów poza tym forum.

Nieustrukturyzowane spotkania burzy mózgów

Pracuj nad zdefiniowaniem burzy mózgów i podzielenie się nim z zaproszeniami przed sesją. Zbierz ich wkład i skonsoliduj i opublikuj go lub udostępnij bez przypisywania pomysłów. Użyj sesji na żywo, aby skakać i opierać się na przesłanych pomysłach, dodając do listy.

Oprzyj się chęci oceny pomysłów w tej sesji. Uwzględniają inne techniki, które minimalizują presję socjalizacyjną, takie jak pisanie mózgu. A przede wszystkim skonsoliduj pomysły i utwórz proces typu niesprzedażowego, aby je ocenić. Po należycie oceniono je, archiwozmij je w celu łatwego odniesienia grupy w przyszłych sesjach i sytuacjach.

Dogłębne recenzje operacyjne

Utrzymuj głębokie nurkowania i egzaminy korporacyjne prywatnie i skup się na dzieleniu się kluczowymi wskaźnikami operacyjnymi, problemami i możliwościami. Spotkanie grupowe nie jest czasem ani miejscem na rozerwanie obszaru gorszych lub indywidualnych.

Zorganizuj spotkanie kontrolne na miejscu, ale nie poddawaj wszystkim innym widocznym przesłuchaniu w tej sprawie. Nie wycofuj się z odpowiedzialności za ulepszenie, ale wyeliminuj publiczne zawstydzanie z spotkań. 

Usuń spontaniczne podejmowanie decyzji

O dziwo, sala konferencyjna jest jednym z najgorszych miejsc do szybkich decyzji. Podnoszenie problemu po raz pierwszy i wezwanie do decyzji stawia ludzi na miejscu. Decyzje zwykle wymagają informacji i przygotowania. Mogą nie mieć przed nimi odpowiednich informacji ani nie są podnoszeni w tej sprawie.

Zamiast tego możesz pracować przed spotkaniami grupowymi, aby zaangażować kluczowych interesariuszy w kwestie i opcje. Zwróć się do ich wkładu, zaoferuj swoje perspektywy i pracę do brokera wspólnych interesów. Skorzystaj z forum spotkania, aby potwierdzić interesy interesariuszy i zidentyfikować ich zalecenia.

Chociaż nadal możesz nie uzyskać natychmiastowej decyzji bez kolejnego lub dwóch kroków, wzmocniłeś swoje relacje robocze z pracą przed sesją i zaoszczędzisz czas w tym procesie.

Końcowe przemyślenia

Ludzie to wspólne stworzenia z natury. Chociaż istnieją różne narzędzia technologiczne, które pozwalają nam się łączyć bez bycia w tym samym miejscu, czasami pomaga być twarzą w twarz.

Tym razem mądrze wykorzystaj swój szacunek dla uczestników, tworząc spotkania, które minimalizują czas zainwestowy.