10 najlepszych sposobów na skuteczne spotkanie zdalne

Przed kryzysem Coronawirusa firmy zdecydowały samodzielnie, jeśli chcą, aby pracownicy pracowali zdalnie lub mieli wymóg frekwencji w pełnym wymiarze godzin. Nagle świat odwrócił się do góry nogami, a większość firm była zobowiązana do zmiany i dostosowania do odległego modelu roboczego.

Jednak nawet gdy w końcu dobiegają końca. Jest również prawdopodobne, że to doświadczenie odległej pracy-przy najmniejszej części, jeśli nie cały czas, zyskał niektórych zwolenników. Oto 10 sposobów, aby pomóc Ci uczynić zdalne spotkania najbardziej skuteczne.

Potrzebujesz świetnych narzędzi technologicznych

Kiedy pracujesz w ramach kultury przynośnej na urządzenie (BYOD), ludzie będą mieli różnorodne systemy i możliwości. Twoi pracownicy mogą jednak nie mieć tego, czego potrzebują, aby wziąć udział w udanej konferencji wideo. Rozważ standaryzację laptopów lub przynajmniej ustawianie minimalnego standardu, aby konferencje wideo były jasne i skuteczne.

Będziesz chciał mieć kilka rodzajów technologii, które są uzgodnione na odległe spotkania, aby pracownicy stali się wydajni i doświadczeni. Może to również oznaczać inwestowanie w zestawy słuchawkowe wysokiej jakości, co może pomóc w zablokowaniu szumu w tle, a także zapobiec opinii od innych na rozmowie wideo.

Trzymaj się udanych podstaw spotkań na zdalne spotkania

Pobrane rozmowy i chit-chat przed rozpoczęciem spotkania twarzą w twarz są powszechne, ale nie zawsze działa tak dobrze w wirtualnych sytuacjach. Eksperci spotkań Bob Frisch i Cary Greene sugerują posiadanie formalnej struktury, przypisanego facylitatora, programu i ustalania ograniczeń czasowych, aby Twoje wirtualne spotkanie działało sprawnie.

Podobnie jak w przypadku każdego udanego spotkania, będziesz musiał być również z góry na temat tego, że zwołujesz, cel i tego, jak oczekujesz decyzji, wyników lub wyników.

Nie lekceważ czynnika socjalizacji

Istnieją różne powody, dla których zdalne pracownicy mogą chcieć organizować spotkania: dzielenie się informacjami, burzę mózgów, działalność koordynującą i po prostu budowanie zespołu. Ale jednym z ważnych powodów odbycia odległego spotkania jest socjalizacja. Zespoły zlokalizowane zdalnie muszą budować więzi społeczne, aby lepiej współpracować. W tej chwili może być konieczne organizowanie większej liczby spotkań niż w „normalnych” czasach, ponieważ tak wielu ludzi czuje się odizolowane i odłączone od siebie.

„Im bardziej możesz teraz zbudować poczucie wspólnoty, tym lepiej dla zdrowia emocjonalnego i wydajności pracy” - mówi autor i agencja cyfrowa Howard Tiersky. „Dobrze prowadzone spotka."

Wirtualny lodołamacz lub aktywność pomoże Ci również rozpocząć zdalne spotkanie pozytywnie i zachęci do rozsądnego selekcji do głównego tematu, lepiej niż bezczynne rozmowy. Nawet zabawny lodołamacz pomaga rozgrzać rozmowę grupy.

Wycisz w razie potrzeby

Odgłosy w tle, takie jak ludzie robiący notatki na swoich laptopach, dodaj ogromny hałas na wirtualne spotkanie. Przypomnij uczestnikom, aby uderzyli w wyciszenie, jeśli będą pisać (chyba, że ​​mówią) lub jeśli mają inny hałas w tle, taki jak dzieci, telewizory, ruch uliczny i zwierzęta.

Podziel się swoimi reakcjami

Mimo że możesz zobaczyć członków swojego zespołu, im więcej ludzi jest na odległym spotkaniu, tym mniej można zobaczyć wzajemne wskazówki na twarz i czytać modyfikowane elementy komunikacji w takim środowisku. Może to prowadzić do niewygodnego doświadczenia.

Z ludźmi na wyciszeniu, w tandemie z brakiem języka ciała i ogólną niezręcznością sytuacji w odległym spotkaniu, możesz mieć problem z informacją, jak ludzie reagują. 

Jeśli ktoś łamie żart, powiedz głośno: „To zabawne”, ponieważ może nie zobaczyć twojego uśmiechu ani nie usłyszeć twojego chichotu.

Mieć ubiór na zdalne spotkania

Praca w domu generalnie stanowi bardziej zrelaksowany dzień pracy, ale niektórzy ludzie posuwają się zbyt daleko. Na przykład sędzia na Florydzie musiał przypomnieć adwokatom, aby wstali z łóżka na rozprawy w sądzie i regularnie unosić się.Upewnij się, że Twoi pracownicy znają oczekiwania firmy dotyczące ich stroju biznesowego.

Daj wszystkim uczestnikom szansę na rozmowę

Podczas regularnego spotkania możesz oczekiwać, że ludzie będą mówić w razie potrzeby. Z powodu braku wskazówek społecznych i zalecanego wyciszenia ludzie mogą mieć trudności z powiedzeniem tego, co muszą powiedzieć. Facylitator lub lider spotkania powinien poprosić ludzi o zabranie głosu lub danie wszystkim uczestnikom możliwość udzielenia informacji zwrotnych lub dzielenia się pomysłami.

Na odległym spotkaniu niektórzy pracownicy czują się bardziej komfortowo i nie chcesz pozwolić nikomu na dominację. Dlatego facylitator może chcieć wezwać ludzi z nazwiska, aby umożliwić każdemu członkowi zespołu komunikowanie się. 

Skorzystaj z funkcji czatu i możliwości wideo narzędzia

Jeśli Twoje wirtualne narzędzie spotkania ma funkcję czatu, powiedz ludziom, aby z niej korzystać. Okno czatu jest cennym miejscem do odnotowania ważnych pomysłów i zadawania pytań bez przerywania prezentera.

Możesz także poprosić swoich zdalnych uczestników spotkania o włączenie komponentu wideo narzędzia lub laptopa. Jest to przydatny sposób, aby pomóc ludziom pozostać w zadaniu i skutecznie uczestniczyć w odległym spotkaniu. 

Jeśli możesz się zobaczyć, wiesz, czy twój współpracownik jest zaangażowany w spotkanie. Jeśli korzystasz z kontaktu wizualnego, poproś uczestników o usiąść w obszarze domu, który jest spokojny i nie rozprasza wizualnie.

Nie bój się rozwiązać trudnych problemów podczas odległego spotkania

Gdy Frisch i Greene z Harvard Business Review nawiązują, może być kuszące, aby zasugerować, że wszyscy czekają, aż wrócą do biura, aby rozwiązać pewne pilne problemy.Ale musisz teraz zająć się dzisiejszymi tematami. Odkładanie problemów pozwala im przyspieszyć, co przynosi efekt przeciwny do sukcesu biznesowego.

Traktuj ludzi z życzliwością i szacunkiem

Podczas gdy ludzie są bardziej samoświadomymi w aparacie niż w rozmowach twarzą w twarz, pokazanie uprzejmości jest zawsze dobrą radą dla jakiejkolwiek formy spotkania. Nie krytykuj ludzi za ich oświetlenie, umieszczenie kamery lub inny problem wizualny podczas spotkania. Czas na poprawienie tych rzeczy przed spotkaniem, jeden na jeden.

Dolna linia

Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Twojemu zdalne spotkania stać się bardziej skuteczne i opłacalne. Powinny nie tylko służyć jako narzędzie, które pomaga pracownikom poczuć się bardziej komfortowo, siedząc przed kamerą i brać udział, ale także wzmocnić zdolność do prowadzenia i zarządzania przepływem rozmowy. I, podobnie jak wiele wyzwań związanych z pracą, twoje wirtualne spotkania poprawiają się z czasem, praktyką, wytrwałością i cierpliwością.