Wskazówki dotyczące zwiększenia frekwencji na imprezach biznesowych

Planując spotkanie biznesowe, konferencję lub inne profesjonalne wydarzenie, frekwencja jest kluczowym punktem odniesienia sukcesu. Chcesz przyciągnąć wystarczającą liczbę gości, aby wypełnić miejsca, zaspokoić oczekiwania i sprawić, że wydarzenie było sukcesem finansowym. Uczestnicy chcą nauczyć się nowych informacji i wchodzić w interakcje z rówieśnikami i liderami w swojej dziedzinie.

Zwiększenie frekwencji i przyciąganie odpowiednich ludzi do wydarzenia nie zdarza się przypadkowo. Najbardziej udane spotkania wykraczają poza gwiazdy i inspirujące prezentacje, aby stworzyć profesjonalne, cenne, przyjazne środowisko dla każdego. Proces ten rozpoczyna się na początkowych etapach planowania.

01 z 06

Stwórz silny program

Caiaimage/Martin Barraud/Ojo+/Getty Images

Program Twojego wydarzenia jest pierwszą rzeczą, na którą uczestnicy będą przyjrzeć się, decydując o tym, czy wziąć udział. Wybierz silny główny motyw, aby zakotwiczyć swoje wydarzenie, a następnie ustrukturyj warsztaty, panele, keynotes i inne części programu, aby zapewnić cenną i różnorodną treść w tym temacie.

Podczas ustalania programu rozważ potrzeby zarówno uczestników, jak i prezenterów. Zostaw mnóstwo czasu na przerwy i posiłki i zorganizuj dzień wokół wielkich wydarzeń, w których chcesz, aby wszyscy uczestniczyli.

Jeśli będziesz mieć wiele warsztatów lub dyskusji panelowych jednocześnie, Space Out Events kierowane przez głównych głośników, aby każdy miał szansę je usłyszeć.

02 z 06

Rozważ logistykę

Thomas Tolstrup/Getty Images

Nawet z najlepszym programem i najciekawszym głośnikami, logistyka wpłynie na twoją frekwencję. Pamiętaj o potrzebach zarówno swoich uczestników, jak i branży podczas planowania dat, godzin i lokalizacji na wydarzenie.

• Jak długo trwa Twoje wydarzenie i jak lokalni są uczestnicy? Krótkie wydarzenia mogą się zdarzyć w ciągu dnia lub natychmiast. Wydarzenia wielodniowe mogą wymagać zaplanowania w weekend.
• Czy w Twojej branży lub popularne wydarzenia, które już zostały ustanowione? Zaplanuj swoje wydarzenie w czasie, które będzie miało mniejszą konkurencję o frekwencję.
• Czy uczestnicy będą musieli podróżować lub zostać na noc? Wybierz lokalizację wygodną do zakwaterowania, lotnisk lub innych środków podróży. Zajrzyj do negocjacji obniżonej stawki hotelu dla uczestników, gdzie impreza jest gospodarzem lub w pobliżu.
• Gdzie organizujesz wydarzenie? Jeśli jest w Twojej firmie, musisz zaplanować siedzenia, jedzenie i parking. Jeśli jest w hotelu lub centrum kongresowym, wybierz lokalizację z planowaniem podobnych wydarzeń.

Jeśli masz nadzieję na utworzenie corocznego lub powtarzającego się zdarzenia, bądź wrażliwy na potrzeby uczestników podczas planowania swojej logistyki. Ułatwianie imprezy do uczestnictwa i ustanowienia reputacji zarówno rozpoczęcia, jak i końcowej na czas.

03 z 06

Użyj technik marketingowych

Caiaimage/Getty Images

Traktuj swoje wydarzenie jak każdą inną część Twojej firmy i opracuj mieszankę marketingową do rozgłosu i promocji.

1. Zidentyfikuj odbiorców docelowych. Którzy są idealnymi uczestnikami na twoje wydarzenie? Na czym im zależy? Czy ktoś w branży może uczęszczać lub tylko tych, których zapraszasz osobiście? Czy próbujesz połączyć osoby o podobnej randze i doświadczeniu lub przyciągnąć uczestników w różnych punktach ich kariery?
2. Ustal konkretne odniesienia. Jak duże będzie Twoje wydarzenie? Ilu uczestników chcesz? Jakie cele próbujesz osiągnąć?
3. Opracuj mieszankę marketingową. Utwórz plan promowania wydarzenia na podstawie celów docelowych i celów wydarzenia. Czy reklamujesz się otwarcie, online lub w magazynach handlowych? Użyj optymalizacji wyszukiwarek, aby doprowadzić ludzi do strony z wydarzeniem? Wyślij tylko osobiste zaproszenia do wybranej listy gości?

Sposób generowania zainteresowania będzie zależeć od wielkości i zakresu Twojego wydarzenia. Ale bez względu na to, jak duży jest lub kto docelowy odbiorcy, stosowanie tradycyjnych technik marketingu i sprzedaży może pomóc w zwiększeniu frekwencji.

04 z 06

Zaproś wcześnie

Caiaimage/Getty Images

Jednym z kluczy do osiągnięcia świetnej frekwencji w wydarzeniu jest zapraszanie ludzi wcześnie i śledzenie. Harmonogram zaproszeń może obejmować:

1. Zaproś i potwierdź jak najwcześniejszych prezenterów lub głośników panelu w procesie planowania.
2. Wspomnij o wydarzeniu gościom (lub swojego zespołu) znanym osobiście przed wysłaniem zaproszeń.
3. Wyślij papier lub elektroniczną datę do osób lub organizacji, z którymi masz nadzieję, że weźmie udział.
4. Wysyłaj papierowe lub elektroniczne zaproszenia, w tym najważniejsze informacje o programach i gości specjalnych, z żądaniem RSVP.
5. Przekaż szczegółowe zaproszenie ponownie spersonalizowaną notatką do współpracowników lub znajomych, których znasz.
6. Kontynuuj z zaproszeniami, którzy jeszcze nie wysłały RSVP na miesiąc przed wydarzeniem.
7. Wyślij potwierdzenie wydarzenia do uczestników na tydzień przed zaplanowanym wydarzeniem (elektroniczne lub przez telefon, w zależności od liczby uczestników).
8. Śledź po wydarzeniu za pośrednictwem poczty elektronicznej, aby zaprosić opinie lub ogłosić nadchodzące wydarzenia, które uczestnicy mogą być również zainteresowane.

05 z 06

Wyślij osobiste zaproszenia

Zupełnie nowe obrazy/obrazy Getty

Bez względu na to, kto jest Twoim docelowym odbiorcą, rozszerzenie osobistych zaproszeń może być cennym sposobem na zabezpieczenie uczestników i wygenerowanie emocji związanych z wydarzeniem. Goście, którzy otrzymują osobiste zaproszenia, są bardziej skłonni do RSVP tak, nawet jeśli jeszcze nie znają Ciebie ani Twojej organizacji.

Wyślij fizyczne zaproszenie w towarzystwie osobistej notatki lub telefonu do znajomych, kolegów i znajomych, a także głośnych gości, których nie znasz.

W przypadku niektórych wydarzeń może pomóc podzielić się tą odpowiedzialnością. Lista gości wydarzenia jest często kompilowana z list kontaktów, które są utrzymywane przez różne osoby, a osoby z najbliższymi relacjami z zaproszeniami powinny wydać bezpośrednie zaproszenie na własnych gości.

Jeśli planujesz duże sympozjum lub konwencję z setkami uczestników, zapraszanie wszystkich osobiście nie będzie możliwe. Ale przy planowaniu większych wydarzeń nawet kilka osobistych zaproszeń może przejść długą drogę. Zidentyfikuj głównych graczy w swojej branży, z którymi chcesz nawiązać kontakty lub którzy mogą podnieść profil Twojego wydarzenia, a następnie skontaktuj się z telefonem lub e -mail.

06 z 06

Śledź i podziękowania uczestnikom

Caiaimage/Getty Images

Wielu uczestników docenia otrzymanie dodatkowych materiałów informacyjnych, slajdów prezentacyjnych, zalecanych czytania lub innych materiałów, do których mogły być odwołane przez prezenterów. Kontynuacja jest doskonałą okazją do udostępnienia tych informacji, przedłużenia wiadomości z podziękowaniami tym, którzy uczestniczyli, i rozpocząć publikowanie dodatkowych wydarzeń, które zaplanowałeś na przyszłość.

Kolejne e-maile i wysyłki to również doskonały czas na pozyskanie opinii na temat Twojego wydarzenia za pośrednictwem ankiety online, formularza pocztowego lub e-mailem komentarzy. Na przykład:

• Czy uczestnicy uważali, że materiał objęty prezentacjami i przemówieniami odpowiadał ich oczekiwaniom?
• Czy wydarzenie zapewniło cenne możliwości nawiązywania kontaktów lub uczenia się?
• Czy wydarzenie spotkało się z oczekiwaniami gości?
• Gdzie było miejsce na ulepszenia?
• To, co według uczestników było najważniejsze na wynos z tego wydarzenia?
• Czy w przyszłości uczestniczyliby w podobnym wydarzeniu?

Tego rodzaju opinie mogą pomóc Ci zrozumieć, gdzie się powiodło, a gdzie się nie udało, co pozwala poprawić proces planowania na wszelkie przyszłe spotkania lub konferencje.