Wskazówki dotyczące pisania otwartej komunikacji rejestracyjnej

Każdego roku otwarta rejestracja pozwala pracodawcom oferować swoje pracownikom świadczenia grupowe na krótki czas, ogólnie około 30 do 45 dni. W tym krytycznym oknie pracownicy muszą być informowani o świadczeniach pracownika, na które mogą zarejestrować się, kiedy to zrobić i gdzie się zapisać. Niestety wiele zespołów zasobów ludzkich stara się przekazać pracownikom niezbędne informacje, aby mogli przegapić.

E -mail może być potężnym narzędziem komunikacyjnym do edukacji pracowników podczas otwartych okresów rejestracji, gdy jest używany. Ponieważ jest powszechnie akceptowany i dostępny jako narzędzie komunikacyjne, może to być dobry sposób na dotarcie do wszystkich pracowników. Naucz się wskazówek ekspertów dotyczących komunikowania świadczeń podczas otwartej rejestracji, aby pracownicy w pełni wykorzystać ofertę świadczeń grupowych w tym roku.

Komunikować świadczenia przed, w trakcie i po otwartej rejestracji

Kilka miesięcy przed otwartą datą zapisów, ważne jest, aby mieć solidny plan komunikacji w celu dostarczenia odpowiednich informacji pracownikom przed zapisaniem się, podczas aktywnej rejestracji, a po zakończeniu rejestracji się. Może to być seria e -maili, które zachęcają pracowników do podjęcia konkretnych działań, z linkami do strony rejestracji i informacji o świadczeniach.

Przypisz przedstawiciela komunikacji centralnej korzyści

Reaktywność ma kluczowe znaczenie podczas otwartej rejestracji, ponieważ pracownicy będą mieli niezliczone pytania w tym czasie. Pamiętaj, aby przypisać co najmniej jedną osobę, która będzie służyć jako punkt kontaktowy dla wszystkich przychodzących wiadomości e -mail od pracowników, którzy mają pytania i obawy. Powinien to być ktoś bardzo zaznajomiony ze szczegółami planu, stawkami i terminami.

Użyj systemu wewnętrznego do gromadzenia informacji związanych z korzyściami i analizy

Czy Twoja firma aktywnie śledzi rejestracje, częściowe rejestracje i inne aspekty procesu rejestracji? Jeśli nie, system wewnętrzny może być pomocny w utrzymaniu zarządzania rejestracjami w całej organizacji. Użyj bezpłatnego serwera e -mail, takiego jak Outlook, aby skonfigurować powiadomienia e -mail dla zmian danych.

Stwórz serię wiadomości na cotygodniowe punkty kontaktowe z pracownikami

Otwarta rejestracja może być łatwiejsza i bardziej produktywna, gdy istnieje ciągła wymiana między zespołem HR a pracownikami. W ramach strategii komunikacji e -mail utwórz serię wiadomości, które mówią o tematach zdrowia i dobrego samopoczucia, funkcjach programów świadczeń i innych powiązanych sprawach. Wyślij w cotygodniowych e -mailach punktu kontaktowego do wszystkich.

Podaj menedżerom cotygodniowe konto wysiłków rejestracji świadczeń

Zawsze dobrze jest uzyskać pełne wykup od menedżerów podczas rejestracji świadczeń. Dlaczego? Menedżerowie mogą pomóc pracownikom w ustalaniu priorytetów zapisania się na ich świadczenia na nadchodzący rok planu i mogą dzielić się, w jaki sposób świadczenia wspierają cele pracowników. Skorzystaj z ukierunkowanej kampanii e -mail dla menedżerów w okresach OE, aby utrzymać ich na bieżąco z ważnymi zadaniami i datami.

Spraw, by e -maile z korzyściami są zabawne

Otwarty okres rejestracji nie musi być stresujący. W rzeczywistości może to być okazja, aby trochę się zabawić. Opracuj e -maile, które zawierają zabawne gry, takie jak pytania dotyczące ciekawostek, ciekawe fakty dotyczące firmy i darmowe zdrowe prezenty z przekąskami.

Zapewnij prawidłową gramatykę i pisownię w e -mailach

Przed wysłaniem e -maili świadczeń upewnij się, że gramatyka i pisownia są dokładnie sprawdzane. Może to zapewnić, że żadne literówki nie trafiają do czytelników i że e -maile mają sens. Literówki mogą mylić pracowników i wyglądają nieprofesjonalnie.

Użyj standardowego szablonu e -mail i pomiń HTML

Podczas opracowywania wiadomości e -mail w celu komunikacji świadczeń, eksperci twierdzą, że najlepiej trzymać się standardowego szablonu e -mail i upraszczanie tego. Stray HTML może zakłócać niektóre programy czytania e -mail, szczególnie na urządzeniach mobilnych.

Napisz potężne linie tematyczne

E -maile zostaną odczytane dopiero po otwarciu. I tak się nie stanie, jeśli tematyka nie zmusza odbiorców. Pisząc e-maile, skup się na tworzeniu linii tematu e-maila, który zaintryguje odbiorców do otwarcia wiadomości e-mail za pomocą słów Power, takich jak „pilne”, „wrażliwe na czas” i „uwaga” może pomóc w osiągnięciu tego celu.

Używaj całkowitych oświadczeń nagród w sezonowych e -mailach

Aby pomóc pracownikom zrozumieć pełną wartość świadczeń pracowniczych, skorzystaj z oświadczeń o całkowitych nagrodach przynajmniej raz w tym kwartale. Można go dołączyć jako PDF do poszczególnych wiadomości.