Wskazówki dotyczące wyboru oprogramowania księgowego dla małych firm

Korzystanie z oprogramowania księgowego oszczędza wiele godzin w porównaniu z ręcznym obsługą książek lub za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Oprogramowanie księgowe zmniejsza lub eliminuje zbędne wprowadzanie danych, takie jak wprowadzanie adresu klienta w cytatu, a następnie dodanie zamówienia i faktury. Jest to rozwijająca się branża, z jednym badaniem, które przewiduje, że globalny rynek oprogramowania księgowego osiągnie 11 USD.8 miliardów do 2026.

Jeśli jesteś jedynym właścicielem z niewielkim dochodem, możesz nie potrzebować oprogramowania księgowego, ale właściciele małych firm, którzy noszą zapasy i żonglują dużą liczbą klientów i pracowników, zaoszczędzą czas i będą miały dokładniejsze rekordy, jeśli korzystają z oprogramowania księgowego.

Oto kilka wskazówek, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe dla swojej firmy.

01 z 05

Poszukaj określonych funkcji

Obrazy bohatera / obrazy Getty

Węzić wybory oprogramowania księgowego, tworząc listę funkcji księgowych małych firm, które potrzebujesz, aby prowadzić swoją firmę. Najpierw skonsultuj się ze swoim zespołem, aby upewnić się, że obejmujesz wszystko, co potrzebuje Twoja firma, ponieważ może się okazać, że potrzebne są funkcje, o których wcześniej nie pomyślałeś. A po wybierzeniu i wdrożeniu oprogramowania może być kosztowne w pokładzie zespołu w innym rozwiązaniu oprogramowania po znalezieniu poprzedniego rozwiązania nie było niezbędnych narzędzi.

Większość funkcji księgowych małych firm obejmuje:

• Zarządzanie zapasami
• Śledzenie sprzedaży
• Zarządzanie kontaktami z klientami
• Obsługa konta handlowego
• Asygnowanie
• Szacunki
• Lista płac
• Raportowanie podatków od działalności gospodarczej

Niektóre oprogramowanie księgowe jest zaprojektowane specjalnie dla branż, takich jak dystrybutorzy budowlani, produkcyjni i hurtowni. Jeśli Twoja mała firma jest w branży z określonymi wymogami rachunkowymi, może istnieć oprogramowanie księgowe z funkcjami, aby spełnić te wymagania. Nie zapomnij zapytać innych osób w swojej pracy o opinie na temat ich oprogramowania księgowego, aby pomóc w kierowaniu wyborem.

02 z 05

Ustal, czy pasuje do Twojej firmy

Kathleen Finlay / Getty Images

Teraz, gdy zawęziłeś wybór oprogramowania księgowego, zadaj pytania podczas kupowania oprogramowania księgowego dla małych firm, aby ustalić, czy jest to odpowiednie dla Twojej firmy.

Czy oprogramowanie wzrośnie z tobą?

Dowiedz się, czy oprogramowanie ma moduły, które możesz dodać później w razie potrzeby. Przykładem wspólnego modułu, który możesz później dodać, jest rachunkowość płacowa.

Jeśli nie można dodać modułów, czy oprogramowanie łatwo uaktualni się do bardziej zdolnej wersji tego samego oprogramowania księgowego? Lub, czy oprogramowanie eksportuje do formatu danych, takiego jak CSV, abyś mógł je przesłać, jeśli później przejdziesz do innego tytułu oprogramowania księgowego?

Czy Twój bank to popiera? 

Możliwość pobierania transakcji z banku oszczędza dużo czasu, więc najpierw dowiedz się, czy Twój bank będzie obsługiwał oprogramowanie.

Czy powinien być online lub zainstalowany?

Oprogramowanie rachunkowości online to oprogramowanie internetowe, które działa bezpiecznie za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Oprogramowanie księgowe online jest szczególnie wygodne w celu uzyskania dostępu do danych księgowych i rekordów z wielu komputerów.

Można uzyskać dostęp do niektórych użytkowników?

Jeśli więcej niż jedna osoba korzysta z oprogramowania księgowego, jedna osoba może potrzebować pełnego dostępu do wszystkich funkcji, ale inne mogą potrzebować dostępu do obszarów wprowadzania danych, a nie raportów.

Czy oprogramowanie księgowe ma bezpłatną próbę?

Zawsze jest najlepiej, jeśli możesz wypróbować oprogramowanie przed jego zakupem. Aby zobaczyć, jak przydatna jest dokumentacja oprogramowania, pobierz bezpłatną próbę i wypróbuj ją przez kilka dni, aby sprawdzić, czy jest to dopasowane.

03 z 05

Uwzględniać koszty wsparcia

Fancy / Getty Images

Pamiętaj, aby wymienić koszty w budżecie oprogramowania księgowego. Niektóre oprogramowanie księgowe zapewnia opłatę za pośrednictwem wiadomości e-mail lub telefonu od momentu rozpoczęcia korzystania z oprogramowania. Jednak koszt oprogramowania księgowego dla małych firm zapewnia wsparcie bez żadnych kosztów za określony czas, abyś mógł zadawać pytania, kiedy zaczniesz korzystać z oprogramowania bez ponoszenia dodatkowych wydatków. Po tym okresie płacisz za wsparcie co roku, kwartalnie lub na podstawie użytkowania.

Oprogramowanie księgowe może mieć bezpłatne forum użytkowników online, na którym możesz również zadawać pytania. Może to być dobra alternatywa dla wsparcia opartego na opłatach, gdy twoje pytanie dotyczy czegoś prostego, na przykład jak korzystać z funkcji.

04 z 05

Nie płacą za niepotrzebne funkcje

Sturti / Getty Images

Mniejszy, mniej złożony biznes potrzebuje mniej funkcji niż większy biznes. Bez względu na to, jak wydają się nieodparte dodatkowe „gwizdy i dzwonki”, oprzyj się pokusie, aby kupić więcej oprogramowania księgowego niż potrzebujesz.

Zasadniczo płacisz więcej za dodatkowe funkcje w oprogramowaniu księgowym. Jeśli Twoja firma rośnie na tyle, aby potrzebować bardziej solidnych funkcji finansowych, koszt jest uzasadniony, ale do tego czasu powinieneś trzymać się podstaw. W przypadku mniejszych firm dostępnych jest wystarczająco dużo opcji oprogramowania księgowego, że nadmierne kupowanie jest niepotrzebne.

05 z 05

Skonsultuj się z księgowym

Marvin Fox / Getty Images

Oprogramowanie księgowe nie zastępuje antalicta za zapewnienie, że Twoja firma jest zgodna z prawnymi i akceptowanymi praktykami rachunkowymi i podatkowymi. Ale kiedy korzystasz z oprogramowania księgowego, Twój księgowy nie będzie musiał spędzać czasu na wykonywaniu określonych zadań, co oszczędza pieniądze na małą firmę.

Każde dobre oprogramowanie księgowe będzie zawierało raporty, które musisz przekazać swojemu księgowi na podstawie miesięcy, kwartalnych i rocznych. Zapytaj swojego księgowego, jakie raporty są potrzebne i upewnij się, że możesz je wygenerować za pomocą oprogramowania księgowego, które rozważasz.