Wskazówki i narzędzia do rejestracji zdarzeń

Postępy w technologii miały znaczący wpływ na planowanie zdarzeń, a zwłaszcza rejestracja zdarzeń. Dawno minęły czasy zaproszeń papierowych, które pojawiają się w kopercie z znaczkiem. Rejestracja online jest coraz bardziej powszechna dla każdego rodzaju wydarzenia, od seminariów biznesowych i corocznych konferencji po kamienie milowe i funkcje wakacyjne firmy. Chociaż ten proces online może wydawać się prosty, nadal wymaga pracy.

Na szczęście w przypadku planistów wydarzeń dostępnych jest wiele narzędzi do pomocy w rejestracji zdarzeń. Wybory obejmują proste platformy, które zajmują się podstawami rejestracji zdarzeń i bardziej zaawansowanych, oferujących wielofunkcyjne aplikacje. Niektóre programy rejestracji zdarzeń przetwarzają płatności zdarzeń. Niektóre zapewniają również automatyczne zwroty, jeśli rejestracja zostanie anulowana. Inne pakiety Utwórz rejestrującego znaczniki nazwiska. Narzędzia rejestracji wydarzeń mogą również umożliwić integrację z witryną konferencyjną lub firmą, a także połączyć się z ich platformami mediów społecznościowych.

Niestety przy tak wielu opcjach proces wyboru narzędzia rejestracji zdarzeń dla Twojej firmy może być przytłaczający. Oto prosty do śledzenia przewodnika o wyborze narzędzi rejestracji zdarzeń, które najlepiej obsługują biznes planowania wydarzeń.

Wybór oprogramowania do rejestracji zdarzeń: od czego zacząć?

Podczas wybierania narzędzi rejestracji zdarzeń najlepiej zacząć od określania swoich potrzeb i potrzeb. Zastanów się nad swoimi priorytetami rejestracyjnymi i biznesem planowania wydarzeń. Zadaj sobie te pytania:

• Czy Twoje potrzeby są proste i wymagają tylko przetwarzania rejestracji i płatności? 
• Czy oferujesz wiele sesji w ramach głównego wydarzenia, które wymagają dodatkowych rejestracji?
• Czy musisz zarządzać rezerwacjami hotelowymi lub organizacjami podróży?
• Czy wspierasz stronę internetową konferencji?
• Czy zapewnisz znaczniki nazw, koordynowanie wymagań audiowizualnych lub hosting specjalnych sesji wyciągania?
• Czy zarządzasz więcej niż jedno wydarzenie jednocześnie?
• Czy Twoje wydarzenie jest corocznym wydarzeniem lub jednorazowym wydarzeniem?

Odpowiedzi na te pytania pomogą znaleźć oprogramowanie do rejestracji zdarzeń, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Narzędzia

Przy tak wielu możliwościach w oprogramowaniu rejestracji zdarzeń łatwo jest złapać się w krzykliwe funkcje i najnowsze narzędzia, niezależnie od tego, czy działają na twoje wydarzenie, czy też w ogóle zostaną wykorzystane. Nie zwabiaj najnowszych i najlepszych. Zamiast tego zrób listę tych funkcji, które obecnie stosujesz w procesie rejestracji zdarzeń i dodaj te, które chcesz dołączyć, aby usprawnić proces. Niektóre dostępne funkcje obejmują:

• Rejestracja zdarzenia online
• Rejestracja na miejscu
• Rejestracja grupy uczestników
• Uczestnik do samodzielnego zameldowania
• Przetwarzanie płatności zdarzenia
• Zarządzanie uczestnictwem i raporty
• Uczestnik tworzenia i zarządzania odznaką
• Rejestracja na poszczególne sesje
• Tworzy rozwój
• Zarządzanie pokojem w hotelu
• Zarządzanie marketingowe
• Media społecznościowe
• Ankiety i informacje zwrotne z wydarzeń

Cena

Wiele narzędzi rejestracji zdarzeń oferuje standardowe funkcje w rozsądnej cenie, które są dobrze odpowiednie podczas zarządzania prostymi wydarzeniami. Programy te obejmują podstawowe formularze rejestracyjne, które można połączyć z Twoją witryną. Mogą zebrać informacje rejestracyjne, w tym informacje o karcie kredytowej, aby zarejestrować i przetwarzać płatności kartą kredytową. Również listy rejestracyjne uczestników można skompilować lub wyeksportować. W zależności od rodzaju zdarzeń, które planujesz i częstotliwość zdarzeń, te proste narzędzia mogą być dobrze dopasowane, zapewniając dokładnie to, czego potrzebujesz, bez uchylania się wszelkiego rodzaju dodatkowymi funkcjami, które nie są dla Ciebie przydatne.

Dodatkowe możliwości

Jeśli prace związane z planowaniem wydarzeń planuje duże konferencje, narzędzia rejestracji zdarzeń, które oferują dodatkowe funkcjonalność poza podstawami, mogą być tym, czego potrzebujesz. Rozwiązania obejmują te, które przetwarzają rejestrację zdarzeń i łączą funkcję z możliwością śledzenia i zgłaszania różnych szczegółów większego, bardziej złożonego wydarzenia. Jeśli uczestnicy wydarzenia rejestrują się na konferencję, a następnie rejestrują się na określone warsztaty w ramach danej sesji, istnieją narzędzia, które umożliwiają tę funkcję.

Niektóre oprogramowanie umożliwi przetwarzanie wielu uczestników z jednej organizacji z jednym źródłem płatności, a także oferuje różne struktury cenowe na podstawie rabatów grupowych lub wczesnych opłat rejestracyjnych. Jeśli potrzebujesz dostosowanych raportów, poszukaj pakietu rejestracji zdarzeń, który automatycznie generuje raporty, kompilując listy frekwencji na podstawie poszczególnych warsztatów lub innych wybranych parametrów. Konferencje zazwyczaj wymagają drukowanych nazwy, aby umieścić na liście „musi mieć”, aby można je było tworzyć automatycznie w ramach procesu rejestracji wydarzenia i poszukać dostosowywania, aby odzwierciedlać, czy uczestnik jest zarejestrowany na całą konferencję, przez część tygodnia lub tylko określony dzień.

Integracja

Dla tych planistów zdarzeń prowadzących wiele wydarzeń integracja danych rejestracyjnych z istniejącą bazą danych może być kluczową funkcją dla Twojej organizacji. Rozważ bieżące metody dodawania rejestrujących do bazy danych i zidentyfikuj obszary ulepszeń. Ważne jest, aby zastanowić się nad różnymi sposobami zintegrowania tych informacji z istniejącymi informacjami, takimi jak osoby, które zgłosiły się na ochotnika lub darowizny. Większość wniosków o rejestrację zdarzeń zapewnia możliwość ręcznego eksportowania danych. Jednak ta metoda jest czasochłonna, ponieważ wymaga ponownego zaimportowania informacji do bazy danych. Przeglądaj pakiety, które mogą zaspokoić nie tylko wymagania dotyczące rejestracji wydarzeń, ale także wspierać Twoje potrzeby w zakresie zarządzania składnikami.

Przed zakupem

Po zawężeniu wyboru oprogramowania do rejestracji zdarzeń ustal, czy oferują one bezpłatny okres próbny. To da ci możliwość nie tylko przetestowania funkcji, ale także sprawdzenia, czy ma to funkcjonalność, której potrzebujesz i czy dobrze pasuje do Twojego wydarzenia. Jest to również okazja do doświadczenia ich poziomu obsługi klienta podczas odpowiadania na pytania lub pracy nad rozwiązaniem problemu, który masz.