Cel i treść pliku płacowego pracownika

Plik płac pracowniczy jest repozytorium wszystkiego, co ma wspólnego z wypłatą pracownika. Głównym powodem utworzenia pliku płac jest ograniczenie dostępu do reszty poufnych informacji znajdujących się w pliku personalnym.

Cel pliku płacowego pracownika

Plik płacy umożliwia personelowi księgowemu płacenie pracownikowi bez dostępu do informacji poufnych pracowników. Pracownicy rachunkowości mogą przechowywać rekordy płac, gdzie ma to sens w opłaceniu pracownikowi. W przypadkach, w których płaca i rachunkowość są zlecane na zewnątrz, jest to jeszcze bardziej zalecana praktyka dla rekordów płac pracownika.

Plik płac ogranicza dostęp do poufnych informacji o pracownikach. Plik płacy pracowniczej umożliwia personelowi rachunkowości i finansom posiadania potrzebnych informacji do zapłaty pracownikowi w poręcznej lokalizacji. Lokalizacja powinna być bezpieczna i niekalona dla innych pracowników.

Musisz zaimponować pracownikom księgowym fakt, że informacje w plikach płac są poufne i nie powinny być udostępniane bez pozwolenia i odpisać od personelu HR. Pracownicy księgowi nie powinni również udostępniać żadnych informacji na temat podwyżek pracowników, promocji, bonusów i żadnych innych informacji poufnych na temat pracowników.

Zasoby ludzkie nie muszą monitorować dostępu księgowego do plików płac pracowniczych. Jak zaleca się powiązane pliki pracowników, takie jak personel i akta medyczne, należy ograniczyć dostęp do pliku płac. Tylko ludzie, którzy muszą mieć informacje, aby wykonać swoją pracę.

Zawartość pliku płacowego pracownika

Jest to sugerowana lista tego, co należy do pliku płacowego pracownika.

• Oferta list podpisany przez menedżera ds. Rekrutacji, zasobów ludzkich i pracownika
• Zezwolenie na wynagrodzenie podpisane przez zasoby ludzkie i menedżera ds. Rekrutacji, gdy istnieje umowa pracownika
• Formularz W-4
• Dokumentacja i autoryzacja dotyczące wszelkich świadczeń pracowniczych, które obejmują odliczenie płac
• Formularz Bezpośredniej autoryzacji depozytu
• Formularze rachunkowości czasowej
• Godzinne tygodniowe arkusze godzinowe
• Rekordy zegara czasu, gdzie używane
• Rekordy frekwencji
• Żądania zwrotu kosztów, w tym dokumentacja i wpływy na podróż i inne autoryzowane wydatki
• Formularze i rachunki do zwrotu czesnego w celu płatności, książek i tak dalej
• Płacić z góry formularze
• Dokumenty pożyczki firmy i harmonogram płatności
• Zamówienia i rekordy garnismowania
• Upoważnienie do ujawnienia prywatnych informacji
• Dokumenty dotyczące każdego podwyżki pracownika
• Dokumenty związane z wszelkimi premią, dzieleniem się zyskami lub nagrodą uznania
• Formularze W-2
• Autoryzacja dla wszelkich innych działań płacowych, które pozwala Twoja firma

Znany również jako Pliki pracowników, rekordy pracowników, pliki zasobów ludzkich, dokumentacja

Uwaga: Susan Heathfield stara się zaoferować dokładne, rozsądne, etyczne zarządzanie zasobami ludzkimi, pracodawca i porady w miejscu pracy na tej stronie, ale nie jest adwokatem. Treści w Witrynie nie należy interpretować jako porady prawnej. Witryna zawiera ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od stanu i kraju, więc artykuły nie mogą być ostateczne dla nich wszystkie dla twojego miejsca pracy. W razie wątpliwości zawsze szukaj doradcy prawnego. Informacje na stronie są zawierane wyłącznie na wskazówki.