Najlepszy system zarządzania czasem

Wiele osób pomyla śledzenie czasu w zakresie zarządzania czasem. Religijnie śledzą wszystko, co robią każdego dnia, przez tygodnie lub nawet miesiące. A potem przestają to robić, ponieważ nie zdali sobie sprawy z żadnych pozytywnych zmian. Jasne, wyeliminowali kilka wydarzeń i priorytetowo traktowali niektórych innych. Ale niczego nie udało się; Właśnie to przestawili. Pod koniec dnia są nadal oszołomieni i sfrustrowani.

Ale śledzenie tego, jak spędzasz czas, nie jest zarządzaniem czasem. Zarządzanie czasem polega na wprowadzaniu zmian w sposobie spędzania czasu. Aby uzyskać skuteczne zarządzanie czasem, musisz zastosować system zarządzania czasem, który pomoże Ci zobaczyć, gdzie zmiany mogą i należy wprowadzić… co oznacza, że ​​pierwszym krokiem zarządzania czasem jest analiza, w jaki sposób spędzasz czas, abyś mógł ustalić, jakie zmiany Cię zmiany chcieć zrobić.

Użyj kategorii do skutecznego systemu 

Jak zarządzasz czasem? Sekret skutecznego systemu zarządzania czasem jest w kategoriach. Spójrz na swój kalendarz na jutro. Prawdopodobnie jest już pełen wydarzeń i działań, które masz nadzieję osiągnąć.

Gdy pracujesz lub później, będziesz wypełniać puste przestrzenie szczegółami na temat tego, co zrobiłeś. Pod koniec dnia spójrz na listę i oznacz każde zadanie i/lub zdarzenie za pomocą jednej z następujących kategorii. Ile czasu w ciągu dnia pracy spędziłeś:

Wydawanie pożarów

Nieoczekiwany telefon. Raport, który jest niezbędny na spotkanie, które powinno było wydrukować wczoraj. Brakujący plik, który powinien znajdować się na biurku. Ile dnia spędziłem w trybie kryzysowym? Dla większości ludzi jest to kategoria negatywna, która spływa ich energię i zakłóca ich wydajność.

Radzenie sobie z przerwami

Połączenia telefoniczne i osoby spuszczające biuro prawdopodobnie na szczycie listy, gdy przypisujesz wydarzenia do tej kategorii. Po raz kolejny dla większości ludzi jest to kategoria negatywna, ponieważ zakłóca (a czasem zabija) produktywność.

Wykonywanie planowanych zadań

Jest to najbardziej pozytywny czas wykorzystania czasu w ciągu dnia pracy. Masz kontrolę i osiągasz to, co zamierzałeś osiągnąć. Planowane zadania mogą zawierać połączenia telefoniczne, spotkania z personelem, a nawet odbieranie e-maila-jeśli są to zadania, które wprowadziłeś na swój plan.

Praca nieprzerwana

Być może nie pracujesz nad zadaniem, które planowałeś, ale możesz coś osiągnąć, a dla większości ludzi jest to bardzo produktywny, pozytywny tryb pracy.

Nieprzerwane przestoje

Te czasy w ciągu dnia pracy są wykorzystywane do ponownej energii i przegrupowania. Lunch lub przerwa w połowie porannej może się liczyć, jeśli są nieprzerwane. Jeśli masz szczęście współpracować z firmą, która oferuje obiekty robocze lub pokoje z drzemki, to się również liczyło. Każdy potrzebuje pewnej ilości nieprzerwanych przestojów wbudowanych w swój dzień, aby być produktywnym w czasie pracy.

Tydzień twojej przeszłości jest kluczem do przyszłości

Teraz, gdy rozumiesz kategorie tego systemu zarządzania czasem, nadszedł czas, aby je wykorzystać do analizy „typowego” tygodnia pracy. Korzystanie z dowolnego systemu kalendarza, którego używasz do wyświetlania wizyt i zajęć w życiu codziennym, wróć i wybierz najnowszy tydzień.

Przejrzyj wpisy każdego dnia roboczego i kategoryzuj je zgodnie z powyższymi kategoriami zarządzania czasem, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Utrzymanie całkowitej biegu na dole każdego dnia ułatwi zobaczenie, jak spędzałeś czas pracy każdego dnia.

Teraz masz dane, które potrzebujesz, aby wprowadzić zmiany w sposobie spędzania czasu w pracy. Czy spędzasz zbyt dużo czasu, wydając pożary? Następnie musisz wprowadzić zmiany organizacyjne lub fizyczne, aby zapobiec lub odroczyć te stałe kryzysy. Na przykład wyczyść i zreorganizować biurko, aby łatwo znaleźć potrzebne pliki, i ustalić rutynę umieszczania plików potrzebnych na następny dzień na biurku przed wyjazdem na cały dzień.

Nie otrzymując wystarczającej ilości nieprzerwanych przestojów podczas dnia pracy? Następnie musisz zaplanować czas dla Ciebie podczas dnia pracy. Na przykład przestań jeść lunch przy biurku i fizycznie opuść budynek na określoną porę lunchu.

Lub zaplanuj „przerwę” od 10 do 15 minut na popołudnie, aby przekąsić i rozciągnąć w biurze. Planowane przestoje nie muszą być długie. Zaledwie pięć minut spędzonych na robieniu czegoś całkowicie niezwiązanego z pracą może być wystarczające do odświeżania, aby zwiększyć wydajność i do samopoczucia.

Możesz skutecznie zarządzać swoim czasem

Stosując kategorie pracy zarządzania czasem i wprowadzając zmiany, które musisz wprowadzić, aby spędzić więcej czasu podczas dnia pracy w pozytywnych kategoriach i mniej czasu w kategoriach negatywnych, naprawdę będziesz w stanie skutecznie zarządzać swoim czasem - i osiągnąć prawdziwy cel zarządzania czasem, aby poczuć się lepiej.