Podstawy budowy budżetu na wydarzenia

Jako planista wydarzeń pozostanie w budżecie klienta jest kluczowe. Aby to zrobić, potrzebujesz szczegółowego budżetu na wydarzenie, na który ty i Twój klient się zgadzasz. Niezależnie od tego, czy jesteś nowy w planowaniu wydarzeń, czy doświadczony profesjonalista, utrzymanie budżetu na wydarzenia pomoże Ci zachować zorganizowanie i przygotowanie do każdego zapytania klienta, jednocześnie pomagając uniknąć przekroczenia budżetu.

Ważne aspekty budżetu na wydarzenie

W przypadku podstawowego wydarzenia, takiego jak seminarium lub przyjęcie obiadowe, programy Excel lub inne programy arkuszu kalkulacyjnego mogą być pomocne. Wymień następujące cztery kategorie na górze: pozycja, przewidywany koszt, rzeczywiste koszty, szczegóły. Stamtąd po prostu wypełniasz arkusz kalkulacyjny i zarządzasz nim tak, jak jakakolwiek inna część swojej firmy.

1. Śledź koszty wynajmu witryny. Gdy planujesz samo wydarzenie i spotykasz się z kierownikiem sprzedaży miejsca, śledź wszystkie prognozowane opłaty za wynajem w przestrzeni wydarzenia i funkcji, sprzątanie, obsługa bagażu i powiązane wydatki.
2. Oszacuj koszty gastronomiczne. Obejmuje to wszystkie opłaty za żywność i napoje, w tym wskazówki i napiwki, które mogą stanowić nawet 30 procent. Budżety cateringowe mogą balonować lub kurczyć się, a zarządzanie nimi z ostrożnością jest dobrym pomysłem, ponieważ mogą być doskonałym źródłem oszczędności.
3. Opłaty za transport dokumentów. Obejmuje to wahadła, trenerzy, transfer wydarzeń i wszelkie powiązane wydatki. Nie zapomnij o ubezpieczeniu, paliwa, opłatach za pomocą lub przyczep, jeśli są potrzebne.
4. Dodaj wydatki na dekoracje. Większość wydarzeń obejmuje wydatki na dekoracje, takie jak Centerpieces, Florals, Nast Nettals itp. Tutaj wymieniasz te koszty.
5. Dokument rozrywki i opłaty za sprzęt. Wspólne wydatki w tej kategorii obejmują sprzęt klimatyzacji, ale jest to również dobre miejsce do wymienienia honorarium dla głośników lub jeśli zatrudniasz artystów artystów.
6. Podsumuj opłaty drukarskie. Kilka małych ładunków przedmiotów faktycznie łączy się, aby stworzyć większy element linii wydatków. Należą do nich zaproszenia, odznaki nazw, broszury programowe, oznakowanie wydarzeń i banery.
7. Utwórz pozycję na prezenty. Jedną z powszechnych wskazówek wydarzenia jest nigdy nie pozwolić gościowi opuścić z pustymi rękami. Tak więc, niezależnie od prezentu lub prezentów, które dostarczasz, śledź dla nich koszty osobno; Byłbyś zaskoczony, ile te przedmioty mogą kosztować.
8. Zidentyfikuj wydatki działań. Jeśli Twoje wydarzenie obejmuje takie działania, jak golfa, tenis, spa, rafting, rower lub inne działania, będziesz chciał odnotować koszty tych opłat osobno. Rozważ podsumowanie całkowitego kosztu w arkuszu kalkulacyjnym i dołączanie awarii.
9. Opublikuj inne wydatki. Jeśli koszt nie należą do żadnej z powyższych kategorii, wymień je jako element różnego wydatków.
10. Daj sobie kategorię funduszu awaryjnego. W zależności od wielkości lub złożoności zdarzenia, możesz dać sobie tyle samo, co do 20% budżetu na wydarzenie tutaj. Pomimo najlepszego planowania, opłaty przekroczą przewidywane plany z wydatkami, których nigdy nie rozważasz. To powstrzyma cię przed przekroczeniem budżetu za każdym razem.
11. Podsumuj przewidywane wydatki. Podczas budowania programu wydarzeń będziesz mieć dobrą projekcję całkowitych wydatków. Są to informacje, które podzielisz się z klientem wydarzenia, aby upewnić się, że jest on świadomy budżetu wydarzenia, aby nie było żadnych niespodzianek.
12. Podsumuj rzeczywiste wydatki. Dzieje się tak po zakończeniu wydarzenia. Subtotalne faktury w powyższych 10 kategoriach i dokumentują faktyczny budżet. Jeśli jest wyjątkowo korzystny, zidentyfikuj oszczędności w faktycznym budżecie vs. prognozowany budżet, pokazujący wartość, którą wniósł do roli.