Podstawowa etykieta przesyłania rozmowy biznesowej

Właściwa biznesowa etykieta telefoniczna może zrobić pozytywne wrażenie na Twoich klientach i klientach. Przeniesienie połączenia telefonicznego to coś więcej niż tylko wiedza, jakie przyciski naciskać w systemie telefonicznym. Etykieta telefoniczna biznesowa, z której codziennie korzystasz Ty i Twoi pracownicy.

Możesz albo wystawić profesjonalne wrażenie lub brakuje tego. Niezależnie od tego, czy Twój pracownik jest dyrektorem finansowym, czy temperaturą odpowiedzialną za odpowiedzią na telefony, upewnij się, że wszyscy w Twojej firmie są na bieżąco, jak profesjonalnie przenieść telefon. 

01 z 07

Wyjaśnij, dlaczego musisz przenieść połączenie

Alistair Berg / Getty Images

Ludzie mogą wybaczyć wiele rzeczy, ale niegrzeczność w miejscu pracy nie jest jednym z nich. Uprzejmie wyjaśnij dzwoniącemu, dlaczego musisz przenieść telefon. Może się zdarzyć, że dzwoniący dotarł do niewłaściwego działu lub niewłaściwego rozszerzenia w odpowiednim dziale.

Kolejnym powodem przeniesienia połączenia może być tylko inny dział może odpowiedzieć na pytanie, lub nie masz wystarczającej uprawnień, aby podjąć decyzję, której szuka dzwoniący. Niezależnie od tego, upewnij się, że dzwoniący dokładnie wiedzą, dlaczego ich telefony wymagają przesyłania, aby nie myśleli.

02 z 07

Najpierw podaj swoje informacje

Peopleimages / Getty Images

Zawsze daj dzwoniącym swoje imię i nazwisko i rozszerzenie na wypadek, gdybyś został odłączony. Informuje ich, że osobiście martwisz się o swoją sytuację. Chcesz także zapobiec sytuacji, w której dzwoniący jest odłączony i musi zacząć od nowa od zera, wyjaśniając sytuację kolejnego przedstawiciela firmy.

Powinieneś także poinformować dzwoniących nazwisko osoby lub działu, do którego ją przenosi, a także podać ten numer rozszerzenia. Bez względu na to, w jakiej sprawie jesteś, wszyscy zajmują się dobrą obsługą klienta. 

03 z 07

Poproś o pozwolenie na rozpoczęcie transferu

Kredyt: Paul Bradbury / Getty Images

Po ustaleniu relacji z dzwoniącą poproś dzwoniącego o zgodę na zainicjowanie transferu. To żądanie daje również dzwoniącemu szansę na zadawanie wszelkich innych pytań lub wyrażenie innych obaw. Pozwala także dzwoniącym powiedzieć, że oddzwoniły, gdy będą miały więcej czasu.

Czasami zdarza się, że dzwoniący nie chce być przenoszony. Jeśli tak, dowiedz się, dlaczego. Następnie wyjaśnij, że transfer zapewniłby, że otrzyma pomoc jak najszybciej. Wyjaśnij także, że podasz następnego przedstawiciela wszystkich informacji na temat ich połączenia i że nie będą musieli ponownie wyjaśnić swojej sytuacji

04 z 07

Poczekaj na odpowiedź

Photoalto / Frederic Cirou / Getty Images

Nie na ślepo przesyłaj połączenia, gdy tylko usłyszysz drugi dzwonek telefoniczny. Poczekaj, aż druga osoba odpowie i wyjaśni, dlaczego połączenie jest przesyłane. Ten krok daje następnemu pracownikowi szansę przygotowania się do połączenia i uniemożliwia rozmówcy konieczność wyjaśnienia ich sytuacji lub problemu.

05 z 07

Wprowadzić

Obrazy AJ_WATT / GETTY

Wróć do dzwoniącego i ogłosić nazwę i/lub dział, do którego je przenoszisz. Podziękuj dzwoniącego za jego cierpliwość i zapytaj, czy możesz zrobić coś dla nich, zanim się rozłączysz. Pomaga, jeśli możesz użyć pierwszego lub nazwiska osoby, do której rozmówca jest przenoszony. Wzmacnia osobiste połączenie, które nawiązałeś i dodatkowo stwarza wrażenie, że dzwoniący jest dobrze zadbany. 

06 z 07

Wypełnij transfer

Andersen Ross / Getty Images

Wypełnij transfer, łącząc dzwoniącego z drugą osobą lub działem. Pamiętaj, aby zakończyć połączenie, rozłączając telefon lub odłączając zestaw słuchawkowy. Ponieważ systemy telefoniczne mogą być skomplikowane, szczególnie w dużych firmach, chcesz upewnić się, że całkowicie odłączyłeś się od połączenia. Jeśli jesteś nowy w pracy, opłaca się eksperymentować kilka razy z kolegą przed faktycznym przeniesieniem połączenia.

07 z 07

Jak zakończyć połączenie

Obrazy tetra / obrazy getty

Istnieje kilka powodów zakończenia połączenia, gdy jesteś zaangażowany w dzwoniącego. Jednak bez względu na powód, bez względu na to, jak uzasadniony, musisz się odłączyć w profesjonalny sposób. Najczęstszym powodem zakończenia rozmowy jest to, że natkniesz się na długotrwały mówca, który będzie konsumował zbyt dużo twojego czasu i uniemożliwi ci podejście do Twojej firmy.

Innym mniej powszechnym powodem jest to, że dzwoniący używa języka obraźliwego, groźnego lub wulgarnego. Niestety osoby z problemami zarządzania gniewem uważają, że mogą wyrwać swoją wrogość na nieznajomych, zwłaszcza tych w branży usługowej lub pozycji serwisowej. Skonsultuj się z polityką i procedurami firmy, jak poradzić sobie z tego rodzaju sytuacją, aby uniknąć konsekwencji prawnych. I pamiętaj, że zawsze lepiej jest zawiesić dzwoniącego, gdy szukasz porady, niż powiedzieć coś, czego możesz żałować później. 

Znaczenie etykiety telefonicznej

Telefon jest często pierwszym kontaktem klienta lub klienta z Twoją firmą. Chcesz, aby to doświadczenie było najlepsze. Głównie nie chcesz,.