Strategie optymalizacji rachunków należnych

W przypadku wielu firm, dział płatności rachunków nie przyciąga wiele uwagi, chyba że coś pójdzie nie tak. Jednak z działu płatnego działu jest wiele do uzyskania. I odwrotnie, istnieje wiele problemów, które mogą pochodzić z takiego, który po prostu utyka. Departament ten często ma ogromny wpływ na przepływy pieniężne firmy i istnieją możliwości, które można uzyskać lub utracić w wyniku korzystania z umów płatniczych z dostawcami.

Dobrze prowadzone działy płatne powinny być w stanie skorzystać z rabatów wolumenowych i rabatów wczesnych płatności, a także określić najlepszy sposób na posiadanie najwięcej gotówki dla innych wydatków i inwestycji. Departament ten powinien również mieć możliwość upewnienia się, że dostawcy spełniają swoje zobowiązania w oparciu o umowy i umowy, więc jeśli standardy wolumenu lub jakości nie zostaną spełnione, problemy są rozwiązywane i podejmowane są odpowiednie działania naprawcze.

Wspólne rachunki Problemy z płatnymi

Chociaż istnieje wiele możliwości obniżenia kosztów i zwolnienia gotówki, istnieje również wiele przeszkód, z którymi stoją przedsiębiorstwa, próbując osiągnąć te cele. Badanie optymalizacji rachunków Canon 2014 wykazało, że przetwarzanie papieru było jednym z największych źródeł problemów dla wielu organizacji, a czas potrzebny na radzenie sobie z fakturowaniem papierowym jest największym problemem. Innymi głównymi źródłami niepokoju były:

• Zapewnienie, że płatności są dokonywane na czas
• Usprawnienie procesu zatwierdzenia faktury
• Uzyskanie najlepszych warunków płatności z dostawcami i upewnienie się, że obowiązki są obowiązujące po obu stronach
• Radzenie sobie z różnorodnymi systemami rachunkowości i faktur dostawczy
• Rejestrowanie i weryfikacja bezpieczeństwa danych i transakcji

Wiele z wymienionych problemów jest pogarszających lub stworzonych przez poleganie na fakturowaniu papierowym. Zgubione dokumenty jest częstym problemem w wielu organizacjach, co prowadzi do późnych lub nieudanych płatności. Ponadto, podczas gdy wiele firm jest zainteresowanych digitalizacją swoich dokumentów, większość dostawców nadal wysyła faktury papierowe lub wysyła je faksem.

Większość małych firm obsługuje własne dokumenty płatne, a wiele z nich odbywa się ręcznie. Ponieważ niewielu dostawców przeszło na rozliczenia elektroniczne, większość organizacji spędza duże ilości siły roboczej ręcznie wprowadzając dane i tworzy cyfrowe kopie dokumentacji.

Korzystanie z dokumentacji papierowej często spowalnia proces zatwierdzenia faktury, ponieważ kopie muszą zostać wykonane i dostarczone odpowiednim członkom zarządzania do przeglądu. Gdy dokumenty nie są łatwo dostępne lub dostępne w formacie cyfrowym, jest wyzwaniem do analizy danych i upewnieniem się, że uzyskane są najlepsze umowy płatnicze i obowiązki są wywiązane. Umowy rabatowe na czas i wczesne płatności mogą zostać łatwo utracone, jeśli firmy nie są w stanie dokonywać płatności, gdy są zobowiązane, więc problemy związane z dokumentami mogą być kosztowne.

Ulepszenia i optymalizacja

Ze względu na fakt, że szereg problemów związanych z właściwym prowadzeniem rachunków płatnych działów wynika z tych samych głównych przyczyn, istnieje również kilka korekt, które organizacje mogą dokonać, które w tym samym czasie zajmie się wieloma obawami. Trzy z najskuteczniejszych sposobów, w jakie firmy mogą usprawnić swoje rachunki Procesy Procesy działu, mają:

• Użyj rozpoznawania znaków obiektu, aby digitalizować dokumenty
• Skorzystaj z portali internetowych, które są dostępne dla dostawców
• Utwórz przepływy pracy zarządzania

Ocr

Podczas gdy wiele firm rutynowo korzysta ze skanerów, aby tworzyć cyfrowe kopie dokumentów, generalnie wiąże się to tylko z utworzeniem obrazu dokumentu zapisanego na komputerze. Oznacza to, że informacje nadal należy wprowadzić ręcznie do bazy danych, więc chociaż utrata rekordów jest mniejsza, nadal jest czasochłonna.

Rozpoznawanie znaków obiektu lub OCR obejmuje skanowanie dokumentu i wyszukiwanie z niego danych. Dane te można automatycznie dodać do bazy danych lub arkusza kalkulacyjnego. Proces OCR pomaga zmniejszyć wydanie błędów wprowadzania danych i umożliwia wprowadzenie informacji, gdy tylko dokumenty zostaną odebrane. OCR zajmuje mniej więcej w tym samym czasie dla pracownika, co skanowanie dokumentu w celu utworzenia pliku obrazu i ogólnie nie wymaga żadnych dodatkowych kroków. Według Gartnera istnieją organizacje, które są w stanie opublikować 80 procent lub więcej swoich faktur bez konieczności bezpośredniego zaangażowania pracownika.

Portale dostawców

Usprawnienie procesu wprowadzania faktur i danych do scentralizowanego systemu może umożliwić firmom utworzenie lub skorzystanie z portalu internetowego, który pozwala firmie i jej dostawcom śledzić zamówienia, patrzeć na faktury i sprawdzić, czy płatności zostaną dokonane. Udostępnienie tych danych wielu osobom w organizacji może pomóc w zapewnieniu, że dział płatności rachunków ma odpowiedni nadzór i może pomóc przyspieszyć czas potrzebny na zatwierdzenie faktur. Umożliwienie dostawcom dostępu do portalu umożliwia tym firmom przesyłanie faktur i śledzenie płatności, a także być świadomym wszelkich problemów z otrzymanymi dostawami lub problemami fakturowania.

Ustanowić przepływy pracy i procesy

Jednak organizacja postanawia poradzić sobie ze swoimi działaniami zarządzania danymi, ważne jest, aby istniał ustalony proces zarządzania kontami i płatnościami. Umożliwia to firmom upewnienie się, że operacje działają i ustalić alternatywy, czy są uciążliwe lub prowadzą do błędów lub opóźnień. Według Deloitte procesy te powinny szczegółowo opisać, co robi działający dział, gdy odbiera fakturę, w jaki sposób dane są wprowadzane i udostępniane oraz jaki jest proces uzyskiwania faktur. Powinny być również wytyczne dotyczące ustalenia najlepszych sposobów radzenia sobie z płaceniem różnych rodzajów dostawców.

Podczas gdy wielu dostawców oferuje zniżki na płatność w ciągu 30 lub 90 dni, może nie być warte rabatu, jeśli to zakłóca przepływy pieniężne organizacji. Konieczne jest również, aby istniał sposób na sprawdzenie, czy zarówno firma, jak i dostawcy spełniają recepty umowy lub umowy. Ustanowienie przepływów pracy w zakresie rozwiązania tych problemów może pomóc organizacjom dokonać właściwych wyborów.

Gdy dostawcy nie dostarczają czasu, w wystarczających kwotach lub odpowiednich ilościach akcji, firmy mogą nie chcieć płacić faktur, dopóki sprawy te nie zostaną rozwiązane. Przepływ pracy może mieć kluczowe znaczenie dla ustalenia, co należy zrobić, gdy pojawią się te problemy. Ponadto płatności dla dostawców muszą być również dokonywane na czas, aby zapobiec utratę rabatów lub poniesienia kar za opóźnione płatności. Każda umowa dostawcy musi być udokumentowana i aktualizowana w miarę zmiany rzeczy, a procesy powinny zapewnić odpowiednio obsługę każdego konta.

Tworzenie przepływów pracy może również pomóc firmie:

Outsourcing

Digitalizacja zapisów, wdrażanie OCR i korzystanie z portalu, do którego dostawcy mają dostęp, może nie być czymś, co jest konieczne dla mniejszych firm, ale organizacje nie powinny zakładać, że koszt uniemożliwia firmę z nich skorzystanie. Podczas gdy koszty ustanowienia i utrzymywania systemów elektronicznych mogą być wygórowane dla wielu małych i średnich organizacji, robienie tego wewnętrznego jest często konieczne. Istnieje wielu zewnętrznych dostawców, do których organizacje mogą zlecić te zadania. Organizacje mogą uzyskać pomoc z outsourcingową dla wszystkiego, od ustanowienia procesu OCR po pomoc firmy w tworzeniu przepływów pracy w celu analizy umów dostawców.

Podczas gdy organizacje mogą nie być w stanie samodzielnie stopnie kosztów wdrażania różnych systemów IT, posiadanie ich stron trzecich jest często bardzo przystępne cenowo. Firmy będą musiały porównać koszty korzystania z zewnętrznych stron w celu opracowania tych systemów w stosunku do potencjalnych oszczędności i wartości uwolnienia gotówki, ale outsourcing pozwala organizacjom korzystać z technologii i systemów, które zwykle byłyby zbyt drogie.

• Upewnij się, że zamówienia zakupu są tworzone dla każdego nowego zamówienia
• Sprawdź, czy faktury dopasowują otrzymane produkty i spełniają umowy umowne
• Sprawdź rekordy, aby upewnić się, że płatności są dokonywane na czas i że nie są powielane
• Określ najlepszą metodę płacenia faktur, na przykład za pośrednictwem EFT lub kart kredytowych, aby obniżyć opłaty