Kroki dotyczące przygotowania przewodnika planowania konferencji

Kroki dotyczące przygotowania przewodnika planowania konferencji

Planowanie konferencji wymaga zestawu umiejętności obejmujących niesamowite umiejętności organizacyjne, zdolność do wielozadaniowości, energii, kreatywności, zbawczej działalności, umiejętności interpersonalnych i dbałości o szczegóły. Wymaga to również kompleksowego przewodnika planowania konferencji, który nie tylko utrzyma Cię w ramach harmonogramu, ale zapewni bardzo potrzebną pewność, że nie zapomniałeś czegoś po drodze.

Jak różni się od innych planowania wydarzeń

Planowanie konferencji różni się od innych rodzajów planowania wydarzeń i obejmuje dodatkowe kroki. Konferencje są zwykle wydarzeniami na dużą skalę, które zwykle zajmują rok lub dłużej. Twoja lista rzeczy do zrobienia może obejmować wybór miejsca, rezerwację pokoi hotelowych, konfigurowanie rejestracji online, zabezpieczenie głośników, organizowanie apartamentów hotelarskich, organizację hali wystawowej, planowanie spotkań, obsługę jedzenia i napojów i nie tylko. Przygotowanie dobrze zorganizowanego przewodnika planowania konferencji, który mapuje kroki, jest obowiązkiem dla każdego udanego planisty konferencji.

Przewodnik planowania konferencji działa jako plan planowania dowolnej konferencji. Dostosuj i zmodyfikuj przewodnik na podstawie planowanego wydarzenia i trzymaj go pod ręką. Po odpowiednim przygotowaniu i użyciu wkrótce stanie się Twoim najcenniejszym narzędziem do planowania konferencji.

Zacznij od podstaw planowania konferencji

Pierwsza część przewodnika w zakresie planowania konferencji powinna obejmować podstawy dotyczące konferencji:

  • Data i godzina wydarzenia
  • Lokalizacja zdarzenia (jeśli jest znana)
  • Cel wydarzenia

Obejmują wszelkie inne znane elementy, takie jak alternatywne daty lub liczba uczestników.

Jaki jest plan? 

Przed zaplanowaniem różnych elementów konferencji musisz dowiedzieć się, jakie są te różne elementy i gdzie pasują do ogólnego programu Twojego wydarzenia. Wyjmij więc długopis i podkładkę lub usiądź przed komputerem i zacznij zapisywać wszystko, co przychodzi na myśl.

Nie martw się o listę rzeczy w kolejności ważności lub w żadnej sekwencji chronologicznej. To nadejdzie później. W tej chwili zasadniczo będziesz tworzyć bardzo długą, ale prostą wersję swojej listy rzeczy do zrobienia, która zostanie podzielona na różne samodzielne elementy, które należy obsługiwać indywidualnie podczas procesu planowania. 

Niniejsza sekcja może wymienić dowolne z poniższych:

  • Wybór miejsca
  • Wybór hotelu
  • Miejsce spotkań
  • Suites gościnności
  • Konferencja Hall i stoiska
  • Ceremonia otwarcia
  • Rejestracja mówcy/wystawcy
  • Rejestracja uczestnika
  • Organizacja podróży
  • Uczestnicy
  • Program wydarzeń
  • Jedzenie i napoje
  • Audiowizualny
  • Personel na miejscu

Poświęć trochę czasu na kompilację tej listy, aby niczego nie pominąć, i dodaj wszystko, co pojawi się później. Nie daj się przytłoczyć wielu obszarów odpowiedzialności; Celem tutaj jest myślenie o wszystkim teraz, abyś mógł efektywnie planować i zarządzać każdym przedmiotem.

Wybierz miejsce

Po ustaleniu, kiedy konferencja ma się odbyć i zrozumieć ogólny zakres wydarzenia, następnym krokiem jest wybranie miejsca. W zależności od wielkości konferencji możesz wybrać jedno miejsce dla wszystkich potrzeb konferencyjnych, od hali wystawowej po sale konferencyjne, sale bankietowe i pokoje hotelowe.

Jeśli konferencja jest zbyt duża, aby można je było zakwaterować w jednym miejscu, poszukaj miejsca, które znajduje się w pobliżu zewnętrznych hoteli lub miejsc gastronomicznych, aby uczestnicy konferencji nie musieli podróżować zbyt daleko, aby przejść z jednego wydarzenia konferencyjnego do drugiego.

Pomyśl o rejestracji uczestnika

Rozważ najlepszy sposób, aby uczestnicy zarejestrowali się na tej konferencji i jak potwierdzić ich rejestrację. Możesz przyjrzeć się tworzeniu odznak lub znaczników nazw dla uczestników. Po przejściu do rejestracji należy przejrzeć i zaktualizować przewodnik planowania.

Jeśli oczekuje się, że wydarzenie przyciągnie duże tłumy, wówczas internetowy system rejestracji konferencji jest dobrym rozwiązaniem. System może przetwarzać płatności, śledzić rejestrację i organizować inne istotne informacje oraz pomagać w generowaniu raportów i list uczestników.

Wystawy i konferencyjne hale wystawowe

Obszary wystawowe są wspólną cechą na konferencjach, zapewniając sponsorom i dostawcom możliwość wynajęcia miejsca w celu promowania swoich produktów i usług. Jest to również okazja dla gospodarza konferencji, aby przynieść przychody, jeśli funkcja wystawy zostanie skutecznie promowana i dobrze otrzymana. W zależności od wielkości konferencji zarządzanie wystawcami i hali wystawowej będzie wymagało dodatkowego czasu i zasobów, więc zaplanuj odpowiednio.

Jak wspomniano powyżej, systemy rejestracji konferencji online są najlepszym sposobem śledzenia rejestracji, więc jeśli oczekujesz dużej liczby wystawców, rozważ włączenie rejestracji wystawców do systemu rejestracji uczestnika. Wystawcy będą również potrzebować:

  • Odznaki wystawców
  • Mapa hali wystawy konferencji z wymienionymi numerami stoiska
  • Podręczniki dla kabiny wystawowej ustawione i rozdzierane
  • Wystawa umów stoiska
  • Lista dostawców na miejscu dostępnych do pomocy w wypożyczalniach i usługach wystawy

Jako planista konferencji będziesz odpowiedzialny za zatrudnienie bezpieczeństwa w celu zapewnienia bezpieczeństwa materiałów znajdujących się w hali wystawowej.

Zaplanuj szczegóły konferencji

Przy niektórych z większych obowiązków, takich jak wybór miejsca konferencji i rejestracja uczestników, możesz skupić się na planowaniu szczegółów konferencji. Podobnie jak w przypadku planowania zdarzenia o dowolnym charakterze, zorganizowanie jest równie najważniejsze, jak dbałość o szczegóły.

Teraz nadszedł czas, aby wyciągnąć tę długą listę pralni rzeczy do zrobienia, które złożyłeś na początku procesu planowania konferencji. Przeglądaj listę i wprowadzaj zmiany lub dodatki w razie potrzeby, aby odzwierciedlić najnowsze zadania i obowiązki. Następnie umieść te elementy w kolejności chronologicznej, zaczynając od przedmiotów, które mogą lub muszą zostać ukończone z daleka z góry. Na przykład:

  • Książka blok pokoi hotelowych
  • Rezerwacja Hall Space
  • Badania online systemy rejestracji konferencji
  • Zaplanuj plan marketingowy

Zacznij od początku i odejdź stamtąd. Dla każdego szczegółu, które należy mieć tendencję do zawierania dalszych działań, aby upewnić się, że umowy są podpisane i odbierane. W miarę zbliżania się daty konferencji produkty akcji będą zawierać zadania krótkoterminowe, takie jak:

  • Wybierz kolorystykę i wystrój
  • Dokonaj aranżacji kwiatowych
  • Menu Hoose
  • Zorganizuj transport na lotnisko dla głośników lub VIP -ów

Zastanów się nad przewodnikiem planowania konferencji jako podręcznika dla wszystkiego, co jest zawarte w planowaniu konferencji, bez względu na to, jak małe. Ten przewodnik szybko stanie się nieocenionym narzędziem, które nie tylko zapewni Ci zorganizowanie i zgodnie z harmonogramem, ale uspokoi nerwy w miarę zbliżania się dużej randki i pytasz, czy o czymś zapomniałeś.