Krok po kroku, planuj założyć skuteczne spotkania

Jeśli jesteś jak większość ludzi, których znam, myśl o spędzeniu dnia na spotkaniach z tyłu może być strasznym uczuciem. Spotkania mogą być nudne, często niepotrzebne i zdecydowanie zajmują czas od innych (bardziej ważnych) pracy. Ale spotkania mogą być bardzo wydajne i produktywne, gdy są dobrze zaplanowane. Oto kilka prostych kroków do planowania skutecznych spotkań.

Zdecyduj, czy naprawdę potrzebujesz spotkania

Po pierwsze, zdecyduj, czy planowanie spotkania jest naprawdę konieczne. Często uważamy, że formalne spotkanie jest najlepszym sposobem na udostępnianie informacji lub dyskusję. Ale jeśli twoje wiadomości można dostarczyć za pośrednictwem poczty elektronicznej lub połączenia konferencyjnego lub po prostu poprzez zbieranie kilku osób w twoim biurze przez 15 minut, to prawdopodobnie dobrym pomysłem jest całkowicie pominięcie formalnego spotkania.

Zapraszaj tylko tych, którzy naprawdę muszą tam być

Kiedykolwiek został zaproszony na spotkanie i zastanawiałem się w połowie, dlaczego tam jesteś? Nie marnuj czasu ludzi, zapraszając ich na spotkanie, w którym nie muszą uczestniczyć. To nie będzie skuteczne spotkanie. Czy ktoś z księgowości musi być obecny na spotkaniu, aby odpowiedzieć na pytania budżetowe? Następnie zaproś jedną osobę z rachunkowości kto jest odpowiedni do tego zadania.

Jeśli kolega lub przełożony musi zostać poinformowany o tym, co zostało omówione na spotkaniu, nie musisz zapraszać ich na faktyczne spotkanie. Po prostu przygotuj podsumowanie spotkania i wyślij je później. Docenią oszczędność czasu i masz pewność, że - ponieważ umieszczasz informacje na piśmie - są w pełni poinformowani o dyskusjach.

Wyślij przypomnienia o spotkaniach

Życie jest zajęte, a kalendarze szybko zostają zarezerwowane w zaplanowanych zajęciach. Wyślij przypomnienie o spotkaniu kontrolnym dwa dni przed spotkaniem. Ci, którzy powiedzieli, że będą wówczas w stanie potwierdzić, że nadal mogą to zrobić, lub jeśli ich plany się zmieniły i musisz zmienić harmonogram.

Mieć plan

Aby zaplanować skuteczne spotkania, powinieneś najpierw zdecydować, co zostanie omówione. Jaki jest cel spotkania? Czego chcesz osiągnąć? Opracuj program spotkań z wyprzedzeniem i rozpowszechniaj go uczestnikom. Wskaż czas rozpoczęcia i dołącz krótką listę tematów, które należy rozwiązać. Nie zanurzaj własnego spotkania z długim, zbyt szczegółowym programem. Wskaż z imienia dowolne osoby, które będą odpowiedzialne za zgłoszenie się do określonego obszaru.

Pamiętaj, że jest to ważne dla uczestników, ale także dla ciebie. Kiedy określisz swój program, będziesz mógł lepiej pozostać na temat.

Jasno określić oczekiwania

Kiedy po raz pierwszy wysyłasz powiadomienie o spotkaniu, wyjaśnij jego cel i swoje oczekiwania. Czy spotkanie obraca się wokół prezentacji? Czy osoby uczestniczące będą musieli robić notatki? Czy jest to sesja burzy mózgów, oczekuje się, że wszyscy będą pojawiać się z pomysłami i sugestiami?

W niektórych kulturach korporacyjnych pracownicy nie muszą uczestniczyć - tylko słuchają i wracają do swoich obszarów roboczych. W innych firmach pracownicy uczestniczą swobodnie. W dzisiejszych wspólnych miejscach pracy, interakcja i dzielenie się pomysłami jest nie tylko mile widziane, ale często jest to cel całego spotkania.

Kiedy określacie swoje oczekiwania, jest to również dobry moment na wysłanie wymaganego czytania lub materiału, które chcesz, aby uczestniczyli. W ten sposób są przygotowani, gdy dotrą na spotkanie i nie ma żadnych niespodzianek.

Zacznij na czas

Rozpoczęcie czasu jest naprawdę ważne, zarówno z punktu widzenia logistycznego, jak i produktywności. Jeśli jesteś osobą, która zazwyczaj pojawia się na spotkania na czas, rozumiesz, jak frustrujące może być, gdy rzeczy nie idą, gdy ludzie spływają do pokoju. To, co nieuchronnie się dzieje, jest w przyszłości, wszyscy wiedzą, że te spotkania nigdy nie zaczynają się na czas wszyscy zaczyna pojawiać się późno. Przejąć kontrolę nad swoim spotkaniem. Rozpocznij niezwłocznie w danym czasie rozpoczęcia. Zamknij drzwi i zacznij. Ruszerzy szybko otrzymają wiadomość, którą przybywają późno i powinni popełnić ten błąd tylko raz. Poza tym wszyscy muszą wrócić do pracy, więc nie chcesz zakłócać cały dzień roboczy.

Mów krótko i zwięźle

Większość spotkań jest planowana na godzinę, kiedy w wielu przypadkach wystarczy krótszy okres czasu. Kiedy przydzielono zbyt dużo czasu, czas jest zmarnowany. Ludzie pozostają po zakończeniu spotkania lub wydają zbyt długo na dany przedmiot. Trzymaj spotkania krótkie i do rzeczy.

Pozostań na temat

Sam program nie będzie skutecznie prowadzić spotkania. Trzymaj się programu i zachowaj dyskusje od wędrówki po stycznych. Odpowiedzieć na wszelkie pytania poza topią, stwierdzając, że jest to temat na inne spotkanie lub zostanie ono zaadresowane prywatnie. Nikt nie lubi uciekinowego spotkania, w którym cel cały cel odniósł miejsce na inne rozmowy.

Weź mniejsze spotkania poza salą konferencyjną

Siedzenie w tej samej znajomej sali konferencyjnej zebranej wokół tego samego znanego stołu jest po prostu - to po prostu zbyt znajome. Aby zachęcić pracowników do interakcji, myśleć twórczo i żyć o żywej dyskusji, rozważ spotkanie poza standardową sala konferencyjna.

Rozważ spotkanie przy stole na zewnątrz, jeśli pozwalają na to miejsce i pogoda. Spróbuj zebrać się we wspólnym obszarze z sofami i małymi stołami zamiast dużego stołu konferencyjnego i obrotowych krzeseł.

Nie bój się przyjąć innego podejścia

Jeśli podejście do spotkania nie działa, nie bój się zmienić kursu. Na przykład, jeśli sesja burzy mózgów daje cichy pokój z bardzo małym dialogiem, zmień kierunek. Bądź elastyczny i zwróć uwagę na postęp ogólnego spotkania.

Użyj technologii

Planuj wykorzystać technologię, aby uczestnicy zaangażowani. W dzisiejszym cyfrowym świecie większość ludzi jest przyzwyczajona do oglądania grafiki lub filmów, aby poprzeć słowa, które słyszą. Odwołać się do tego sposobu myślenia i włącz audiovisuals podczas planowania spotkania.

Komputery wyświetlane na dużych ekranach i prezentacjach inteligentnych planszy, które zachęcają do interakcji, są mile widzianą zmianą w stosunku do standardowych prezentacji PowerPoint.

Jeden punkt na technologii - najpierw przetestuj ją. Ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, jest zderzenie. Jeśli technologia nie jest twoją stroną, poproś kogoś innego przed spotkaniem. Z pewnością pozwoli Ci zaoszczędzić czas i utrzyma harmonogram, jeśli wykonasz trochę pracy przygotowawczej.

Wyślij podsumowanie spotkania

W ciągu dnia po spotkaniu wyślij krótkie podsumowanie tego, co zostało omówione. Dobrym pomysłem jest kontynuowanie e -maila do wszystkich obecnych, tych, którzy nie byli w stanie uczestniczyć. Dołącz także wszelkie elementy działania, określając, kto jest odpowiedzialny za każdy element, a także za termin terminu.