Zakres, ryzyko i założenie w zarządzaniu projektami

Pole zarządzania projektami, podobnie jak każdy inny obszar wiedzy, ma unikalne słownictwo wypełnione akronimami i specjalistycznymi terminami. Trzy niezbędne terminy i pojęcia, które musisz dołączyć: 

• Zakres
• Ryzyko
• Założenia

Jest to zarys tych trzech niezbędnych warunków zarządzania projektami i zawiera linki i sugestie dotyczące dodatkowego czytania. 

Zakres

W zarządzaniu projektami zakres jest zestawem granic, które określają zakres projektu. Zakres opisuje, co ma zostać dostarczone klientowi w wyniku inicjatywy projektu.

Zrozumienie zakresu pozwala kierownikowi projektu i zespół projektowy zrozumieć, co jest wewnątrz lub poza granicami projektu. Jeśli coś jest „nie jest w zakresie”, nie jest to uwzględnione w pracy planowania projektu. Działania mieszczące się w granicach oświadczenia zakresu są uważane za „w zakresie” i są rozliczane w harmonogramie i budżecie. Jeśli działanie nie wychodzi poza granice, jest uważane za „poza zakresem” i nie jest planowane.

Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy częścią zespołu projektowego, będziesz chciał rozważyć, czy coś jest w zasięgu, czy poza zasięgiem, gdy idziesz naprzód. Jako przykład wyobraź sobie, że klient poprosił o zbudowanie strony internetowej. Gdy określacie zakres (lub ustawiasz granice) projektu, wskazujesz następujące elementy jako in-scope:

• Projektowanie witryny i schematy szkieletowe
• Ustanowienie łóżka testowego 
• Kodowanie do zatwierdzonej szkieletu
• Rozwój grafiki dla motywu strony internetowej
• Testowanie i debugowanie przed upublicznieniem witryny

W trakcie projektu klient prosi o podanie przeglądu wideo firmy. Film nie jest określony w zakresie projektu i dlatego jest poza zasięgiem. Chociaż możesz z przyjemnością wykonać pracę wideo w celu uzyskania dodatkowej opłaty, będzie to wymagało zmiany zakresu oraz oszacowania kosztów i czasu dla projektu. 

W przypadku braku jasnego i uzgodnionego dokumentu zakres. Wyraźne oświadczenie zakresu umożliwiło rozładowanie sytuacji i poradzić sobie ze zmianą w uporządkowanym sposobie. 

Jak więc ustalić, co jest w zakresie lub poza zasięgiem? Najpierw będziesz chciał przedstawić wszystkie szczegóły projektu, który obecnie znasz na podstawie dyskusji z klientem lub właścicielem projektu. Następnie będziesz chciał przyjąć kluczowe założenia, które będą napędzać to, co jest rozważane w zakresie lub poza zasięgiem.

Założenia

W pewnym momencie twojego życia prawdopodobnie powiedziano ci: „Nigdy nie przyjmuj założeń.”Jednak przyjmowanie założeń w zarządzaniu projektami jest codzienną aktywnością. Założenia pomagają zdefiniować zakres i ryzyko oraz dostosować swoje szacunki dotyczące czasu i kosztów. Oczywiście konieczne jest udokumentowanie i potwierdzenie założeń. 

Rozważ coś prostego, na przykład tworzenie książki. Powiedzmy, że twój przyjaciel ma pomysł na książkę do stolika do kawy i poprosił o zarządzanie projektem. Jego pierwsza prośba dotyczy budżetu, aby mógł zapewnić finansowanie. Po zdefiniowaniu zakresu, jasne jest, że twój przyjaciel jest niepewny w wielu szczegółach, w tym liczba stron, włączenie obrazu, styl okładki i wagę papieru, który ma być używany na stronach.

Ponieważ wszystkie te czynniki wpłyną na złożoność kosztów i produkcji, będziesz musiał przyjąć założenia dotyczące specyfikacji i potwierdzić te założenia jako akceptowalne lub niedopuszczalne dla twojego przyjaciela. Po dalszej dyskusji twój przyjaciel mówi, że planuje dołączyć 50 zdjęć w książce. Możesz oprzeć swoje założenie na 50 obrazach lub, przewidując, że liczba ta wzrośnie z czasem, możesz założyć, że będzie od 75-90 stron z obrazami. 

Możesz zobaczyć, w jaki sposób założenia również wpływają również na harmonogram. Wyobraź sobie, że prowadzisz projekt w parku, który obejmuje budowę zestawu huśtawki. Podczas konfigurowania projektu otrzymujesz budżet i przydzielone członków zespołu, z których jeden jest odpowiedzialny za materiały. Kiedy tworzysz swój harmonogram, pytasz osobę odpowiedzialną za materiały, kiedy nadejdzie cement. Ta osoba odpowiada, że ​​nie jest pewna, kiedy przyjedzie cement, ale że wierzy, że będzie od 1 czerwca do 10 czerwca. Podczas budowania zakresu i harmonogramu przyjmujesz założenie, że cement pojawi się nie później niż 10 czerwca. Ten przykład pokazuje dwie korzyści z przyjmowania założeń.

Pierwszą korzyścią jest to, że założenie otrzymania cementu nie później niż 10 czerwca pozwala zaplanować działania, które opierają się na przybyciu cementu. Drugą korzyścią jest to, że zapewnia osobie odpowiedzialnej za materiały w terminie dostarczenia cementu, który może następnie przekazać swojemu dostawcy. Nieumyślnie ustanowił kluczowy termin dla projektu, aby iść naprzód.

Przyjęcie założeń tworzy średnie, które często są odwiedzane podczas projektu, aby pomóc zespołowi projektowi w utrzymaniu zakresu, na czas i w budżecie. Ale co się stanie, gdy założenia są złe? To tutaj pojawia się ryzyko.

Ryzyko

Po zbudowaniu zakresu i zidentyfikowaniu założeń, które stoją za zakresem i szacunkami, będziesz chciał rozpocząć ocenę obszarów ryzyka. Ryzyko jest takie samo w zarządzaniu projektami, jak w świecie rzeczywistym; jest to zagrożenie lub szansa, która może powodować obrażenia.

Wszystkie projekty zawierają ryzyko, a jeśli jesteś kierownikiem projektu lub właścicielem projektu, nie tylko Twoim obowiązkiem jest przewidzieć ryzyko, ale także Twoim zadaniem jest przekazanie potencjalnego wpływu tych ryzyka dla zespołu projektowego i przygotowanie się do ograniczenia ryzyka.

Ryzyko występuje w różnych stopniach. Czasami ryzyko może oznaczać, że projekt będzie działał nieco inaczej lub przybiera mały nieoczekiwany obrót. W niektórych przypadkach jednak ryzyko może prowadzić do katastrofalnych wyników, które zmieniają Twój projekt na głowę.

Użyjmy scenariusza placu zabaw z powyższego przykładu cementu. Jednym z zagrożeń jest to, że cement nie przybywa w przyjętym dniu 10 czerwca. Jakie są potencjalne skutki tego ryzyka? Wszystkie następstwa, które następują po wylaniu cementu, są opóźnione w wyniku tego problemu. 

Ryzyko może być również pozytywne. Rozważ wpływ na projekt, jeśli cement pojawi się wcześniej niż się spodziewano. Chociaż wydaje się to pozytywnym rezultatem, nadal stanowi problem dla czasu i sekwencjonowania wszystkich pozostałych kroków w projekcie. 

Kierownicy projektów współpracują ze swoimi zespołami projektowymi, aby przeprowadzić burzę mózgów i zidentyfikować potencjalne ryzyko. Postępują o krok dalej i patrzą na potencjalną ciężkość ryzyka i jego prawdopodobieństwo wystąpienia. Ponadto identyfikują osoby najlepiej nadające się do identyfikacji, kiedy występuje ryzyko, i opracowują uzgodnione plany ograniczania ryzyka.

Wiele firm ma szczegółowe szablony ryzyka, które opracowali z czasem i z doświadczenia z innymi projektami. Niektóre branże opracowały profile ryzyka, które są wykorzystywane jako punkt wyjścia do analizy ryzyka. Wiele branż praktykuje również bardzo szczegółową analizę statystyczną do planowania ryzyka.