Rola i cel karty projektu

Karta projektu formalnie przedstawia projekt w organizacji. Obejmuje zakres tego, co osiągnie projekt, a także zaangażowane osoby, kamienie milowe, budżet i możliwe ryzyko. Wiele organizacji uważa ten dokument za istotną część planowania projektu-chociaż nie jest to to samo, co plan projektu, ponieważ nie dostaje szczegółów poszczególnych zadań w ramach projektu.

Skuteczna karta projektu może wykonać następujące czynności:

• Zakreśl zakres projektu i cele
• Upewnij się, że sponsorzy projektów i wszyscy interesariusze są zgodne z projektem
• Być jasnym, pojedynczym odniesieniem dla wszystkich zaangażowanych w projekt
• Pomóż sponsorzy projektów uzyskać zatwierdzenie interesariuszy, gdy potrzebne jest wpis

Czartery projektowe mogą się różnić w zależności od rodzaju projektu i organizacji, ale podstawowe elementy zwykle obejmują pochodzenie projektu, interesariuszy, budżet, ryzyko, kamienie milowe,

tło projektu

Pierwsza sekcja karty projektu będzie oferować podstawowe szczegóły, takie jak nazwa projektu, sponsorzy projektu i menedżer, oraz data przygotowania dokumentu.

Ta sekcja wyjaśni również cel projektu. Możesz odnieść się do sprawy biznesowej lub umowy, która napędza projekt lub po prostu przeliterować, dlaczego jest to ważne dla organizacji. Powinno dotyczyć tego, dlaczego ten projekt został uruchomiony: czy rozwiązuje problem dla firmy? Czy to dotyczy nowego trendu? Czy wspiera ogólny strategiczny kierunek firmy?

Interesariusze

To określa ludzi i działy zaangażowane w projekt. Nie wpadnie w szorstkę z każdego zadania w projekcie, ale zamiast tego uzna ogólne role i zaangażowanie. Na przykład możesz wymienić głównych sponsorów projektów, głównych kierowników projektów, członków zespołu, wszystkich pracowników lub partnerów z zewnątrz oraz klientów, jeśli dotyczy. Większe projekty mogą nie wymieniać każdej zaangażowanej osoby, ale może zwrócić uwagę na przewód działu dla określonego aspektu projektu.

Cele

Tutaj odpowiadasz na pytanie: „Skąd będziemy wiedzieć, kiedy skończymy?„Zawiera to, czego oczekujesz od projektu, i jak będziesz wiedział, czy tam dotarłeś. Na przykład w projekcie uruchomienia systemu nagrywania czasu dla wszystkich działów może być: „Wszystkie zespoły będą korzystać z systemu timechetek do końca roku."

Zanotuj także, kto będzie odpowiedzialny za zgodę na to, że osiągnąłeś ten cel. Unika żadnych problemów na końcu projektu, w którym nagle nikt nie jest przygotowany do podpisania pracy jako kompletny.

Budżet

W tym momencie możesz nie mieć wszystkich szczegółów na temat zadań projektowych, więc nie możesz połączyć pełnego i szczegółowego budżetu projektu. Możesz jednak zanotować wszelkie ograniczenia budżetowe lub oszacowanie oczekiwanych kosztów.

Ryzyko

Wszystkie projekty mają ryzyko. Ta sekcja Karty projektu tworzy wczesną wersję dziennika ryzyka projektu. Dokumentuj wszelkie ryzyko, o których wiesz, że w tym momencie, aby zespół zarządzający mógł zobaczyć, co może wpłynąć na projekt.

Kamienie milowe

Jeśli znasz kamienie milowe na wysokim poziomie, zawierają je w karcie projektu w tej sekcji. Przynajmniej powinieneś uwzględnić szacunkowe daty rozpoczęcia projektu. Powinieneś również wymienić daty upadków lub cokolwiek określone w umowach, z którymi pracujesz. Możesz przenieść te kamienie milowe na swój wykres Gantt później, kiedy przyjedziesz do bardziej szczegółowego planu projektu.

Poziomy organów kierownika projektu

O ile nie jest to jasne i udokumentowane gdzie indziej, warto włączyć sekcję w karcie na temat tego, co menedżer projektu może zrobić bez dalszego podpisania od kogoś starszego. Zasadniczo odnosi się to do tego, jakie poziomy tolerancji zostały ustalone w ramach budżetu i przedziałów czasowych i byłby wyrażony w ten sposób: „Kierownik projektu ma 10% tolerancję na budżet i 5% tolerancji w zakresie harmonogramu. Wszelkie odchylenie powyżej tych zatwierdzonych limitów muszą zostać podpisane przez sponsora projektu."

Możesz przedłużyć tę sekcję, aby określić, co, jeśli w ogóle, kierownika projektu ma na temat zatrudniania i zwolnienia pracowników z zespołu projektowego.

Zatwierdzanie Karty Projektu

Ostateczna sekcja Karty Projektu jest sekcja zatwierdzania. Kierownik projektu i sponsor projektu (lub osoba, która rozpoczęła pracę, jeśli długoterminowy sponsor nie został jeszcze powołany) powinien podpisać i umawiać się z dokumentem. Dzisiaj prawdopodobnie będzie to za pośrednictwem poczty elektronicznej, więc zachowaj kopię autoryzacji e -mail w plikach projektu na wypadek, gdybyś musiał odnieść się do niego.