Narzędzia i wskazówki dotyczące zarządzania zapasami restauracji

Jednym z najważniejszych zadań dla restauracji jest zarządzanie zapasami, czyli proces śledzenia, analizy i dostosowywania kosztów i wykorzystania zapasów (takich jak żywność i zapasy) wchodzących i wychodzących za drzwi. 

Nieefektywne zarządzanie zapasami restauracji może prowadzić do utraty zysków, wyobcowania klientów i słabej reputacji branżowej. Właśnie dlatego wdrażanie i utrzymanie wydajnego, dokładnego i skutecznego systemu zapasów-jedno, który obejmuje utrzymanie poziomów zapasów, monitorowanie danych punktu sprzedaży (POS), śledzenie kosztów sprzedawanych towarów, maksymalizację zamawiania i regularne przeglądanie Analytics-IS niezbędne dla właścicieli i menedżerów restauracji.

Narzędzia i systemy zarządzania zapasami restauracji

Istnieje wiele narzędzi i systemów, które mogą odgrywać kluczową rolę w zarządzaniu zapasami restauracji-choć każda firma może mieć własne unikalne potrzeby poruszania się w tym procesie. 

Okresowa automatyczna wymiana (PAR)

Opracowanie okresowego systemu automatycznego wymiany (PAR) może być niezbędne do odpowiedniego ustalania poziomów zapasów. Poziom PAR to minimalna ilość żywności, napojów i zapasów papierowych potrzebnych przez cały czas, aby zaspokoić popyt klientów, jednocześnie umożliwiając nieoczekiwane zdarzenia (zwane również zapasami bezpieczeństwa). Gdy zapasy spadają poniżej tego wstępnie obliczonego poziomu par, zamówienia są następnie umieszczane w celu uzupełnienia.

Metoda „schowka”

Ta metoda „schowka” oparta na aplikacjach jest prosta i aktualizuje zapasy na tablecie lub telefonie. A w przypadku mniejszych restauracji lub o niższym ruchu może być bardziej idealne dopasowanie ze względu na przystępność cenową i łatwością użytkowania. QuickBooks ma również funkcję zapasów, jeśli Twoja firma już korzysta z swojego programu do księgowania.

Podstawowe programy zapasów

Inną opcją jest niższy, prosty program POS, który śledzi ilość zamówionego produktu, składniki i produkty używane do zamówień, a także to, co zostało później. Przykłady obejmują Touchbistro oparte na iPadzie i bezpłatny program, Loyverse.

POS Zintegrowane systemy oprogramowania zapasów

W przypadku łańcuchów i zakładów o wysokim ruchu system POS z wbudowanymi możliwościami zapasów może być bardzo korzystny, ponieważ może pomóc menedżerom i właścicielom szybko analizować zapasy i ustalić, jak zmaksymalizować zyski. Upserve, Lavu i Toast to świetne opcje tego wymaganego poziomu integracji.

Kompleksowe niestandardowe oprogramowanie

W przypadku restauracji, które wymagają kompleksowego zarządzania zapasami, Marketman i Ordoro to systemy oprogramowania na poziomie korporacyjnym, które obsługują wszystko, od zapasów, dostawców i zamawiania, po wycenę menu i raportowanie analizy.

Wskazówki dotyczące udanego zarządzania zapasami

Chociaż znalezienie określonego systemu lub narzędzia, które odpowiada Twoim potrzebom zarządzania zapasami, ważne jest również, aby podjąć pewne działania, aby lepiej śledzić żywność i zapasy. Oto kilka porad:

• Wybierz harmonogramy zapasów, które mają sens dla Twojej firmy. Codzienne kontrole punktowe mogą pomóc w utrzymaniu idealnych poziomów par, oprócz pełnych przebiegów zapasów. Niezależnie od harmonogramu, po prostu bądź skrupulatny i konsekwentny.
• Znajdź metodę kosztów zapasów, która działa dla Twojej firmy. Większość restauracji używa metody pierwszego (FIFO) w celu zmniejszenia psucia się; Jednak ostatnie, pierwsze, pierwszorzędne (lifo) i średnia ważona koszt (WAC) są również opłacalnymi opcjami.
• Systemy zapasów są wydajne, ale zawsze rozważne jest sprawdzanie ręcznie w celu zapewnienia dokładności.
• Przejrzyj wcześniejsze raporty z zapasami i kontynuuj modyfikacje, jeśli widzisz nieplanowane zmiany poziomów zapasów, wzrost odpadów lub cokolwiek innego, co wygląda na niedokładne.

Jeśli chodzi o rozbieżności zapasów, problemy z oprogramowaniem mogą być czasem winne, ale mogą one również być spowodowane błędem pracowników (lub kradzieży). Poświęć trochę czasu na personel Shadow, jednocześnie podsumowując lub zamawiając i wypełniają luki szkoleniowe w razie potrzeby. 

Korzyści z zarządzania zapasami restauracji

Warto spędzić dodatkowy czas i pieniądze na utworzenie systemu zarządzania zapasami restauracji, który może zapewnić takie korzyści, jak zwiększony zysk, zmniejszenie marnotrawstwa żywności oraz wzrost i zatrzymanie klientów. 

Zwiększony zysk

Im bliżej zapasów pozostaje na poziomie, tym szersza marża zysku.Wyposażony w składniki lub pozycje menu może nie tylko utrudnić sprzedaż w dniu, ale prowadzić do potencjalnej przyszłej utraty sprzedaży z powodu rozczarowanych klientów, którzy wpływają na swoje sieci społecznościowe i tworzą złe słowo ustne. Ponadto nadwyżki przedmiotów zapasów może prowadzić do marnowania pieniędzy lub przypadkowego obsługi wygaśniętej składników dla klientów. 

Utrzymanie optymalnie zapasów zapasów ułatwia sprzedaż, a także może je zwiększyć. Możesz żądać wyższych cen, konsekwentnie tworząc doskonałe wrażenia z jadalni.

Redukcja odpadów żywnościowych

Według raportu z 2017 r. National Resources Defense Council (NRDC), U.S. Branża restauracyjna tworzy każdego roku 22 do 33 miliardów funtów odpadów żywnościowych.Ponieważ marża zysku w restauracji może być tak cienka z tytułu brzytwy, odpowiedni system zarządzania zapasami jest niezbędny do zmniejszenia tych odpadów. Jeśli okaże się, że Twoja firma wyrzuca ponad 6% do 7% zapasów żywności, jest to problem, który należy rozwiązać.  

Właściciele restauracji i menedżerowie powinni przechowywać szczegółowy dziennik odpadów i regularnie ją sprawdzać, aby ustalić, czy jakiekolwiek powtarzające się elementy wydają się powodować problemy przed utratą większego zysku.

Zatrzymanie klientów

Ostatecznie, ponieważ 70% klientów detalicznych i restauracyjnych nigdy nie odbywa wizyty zwrotnej, lojalni 30% pozostały prawdopodobnie goście, którzy przynoszą większość twoich przychodów z powodu najmniejszego ryzyka finansowego.Dlatego ważne jest, aby zrobić świetne pierwsze wrażenie i nadal zapewniać wspaniałe doświadczenia za każdym razem, gdy ktoś odwiedza Twój zakład. A dzięki udanego systemu zarządzania zapasami osiągnięcie tych celów może być mniej zniechęcające niż wykonalne za każdym razem, gdy otwierasz drzwi dla biznesu.