Wynajmujący rekordy powinni zachować podatki

Jedną z wielkich zalet bycia właścicielem są odliczenia podatkowe, z których można skorzystać. Te odliczenia mogą być jednak skomplikowane, dlatego ważne jest, aby prowadzić szczegółowe zapisy wszystkich ważnych dokumentów, dochodów i wydatków przez cały rok. Zorganizowanie i prowadzenie odpowiednich dokumentów może pomóc zmaksymalizować odliczenia i zmniejszyć stres.

Cztery powody, aby prowadzić rekordy

1. Znacznie ułatwi składanie podatków.
2. Zrejestrowanie wszystkiego pomoże ci nie stracić odliczeń, co pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze.
3. Pomoże Ci upewnić się, że składasz dokładne roszczenia. Zamiast zgadywać: „Myślę, że zapłaciłem temu kontrahentowi 1000 $”, szybko wyciągając arkusz kalkulacyjny, będziesz wiedział, że zapłaciłeś mu 850 $ 17 lipca.
4. W przypadku kontroli lub IRS ma jakieś pytania dotyczące przedmiotów z deklaracji podatkowej, będziesz mieć dowód na kopię zapasową roszczenia. Jeśli nie masz tej dokumentacji, spędzasz czas i pieniądze, próbując znaleźć dowód. Co gorsza, jeśli nie jesteś w stanie wymyślić paragonu, twoje roszczenie nie zostanie uhonorowane i być może będziesz musiał zapłacić dodatkowe podatki i kary.

Jakie rekordy powinieneś śledzić?

Krótka odpowiedź brzmi: powinieneś śledzić wszystko. IRS jest znane z kontroli małych firm, zwłaszcza tych, które wykazują stratę w kolejnych latach. Ponadto wielu agentów IRS nie rozumie niuansów podatkowych, które mają zastosowanie do inwestorów nieruchomości, co zwiększa prawdopodobieństwo kwestionowania twojego zgłoszenia. Będziesz musiał mieć dowód, jeśli IRS kwestionuje którykolwiek z twoich przedmiotów, a nawet w codziennym kursie działalności, jeśli ktoś próbuje zakwestionować płatność.

Dwa rodzaje rekordów, które musisz zachować, to stałe rekordy i zapisy krótkoterminowe.

Stałe zapisy

Jakie są przykłady stałych zapisów? Są to dokumenty, które będziesz chciał zachować na czas nieokreślony i będą istotne i cenne dla ciebie daleko poza bieżącym rokiem podatkowym, takie jak:

• Wszystkie dzierżawy najemców
• Wszelkie dokumenty prawne - grzywny, raporty z inspekcji, pozory sądowe
• Każdy rodzaj zezwolenia, który wyjąłeś na nieruchomości
• Wszystko, co zgadzasz, na przykład własność lub ulepszenia
• Jeśli masz zarejestrowaną firmę jako LLC, LP, S Corporation lub inna, będziesz chciał zachować wszystkie zapisy dotyczące tego
• Polisy ubezpieczeniowe
• Dokumenty kredytowe, takie jak hipoteki
• Podatki w poprzednich latach
• Tytuł/czyn nieruchomości

Zapisy krótkoterminowe

Będziesz chciał zachować dowolne dokumenty, które uważasz za wystarczająco ważne, aby ubiegać się o podatki przez co najmniej pięć lat. Jak długo je trzymasz, zależy od poziomu komfortu. Pomoże ci to na wypadek, gdybyś kiedykolwiek był kontrolowany lub pozwany.

Niektóre przykłady zapisów krótkoterminowych to wszystko, co liczy się jako dochód lub koszt na dany rok podatkowy, na przykład:

• Koszty reklamowe Twojej firmy lub nieruchomości
• Koszty rozrywkowe, takie jak kolacje lub obiady dla obecnych lub potencjalnych klientów
• Odsetki opłacone od kredytu hipotecznego i wszelkich kart kredytowych do użytku biznesowego
• Opłaty prawne/profesjonalne dla księgowych, prawników, agentów ubezpieczeniowych i nieruchomości
• Wydatki biurowe, takie jak dostęp do Internetu, druga linia telefoniczna dla biznesu, artykuły biurowe, odliczenie biura domowego Jeśli masz biuro domowe używane wyłącznie dla biznesu
• Otrzymany czynsz
• Przeprowadzone naprawy
• Otrzymane depozyty bezpieczeństwa: Gdy umowa najmu najemcy się kończy, jeśli zachowasz część depozytu zabezpieczającego, musisz zapisać to jako dochód. Jeśli zatrzymasz trochę do zapłaty za naprawy, pieniądze, które wydasz na naprawę, są uważane za koszt, który możesz odliczyć od podatków
• Koszty podróży dla biznesu, takie jak Miles prowadzone do czynności wynajmujących
• Narzędzia zapłacone
• Płace płacone pracownikom lub niezależnym kontrahentom

Jak powinieneś śledzić swoje rekordy?

Powinieneś zachować kopię cyfrową (komputer) i papierową (papier) wszystkich swoich rekordów.

Kopia cyfrowa

Będziesz chciał użyć arkusza kalkulacyjnego lub programu takiego jak Quicken Rental Property Manager, aby śledzić swoje dochody i wydatki. Powinieneś to zrobić, gdy tylko dochód się pojawił lub nastąpi koszt. Będziesz chciał dołączyć jak najwięcej szczegółowych informacji:

• Data
• Czas
• Kogo zapłacono lub kto ci zapłacił
• Charakter dochodu lub kosztów
• Kwota
• Możesz nawet uwzględnić sposób, w jaki został zapłacony lub poniesiony (gotówka, numer czeku, karta kredytowa, przekaz pieniężny itp.)

Poziom szczegółowości będzie zależeć od używanego oprogramowania. Niektóre programy będą połączyć się bezpośrednio z Twoimi kontami bankowymi i zarejestrują Twoje dochody i wydatki.

Nawet jeśli wybierzesz tańszy program lub przechowujesz rekordy w osobistych arkuszach kalkulacyjnych, nadal powinieneś skonfigurować osobne rekordy dla każdej nieruchomości, dla każdego rodzaju wydatków i dla osobnych rodzajów dochodów. Chodzi o to, aby zapisać jak najwięcej informacji w momencie transakcji, abyś mógł łatwo tworzyć raporty finansowe w przyszłości.

Zawsze powinieneś je poprzeć na płycie CD, na zewnętrznym dysku twardym, w chmurze, a nawet z papierową kopią. Powinny być wydrukowane pod koniec każdego miesiąca i/lub pod koniec roku.

Papierowa kopia

Będziesz chciał upewnić się, że masz papierową kopię najważniejszych dokumentów. Jeśli to możliwe, będziesz chciał je przechowywać w jakimś systemie zgłoszenia opóźniającego lub sejfu. Jeśli nie możesz znaleźć wystarczająco dużego dla wszystkich plików, będziesz chciał zachować najważniejsze, takie jak tytuły właściwości w tym polu. Kategoryzuj wszystko według roku, a następnie alfabetycznie sortuje pliki, aby były łatwe do znalezienia.