Powody, aby rozważyć outsourcing przetwarzania listy płac

Niezależnie od tego, czy masz jednego pracownika, czy setki, musisz postępować zgodnie z formalnymi procedurami, które mają na celu ich opłacenie i zajmowanie się podatkami od wynagrodzeń. Możesz sam wykonać te zadania płacowe lub możesz zlecić proces, przekazując go dostawcy usług płac.

Opcje przetwarzania płac

Oto dwie opcje, które właściciele firm mają do zarządzania listą płac.

Oprogramowanie płac online

Możesz użyć oprogramowania płacowego, zapewniając dane wejściowe i mając oprogramowanie wykonać obliczenia. Aplikacje internetowe Payroll działają w podobny sposób jak oprogramowanie księgowe biznesowe. Dają ci garść podpowiedzi i informacji, ale lub ktoś w Twojej firmie wprowadzasz informacje.

Usługi płac

Usługi płac to poszczególne firmy, które czasami są powiązane z firmami księgowymi lub księgowymi. Możesz zlecić swój proces, zapewniając lokalną lub internetową usługę płacową podstawowe informacje o pracownika.

Outsourcing płaca nie ponosi odpowiedzialności za płacenie i zgłaszanie wszystkich podatków od wynagrodzeń na czas i w całości i za płacenie pracownikom dokładnie to, co są należne. Kary IRS opłaty za brak złożenia podatków od wynagrodzeń.

Powody, dla których warto zlecić listy płac

Rozważ koszty swojego czasu

Twoim zadaniem jako właściciela firmy jest prowadzenie firmy, a nie przetwarzanie listy płac. Próba samodzielnej listy oznacza poświęcenie czasu od innych kluczowych zadań, takich jak pozyskiwanie klientów, tworzenie produktów lub wykonywanie usług.

Podatki od wynagrodzeń są skomplikowane

Podatki od wynagrodzeń są złożone, ponieważ istnieje kilka różnych rodzajów podatków, które należy zbierać i zapłacić oraz wiele skomplikowanych formularzy do wypełnienia. Obejmują one federalny podatek dochodowy, stanowy podatek dochodowy, podatek FICA dla ubezpieczenia społecznego i Medicare oraz federalny i stanowy podatek od bezrobocia.

Oto przykład; Kwoty, które wstrzymasz się od wypłat pracowniczych w przypadku federalnych podatków dochodowych i podatku FICA, należy wypłacić IRS miesięcznie lub w pół tygodnia (dwa razy w tygodniu), w zależności od wielkości depozytu depozytowego. Wykonanie tych depozytów może zająć dużo czasu.

Wszystkie federalne depozyty podatkowe od wynagrodzeń muszą być wykonane online. Najlepszą opcją do tworzenia depozytów jest zapisanie się do elektronicznego federalnego systemu płatności podatkowych IRS (EFTPS). Następnie podaj swojemu dostawcy płac swoje informacje o logowaniu, aby mógł dokonywać dla Ciebie depozytów.

Przepisy podatkowe zmieniają się cały czas

Każdego roku mogą występować zmiany przepisów podatkowych, stawek podatkowych lub terminów składania raportów. Indywidualnemu biznesowi trudno jest pozostać na bieżąco z tymi wszystkimi zmianami. Usługa listy płac lub aplikacja zajmuje się tymi zmianami dla wielu firm i mogą wprowadzić te zmiany szybko i łatwo.

Co robią usługi przetwarzania płac?

Możesz znaleźć oprogramowanie płacowe lub usługę płacową, która może pomóc w niektórych lub wszystkich zadaniach podatkowych płac i płac.

Zadania płac

Oprogramowanie płac lub usługa płac może obliczyć wynagrodzenie pracowników, potrącenie i odliczenia w celu tworzenia wypłat. Większość również obliczy i zapłaci niezależnym kontrahentom (nie-pracownikom). Oba mogą również wysyłać wypłaty, zwykle poprzez bezpośredni depozyt.

Zadania podatkowe od wynagrodzeń

W zależności od poziomu usługi, za którą płacisz, oprogramowanie i usługi płac będą:

• Zbierz i zgłoś należne podatki od wynagrodzeń
• Oblicz roczne raporty płacowe i podatkowe, formularz W-2 dla pracowników i formularz 1099-MISC dla osób niebędących pracownikami
• Prześlij formularz 941 podobny do podatku od wynagrodzeń
• Zgłoś i płacić podatki od bezrobocia

Oto lista jednych z najlepszych dostępnych oprogramowania płacowych ze szczegółami dla każdego.

Ile kosztuje usługa płac?

Online procesory płac i usługi płacowe pobierają różne stawki w zależności od liczby zapłaconych pracowników. Mają także różne poziomy usług, w tym wsparcie.

Online usługi przetwarzania płac

Większość online usług płacowych opłaty miesięcznie, a najczęstszą ceną jest podstawowa miesięczna cena z dodatkową kwotą za pracownika miesięcznie.

Kilka firm oprogramowania ma wyceny, z wyższą miesięczną kwotą i kosztami dla pracowników na podstawie poziomu i rodzajów usług.

Na przykład oprogramowanie Patriot Payroll opłaty 10 USD miesięcznie plus 4 USD za pracownika za podstawową usługę, w której firma prowadzi własną płacę i podatki z pomocą Patriot's Help. Za 30 USD miesięcznie plus 4 USD za pracownika, Patriot's Patriot's Patriot Lister Options i depozyty lokalne, stanowe i federalne podatki od wynagrodzeń oraz zgłoszenia na koniec roku.

Intuit's QuickBooks oferuje trzy poziomy usług. Obecnie poziom podstawowy wynosi 22 USD.50 miesięcznie plus 4 USD za pracownika. Drugi poziom oferuje automatyczne wynagrodzenie, depozyt bezpośredni tego samego dnia, śledzenie czasu w podróży i obsługa zasobów ludzkich za 37 USD.50 miesięcznie plus 8 USD miesięcznie na pracownika. Tymczasem najwyższy poziom obejmuje ochronę kary podatkowej i doradcę osobistych zasobów ludzkich (HR) za 62 USD.50 miesięcznie plus 10 USD miesięcznie na pracownika.

Usługi przetwarzania płac w trybie offline

Teresa Ray, właścicielka działu płac, wyjaśniła w e -mailu, w jaki sposób działają usługi płac. Według Raya jej firma pobiera opłatę podstawową za okres płac (co tydzień, co dwa tygodnie, pół miesiąca lub miesięcznie) w wysokości 54 USD plus 2 USD dla każdego zapłaconego pracownikowi. Więc gdyby w tym okresie wynagrodzeń płaciło 10 pracowników, opłata wynosiłaby 74 USD (54 USD plus 20 USD). Opłata ta obejmuje przetwarzanie listy płac, zbieranie i płacenie wszystkich należnych podatków od wynagrodzeń oraz przygotowywanie i składanie wszystkich miesięcy, kwartalnych i rocznych raportów podatkowych.

Pytania, które należy zadać przed outsourcingiem płac

Podczas rozmowy z potencjalnymi usługami płacowymi i ocena aplikacji płacowych, przeczytaj recenzje i poproś o referencje. Oto kilka pytań, które należy zadać:

• Jak bezpieczny jest Twój system? Czy kiedykolwiek miałeś naruszenie danych?
• Jak często aktualizujesz swój system? Czy masz kopie zapasowe w przypadku utraty danych lub awarii systemu? 
• Jak nadążyć za zmianami przepisów podatkowych? Jak często aktualizujesz swoje dane do zmian podatkowych? 
• Jak długo jesteś w biznesie? 
• Jak radzisz sobie z obsługą klienta? Czy mogę zadzwonić i porozmawiać z prawdziwą osobą? Jak szybko reagujesz na pilne prośby? 
• Jeśli muszę dokonać poprawek, jak szybko możesz je zrobić?
• Skąd mam wiedzieć, że składasz raporty i dokonywasz płatności przed ich należeć? Jakie potwierdzenia mi wysyłasz?

Jeśli dopiero zaczynasz od listy płac, poświęć trochę czasu na przeczytanie tego przeglądu, jak skonfigurować system podatku od wynagrodzeń. Następnie zrób listę tego, co chcesz zrobić sam i czego chcesz zrobić usługę płacową.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy liczba pracowników wpływa na wybór opcji przetwarzania płac?

Większość usług przetwarzania płac opiera swoje ceny na liczbie pracowników, więc nie zostaniesz dużo naliczany dla kilku pracowników z opcji w najniższej cenie. Następnie możesz dodać usługi, takie jak Direct Deppade, gdy Twoja firma rośnie. Lokalne dostawcy usług płacowych również cena na podstawie kwoty pracy, takiej jak liczba przetwarzanych wypłat pracowniczych.

Jak działa wsparcie dla różnych rodzajów usług płacowych?

Firmy listy płac online oferują różne poziomy wsparcia; Im wyższy poziom, tym bardziej bezpośrednie wsparcie osobiste w tym. Najniższym poziomem wsparcia to zwykle filmy, FAQ lub czat, podczas gdy najwyższa jest usługa VIP z pomocą osoby na żywo. Szybkie wsparcie jest niezbędne, zwłaszcza gdy zaczynasz, więc poszukaj usługi, która ma najlepsze wsparcie na najniższym poziomie lub chętnie zapłacić dodatkowe.

Jakie są wspólne aplikacje, które działają z oprogramowaniem i usługami płac?

Najczęstszą integracją oprogramowania płacowego jest oprogramowanie księgowe lub księgowe, takie jak QuickBooks. Oprogramowanie HR może być również powiązane z systemem płacowym w celu ubezpieczenia zdrowotnego, płatnego zarządzania wolnego czasu i zarządzania dokumentami pracowniczymi.

Usługi płacowe mają również dodatkowe aplikacje. Teresa Ray powiedziała, że ​​jej firma oferuje usługę o nazwie Web Employee, która umożliwia pracownikom logowanie się, uzyskiwanie odcinków wypłaty i formularzy W-2 i zmienianie ich dodatków do potrącenia.

Mam pracowników pracujących zdalnie w kilku stanach. W jaki sposób usługa płac radzi sobie z tą sytuacją?

Wszystkie usługi oprogramowania płacowego uruchamiają podatki stanowe dla pracowników. Teresa Ray powiedziała, że ​​jej usługa przetwarza płatności dla pracodawców prowadzących działalność w około 18 stanach innych niż Indiana, gdzie znajduje się jej firma. Przetwarzanie podatku od wynagrodzeń i płac dla stanów po tym, jak państwo domowe zawierają dodatkowe opłaty.