Chroń swoją firmę za pomocą polityki dostępu do odwiedzających

Każda organizacja i firma (od kancelarii prawnych po firmy produkcyjne) potrzebuje polityki, która skieruje się do odwiedzających do miejsca pracy. Te zasady w miejscu pracy chronią odwiedzających, pracowników i działalność biznesową. Odwiedzający mogą się zranić, zranić innych lub spowodować szkody mienia.

Istnieje również ryzyko kradzieży (intelektualnej lub fizycznej), sabotażu, a nawet terroryzmu. Podczas gdy każda organizacja wymaga czegoś innego (w fortuna 50 hq biuro doświadcza o wiele więcej odwiedzających niż mały sklep z produkcją elektroniki) Poniższa próbka obejmuje główne punkty.

Zasady dotyczące dostępu do odwiedzających są opracowywane przez dział HR, a większość specjalistów HR albo ma zasady, albo wie, jak je napisać. Jeśli nie, mogą uzyskać jedną z organizacji zawodowej, takiej jak SHRM (Society of Human Resource Management).

Próbka przypadku

Zipline International (fikcyjna firma) odnosi sukcesy, ponieważ zatrudniają utalentowanych profesjonalistów i produkują wiodące produkty w swojej branży. Ponieważ nieautoryzowani odwiedzający mogą ukraść własność intelektualną, obrażyli się w niebezpiecznych obszarach produkcyjnych lub wyrządzić szkodę dla pracowników Zipline wdrożyli surową politykę dostępu do odwiedzających. Polityka idzie daleko, aby zabezpieczyć tajemnice handlowe i chronić odwiedzających i pracowników.

Zamelduj się i sprawdź

Wszyscy odwiedzający muszą być zarejestrowani w systemie oprogramowania do zarządzania dla odwiedzających, który jest obsługiwany przez recepcjonistę przedniego wejścia. System rejestruje nazwę i przynależność do firmy każdego gościa, a także cel i czas trwania wizyty.

Odznaka dla gości

Przy zameldowaniu każdy gość jest zrobiony zdjęcie i otrzymuje odznakę zdjęć. Wraz ze zdjęciem odznaka wyświetla nazwisko odwiedzającego i czas ich wizyty. Odznaka odwiedzającego musi być noszona przez cały czas.

Odwiedzającym muszą towarzyszyć sponsorujący pracownik przez cały czas

Wszystkich odwiedzających muszą towarzyszyć pracownicy (ów), których odwiedzają na czas ich pobytu. Ten wymóg nie dotyczy odwiedzających z oddziałów zipline. Można dokonywać specjalnych ustaleń w celu pomieszczeń wykonawców zatrudnionych do zadań długoterminowych, ale te ustalenia muszą zostać usunięte z dyrektorem ds. Bezpieczeństwa.

Zdjęcia

Nie można zrobić zdjęć bez uprzedniej zgody działu prawnego lub dyrektora ds. Bezpieczeństwa. Ponadto dozwolone fotografii nie mogą być opublikowane bez uprzedniej zgody dyrektora marketingu.

Nieujawnienie

Wszyscy odwiedzający muszą podpisać NDA (umowa o zachowaniu poufności) po zameldowaniu.

Dostęp do sieci gości

Odwiedzający wymagający dostępu do Internetu są dostarczane z nazwą użytkownika gościa i hasłem dla sieci bezprzewodowej Zipline. W żadnym momencie nie można uzyskać dostępu do programu intranetowego firmy z laptopem lub innym urządzeniem mobilnym.

Rola podłogowego Marshalla

Każdy pracownik, który zauważa gościa bez odznaki, powinien natychmiast zwrócić na to uwagę wyznaczonego marszałka podłogowego na swój obszar. Floor Marshall ponosi odpowiedzialność za pierwszą linię za egzekwowanie polityki zarządzania odwiedzającymi. W przypadku ewakuacji awaryjnej recepcjonistka recepcjonistka wydrukuje listę wszystkich odwiedzających i dostarcza listę do podłogi Marshall w strefie ewakuacji. Marszałkowie podłogi są odpowiedzialni za rozliczanie wszystkich odwiedzających podczas ewakuacji.

Zastrzeżenie: Jest to polityka przykładowa i nie stanowi porady prawnej. Ma to być tylko punkt wyjścia do tworzenia zasady dostosowanej do konkretnych potrzeb Twojej firmy. Zipline International to fikcyjna firma (według mojej najlepszej wiedzy), a nazwa była używana tylko jako przykład w pisaniu tej polityki.