Planowanie listy kontrolnej dla małych wydarzeń

Małe wydarzenia mają znacznie większą elastyczność, jeśli chodzi o możliwości z miejscami, zajęciami i interakcją. Ostatecznie łatwiej jest pracować z potrzebami mniejszej grupy. Oczywiście, planiści nadal muszą się kreatywnie, jeśli chcesz, aby dzień dobrze płynął. Lista kontrolna ważnych szczegółów pomaga przepływowi zdarzenia i daje cenny wgląd w to, co może działać lepiej następnym razem.

Zacznij od podstaw

Najlepsze pomysły zaczynają się od solidnego fundamentu, dlatego ważne jest, aby skonfigurować ramy wydarzenia, zanim za daleko spoglądać. Rzeczy takie jak daty, godziny i trasy powinny zostać zakończone przed przejściem do jakichkolwiek skomplikowanych szczegółów. Pamiętaj, aby wykorzystać wiele bezpłatnych aplikacji i programów używanych do śledzenia dat i niezbędnych połączeń.

Wybierz odpowiednie miejsce

Łatwiej będzie znaleźć pokój dla mniejszej grupy, ale progi pojemności będą mocniejsze. Jeśli Twoje wydarzenie rozszerzy się z 50 osób do 100, być może będziesz musiał przejść do większego pokoju w zależności od możliwości Twojego miejsca. Ogólnie rzecz biorąc, łatwiej jest pójść mniejsze w szczypcie, więc kupuj pokój, który może pomieścić największą projekcję frekwencji i skalować w razie potrzeby, o ile nie wpływa to na budżet.

Zamawiaj strategię marketingową

Nawet jeśli organizujesz „bezpłatne wydarzenie”, nadal musisz je przedstawić w sposób, który zachęca do rejestracji. Ludzie chcą wiedzieć, jak skorzystają z uczestnictwa w tej okazji, a sposób, w jaki słowisz zaproszenia i materiały marketingowe, może mieć duży wpływ na to, czy się pojawią. Podczas gdy twoje wydarzenie prawdopodobnie brzmi dla Ciebie ekscytująco, prawdziwym wyzwaniem jest również ekscytujące.

Budżet na osobę

Jednym minusem małych wydarzeń jest to, że zazwyczaj kosztują więcej za osobę, ponieważ ceny hotelowe i gastronomiczne spadają wraz ze wzrostem ilości. Aby sprawić, że sprawy są jeszcze bardziej skomplikowane, 20 -procentowy spadek liczby dla małego zdarzenia może wpłynąć na status wyceny grupy. Mając to na uwadze, chcesz budżetować koszty na osobę zgodnie z najniższą prognozowaną frekwencją. Jeśli zrobisz to dokładnie, marża zysku faktycznie wzrośnie dla każdej osoby, którą dodasz przez projekcję.

Zagraj w swoje mocne strony

Małe grupy oferują więcej możliwości zorganizowanych dyskusji, więc wykorzystaj to na swoją korzyść, planując plan podróży. Nie jest zbyt fajnie „rozmawiać” przez cały dzień, dlatego wiele małych wydarzeń oferuje sesje grupowe lub opcje przełomu. Nawet projekty grupowe można zintegrować w odpowiednich okolicznościach. Pomyśl o sposobach zaangażowania uczestników w dialog, ponieważ zwiększy to ich wskaźnik retencji każdej prezentacji.

Obejmują sesje pytań i odpowiedzi i formularzy sprzężenia zwrotnego

Najlepszym sposobem na skok na planowanie następnego wydarzenia jest wysłuchanie opinii z obecnej. Zostaw mnóstwo czasu na pytania na końcu każdego segmentu. Możesz także podjąć pytania od swojego personelu, aby rozpocząć rozmowę. Formularze opinii są wystarczająco łatwe do włączenia w pakietach informacyjnych, ale upewnij się, że instruujesz uczestników, jak chcesz ich przesłać.

Dodaj możliwości nawiązywania kontaktów po zdarzeniu

Dobra funkcja sieciowa może dodać ogromnej wartości wszystkim uczestnikom. Jeśli byłeś skuteczny w pobudzeniu dialogu między uczestnikami, wszyscy powinni wiedzieć coś o sobie do końca dnia. Zawsze pomaga udostępniać jedzenie w takiej funkcji, a możesz nawet rekrutować zobowiązania przed dniem wydarzenia. Jak mówią, nic nie przyciąga tłumu jak tłum, więc bądź proaktywny w promowaniu wszystkich funkcji po zdarzeniu.

Małe wydarzenia mogą być bogatym i satysfakcjonującym doświadczeniem dla wszystkich, ale musisz planować każdą minutę z myślą o publiczności. Dobra wiadomość jest taka, że ​​staje się łatwiejsze za każdym razem, ponieważ dokładnie zrozumiesz, na co liczą się twoi goście.