Prowadzenie programu karty zamówień

Karta zamówień lub Card jest formą firmy kredytowej, która jest wydawana pracownikom, którzy mogą następnie nabywać towary i usługi bez konieczności przetwarzania transakcji poprzez tradycyjną procedurę zakupów, na przykład korzystanie z zapotrzebowania na zakup lub zamówienia zakupowe.

Istnieje wiele różnych programów kart zamówień; Niektóre obejmują jedynie korzystanie z dostawców zatwierdzonych przez firmę, podczas gdy inni pozwalają na użycie każdego dostawcy. Zakupy dokonane przez pracownika za pomocą karty zamówień to na ogół niewielka i niska wartość. Wiele negatywnych reakcji dotyczących programów karty zamówień jest specjalnie skierowanych do nadużycia karty przez pracowników. Jednak korzyści płynące z programów zakupowych są znacznie większe niż ryzyko i koszty związane z prowadzeniem programu.

Korzyści z kart zamówień

Rząd Stanów Zjednoczonych stwierdził, że zakupy poniżej 2 500 USD stanowiły tylko 2 procent ogólnych wydatków rządowych, ale stanowiło 85 procent wszystkich zakupów. Ponieważ koszty administracyjne tych małych zakupów często przekraczały rzeczywiste wydatki dolara, korzystanie z kart zamówień wzrosło w wielu departamentach rządowych. Jedna agencja rządowa, Departament Handlu, oszacował, że korzystanie z kart zamówień zaoszczędziło je ponad 22 miliony dolarów rocznie na koszty administracyjne i skrócenie czasu przetwarzania zakupów. Korzystanie z kart pozwoliło działom zakupu skoncentrować swoje wysiłki na 15 procent całkowitych wydatków na zamówienia, które stanowią 98 procent całkowitych wydatków.

Wdrażanie kontroli wewnętrznych

Nadużycie kart zamówień to główne wiadomości, ale te nadużycia, szczególnie w departamentach rządowych, często wykazują wysoką wartość dolara, która jest jednak mniejsza niż połowa jednego procent całkowitych wydatków. Mimo to nadużycia zdarza się, ale można je kontrolować, wdrażając odpowiednie kontrole wewnętrzne w celu zmniejszenia odpadów i znęcania się.

Silny kierunek zarządzania ma kluczowe znaczenie dla udanego programu karty zamówień. Kierownictwo powinno jasno określić, jakie są dozwolone wykorzystanie karty oraz zdefiniować i nakładać kary za przestępczość, oszustwo i nadużycie. Oczywiście muszą być wprowadzone procedury i zasoby Back Office w celu wdrożenia kontroli. Jeśli nie ma wystarczających zasobów do monitorowania i radzenia sobie z nadużyciami karty zamówień, nadużycia będzie kontynuowane i wzrosną, ponieważ brak zaangażowania w programie jest widoczny przez użytkowników.

Kto dostaje kartę?

Kolejnym negatywnym widocznym w programach kart zamówień jest to, że firmy myślą, że muszą przekazać karty wszystkim swoim pracownikom, którzy dokonują zakupów. Nie o to chodzi; Wydanie karty zamówień to zaufanie. Firma musi być w stanie zaufać użytkownikowi karty, ponieważ w rzeczywistości wydają pieniądze firmy. Powinien istnieć proces zatwierdzenia, w którym pracownicy muszą być wybierani, przeglądani i zatwierdzani. Jeśli pracownik ma zły kredyt, czy otrzyma karta zamówienia firmy?

Narzucanie limitów wydatków

Jak każda karta kredytowa, użytkownik powinien istnieć limit kredytowy. Firmy kart kredytowych dają posiadaczom karty limit na podstawie ich zdolności do zapłaty. W przypadku posiadaczy kart zamówień, firmy powinny przekazać posiadaczom karty limit wydatków odpowiedni dla ich pozycji i prawdopodobnych wydatków. Na przykład osoba zatrudniona jako analityk IT może być wymagany tylko do zakupu atramentu drukarki i małych urządzeń peryferyjnych, które mogą wynosić tylko kilkaset dolarów rocznie. Limit wydatków dla tego pracownika powinien to odzwierciedlać i nie powinien otrzymywać ograniczeń ogólnych w wysokości 2500 USD, które mogą być przekazane wszystkim pracownikom IT. Limity wydatków należy okresowo sprawdzać, aby pracownicy otrzymali odpowiedni poziom na podstawie ich rzeczywistych wydatków.