Organizacje non -profit zastępujące personel wolontariuszami

W trudnych czasach jest bardzo kuszące, aby wyciąć płatne stanowiska personelu i przekształcić te pozycje w wolontariuszy. Korzystanie z wolontariuszy do wykonywania zadań lub pracy, które w innym przypadku mogłyby być wykonywane przez opłacanego personelu, zwane zastąpieniem pracy, powinno być częścią ogólnej strategii obniżania kosztów w trudnych czasach.

Ale czy to prawda? Czy to działa? Jakie są pułapki lub korzyści? Oto kilka wskazówek, jak zrobić to dobrze:

Nie odkładaj personelu zamierzających zastąpić wolontariusza

Jeśli zwolnisz płatnych pracowników, aby sprowadzić wolontariusza, możesz samodzielnie wywołać problemy. Takie działanie z pewnością spowoduje, że inni płatni pracownicy obawiają się swoich stanowisk oraz niechęć do pracy z wolontariuszami, obawiając się, że mogą podjąć pracę.

Jednak gdy istnieje naturalne ścieranie lub ogólna reorganizacja, skorzystaj z okazji, aby przemyśleć sposób konfigurowania organizacji. Pomyśl o tym, jak możesz ponownie konfigurować prace, aby wolontariusze mogli wykonać niektóre obowiązki.

Na przykład właśnie awansowałeś recepcjonistę na stanowisko asystenta administracyjnego Współpracując z dyrektorem ds. Rozwoju. To pozostawia otwartą pracę recepcjonistyczną. Być może wolontariusz mógłby pokryć te obowiązki.

Niektóre organizacje mogą zdecydować się na ograniczenie godzin, które są otwarte dla publiczności do pięciu dziennie (10 A.M.- 3 p.M.) i użyj wolontariuszy do obsługi recepcji. Mają innego wolontariusza każdego dnia. Ten wolontariusz odpowiada na telefon, wita odwiedzających i wykonuje asortyment dobrze zdefiniowanych i udokumentowanych obowiązków duchownych. Pod koniec dnia wolontariusz używa formularza do podsumowania ważnych rzeczy, które miały miejsce tego dnia, oraz wszelkie problemy, które mogą wymagać rozwiązania przez wolontariusza następnego dnia.

Takie podejście może działać dla organizacji, która opracowała większość błędów, a jeśli wolontariusze są szczęśliwi i lojalni. Potrzebujesz także wystarczającej liczby wyszkolonych wolontariuszy, aby mieć kilku dodatkowych wolontariuszy w biurze, którzy zajmują się innymi zadaniami biurowymi, pomagając organizacji jeszcze bardziej.

Nie używaj wolontariuszy do rutynowych zadań

Wielu wolontariuszy z przyjemnością wykonuje prace duchowne, wysyła się z drzwi lub załatwić sprawę. Jednak ilekroć jest zadanie, które twoi personel naprawdę chcieliby wykonać, ale nie mają czasu na podjęcie, pomyśl o korzystaniu z wolontariuszy.

Wolontariusz może działać jako koordynator wolontariuszy, pomóc w pisaniu dotacji lub zasobów dotacji badawczej. Mogą być odpowiedzialni za biuletyn, szkolić innych wolontariuszy, a nawet pracowników, planować i wdrażać specjalne wydarzenia lub wiele innych rzeczy. Myśl twórczo i szukaj wolontariuszy, którzy mają specjalne talenty lub doświadczenie.

Rozważ znalezienie i użycie „wykwalifikowanych” wolontariuszy

Wykwalifikowani wolontariusze są zwykle specjalistami w tych obszarach, w których nie jest organizacja non -profit. Takie obszary obejmują finanse, zasoby ludzkie i marketing. Ci wykwalifikowani wolontariusze są często pracownikami korporacji. W ramach programu odpowiedzialności społecznej ich pracodawcy mają czas na spędzanie czasu na pracy z organizacją non -profit.

Są również wykwalifikowani wolontariusze między pracami, którzy mogą być bardzo zainteresowani utrzymaniem swoich umiejętności i zwiększania ich życiorysów.

Wykwalifikowani wolontariusze nie mogą zastąpić personelu, ale mogą zastąpić drogie outsourcing i zewnętrznych konsultantów. Mogą pomóc w reorganizacji, przeprowadzeniu audytu organizacyjnego, opracowania danych potrzebnych do pomocy zarządowi w podejmowaniu decyzji organizacyjnych, znaleźć sposoby oszczędzania pieniędzy na podstawowych usługach lub pomóc pracownikom skupić się na tym, co jest najważniejsze w ich pracy.

Wiele organizacji non-profit nie korzysta z wykwalifikowanych wolontariuszy-tak zwanych Pro Bono Work-jak często tak, jak powinny. Zapytaj lokalne fundamenty korporacyjne, czy mają wykwalifikowany program wolontariusz.

Corporation for National & Community Service ma zestaw narzędzi, który pomaga organizacjom non-profit przygotować się do korzystania z wolontariuszy opartych na umiejętnościach. Możesz także opublikować swoje otwarcia dla wolontariuszy z umiejętnościami zawodowymi w Catchafire, usłudze dopasowywania online.

Nie toleruj systemu kastowego w swoim biurze

W niektórych biurach non -profit są płatni menedżerowie lub pracownicy, którzy codziennie wychodzą na lunch, podczas gdy personel i wolontariusze jedli kanapki z sałatkami jaj w pokoju, w międzyczasie trzymając fort, dopóki menedżerowie nie wrócili. Co za sposób, aby uczynić personel i wolontariusze biurcy, czują się jak obywatele drugiej klasy. Znajdź sposoby, aby być włączającym i sprawić, że wszyscy czują, że są niezbędne do czegoś bardzo ważnego.

Działaj szybko, gdy wykazują zainteresowanie

Wolontariusze mają wiele możliwości w wielu organizacjach. Działaj szybko, gdy będą zainteresować twoje, bo inaczej pójdą gdzie indziej. Potencjalni wolontariusze często otrzymują słabe weryfikacje przez organizacje non -profit. Albo menedżer wolontariuszy jest głuchy na to, co wolontariusz mówi o ich dostępnym czasie (czuję się przytłoczony tak samo powód, dla którego wolontariusz ucieka, jak niewykorzystany), albo wolontariusz otrzymuje powierzchowną rozmowę, która nie odkrywa zdolności i doświadczeń tego doświadczenia mogą być wskazówki, jak osiedlić wolontariusza w satysfakcjonującą sytuację.

Mieć otwarty umysł

Tak, możesz mieć listę podstawowych ról, na które zawsze kupujesz, ale kiedy wywiad ujawnia inne możliwości, nie bądź związany precedensem i zasadami. Nie wahaj się stworzyć pracy wolontariusza, która pasuje do tej konkretnej osoby, jej talentów i zainteresowań. Być może będziesz w stanie zwolnić płatnego personelu jakiegoś zadania i przenieść go na wolontariusza. To powinno pozwolić Twoim pracownikom na spędzanie czasu na innych palących obowiązkach. Nigdy nie powinno to jednak narażać płatnego personelu na możliwą utratę pracy.

Najważniejsze jest to, że nikt nie jest korzyścią, aby obniżyć koszty poprzez celowe ograniczenie personelu i zastępowanie ich wolontariuszami, ale mogą istnieć kreatywne sposoby umożliwienia wolontariuszom wypełnienia pewnych ról, jeśli zrobisz to mądrze.