Planowanie spotkania - organizowanie konwencji i konferencji

01 z 15

Wskazówka: włącz nowe nowe technologie do wydarzeń

Uczestnicy MPI WEC przechodzili przez ekran mgły logo MPI w celu otwarcia przyjęcia MPI WEC 2008 Uczestnicy przechodzą przez ekran mgły logo MPI, kiedy po raz pierwszy przybyli do MPI WEC 2008 Welcome Reception w Caesar's Las Vegas. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Wskazówki dotyczące planowania wydarzeń zza wydarzenia na MPI WEC 2008

Planiści spotkań i wydarzeń zawsze szukają nowych wskazówek dotyczących planowania wydarzeń, niezależnie od tego, czy ma to wykorzystać na następne spotkanie, czy po prostu wiedzieć, co robią inni, aby mogli potwierdzić niektóre ze swoich podejść.

To dlatego, że planiści spotkań i wydarzeń organizują wiele spotkań, a doroczna konferencja lub Kongres to doskonały program, który również wymaga wielu pomysłów na planowanie.

Mając to na uwadze, należy sprawdzić niektóre pomysły na planowanie spotkania i wskazówki dotyczące planowania wydarzeń, które są używane przez jednego z wiodących stowarzyszeń zawodu: Meeting Professionals International (MPI) organizuje wiele konwencji przez cały rok. Następujące wskazówki dotyczące planowania wydarzeń oparte są na MPI World Education Congress, który odbył się w Las Vegas, sierpień 2008.

Podczas planowania konwencji planiści spotkań zastanawiają się, jak włączyć szereg nowych nowych technologii programu. MPI użył ekranu mgły.

Wyobrażone możliwości technologii ekranu mgły, nowej nowej technologii, obejmują projekcję logo korporacyjnych, komunikatów i innych obrazów. Planiści wydarzeń i spotkań powinni wiedzieć o przyszłych technologiach i jak/kiedy używać ich w różnych programach.

W ramach odbioru otwierającego MPI WEC w 2008 r. Sponsorowane przez spotkania Harrah's at Cezar's Palace, Las Vegas, uczestnicy przechodzili przez ekran mgły logo MPI, gdy weszli do otwierającego przyjęcie koktajlowe. Celem Cezara było zaprezentowanie, w jaki sposób mogą zmienić środowisko statycznego pokoju, wyjaśniła Reinę Herschdorfer, dyrektor wykonawczy ds. Cateringu/konwencji i wydarzeń dla Caesar's Palace.

Technologia Fogscreen to nowa technologia, która jest sucha, więc uczestnicy i gości nie przejdą przez mgłę i zmokną.

02 z 15

Wskazówka: Lista kontrolna planowania wydarzeń, aby zawierać spotkania przed wydarzeniem wszystkich stron

Szef kuchni Cezara organizuje spotkanie szefa kuchni przed otwarciem przyjęcia MPI WEC 2008, szef kuchni zorganizował spotkanie z szefami kuchni, aby przekazać swoje role i obowiązki 3 godziny przed wydarzeniem. (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Miejsca mają swoją listę kontrolną planowania wydarzeń, aby zapewnić sprawne działania na specjalne wydarzenia i spotkania przed wykonaniem programu.

W ramach listy kontrolnej planowania wydarzeń planiści wydarzeń i spotkań organizują ostateczne spotkanie przejścia lub konferencji („przed-konferencyjne”) z menedżerami konferencji, w tym usług gastronomicznych. Jest to czas, w którym planiści wydarzeń będą oglądać postęp produkcji i konfiguracji, żywność i napoje oraz składają wnioski o wszelkie zmiany przed wydarzeniem.

Same miejsce odbywa również spotkania z pracownikami i osobami odpowiedzialnymi za wykonanie wydarzenia. Szef kuchni Ceasar's Palace, Las Vegas, odbył spotkanie z szefami kuchni, którzy byli odpowiedzialni za działania na rzecz usług gastronomicznych na przyjęciu otwierającym MPI WEC 2008.

Założono cztery stacje, aby podać sześć różnych gorących przedmiotów, a bar do serwowania rzeźby lodowej, aby serwować siedem różnych rodzajów sushi.

03 z 15

Wskazówka: Konwencja przyjęć koktajlowych powinny zachwycić zmysły

Cezar's Palace przekształca przestrzeń z obrazami, muzyką, jedzeniem i naturalnymi spotkaniami Harrahs, gościł przyjęcie otwierające MPI WEC 2008 w Caesar's Las Vegas. Tematem wieczoru było „Be”, który pokazał ich zdolność do przekształcania statycznego pomieszczenia dzięki technologii, zdjęć, muzyce, szkła, stali, naturalnych materiałach i jedzenia. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Ważne jest, aby planiści wydarzeń tworzyli specjalne wydarzenia - w tym przyjęcia koktajlowe - które zawierają elementy, które angażują pięć zmysłów.

Przyjęcie koktajlowe w Cezar's Palace, Las Vegas, przekształciło salę balową w przestrzeń, która przekształciła się przez cały wieczór. Dzięki budżetowi o wartości 2 milionów dolarów planiści w Cezara i spotkaniach Harrah, Las Vegas, pracowali z ekspertami z produkcji, projektowania, catering.

„Mieliśmy 180 minut zdjęć i muzyki, które zmieniły się co trzy lub cztery minuty” - powiedziała Reina Herschdorfer, dyrektor wykonawczy ds. Catering/konwencje i wydarzenia dla Caesar's Palace. Włożyła także elementy w pokoju interaktywnym z wizualizacjami na ekranie. Kiedy płatki róży znajdowały się na ekranie, płatki róży również wypełniły pokój. Tak było również w przypadku użycia innych specjalnych elementów zdarzeń, takich jak bąbelki. Wzmocniło ideę, w jaki sposób natura i abstrakcyjne współpracują, aby stworzyć efekt psychodeliczny (jeden z celów Herschdorfer).

Herschdorfer podkreśliła również zamiar Cezara zaprezentowania jedzenia jako elementu wydarzenia. „Jedzenie to sztuka. Chodzi o szefów kuchni i piękno jedzenia - dodała.

04 z 15

Wskazówka: Spraw, aby uczestnicy i goście po przyjeździe czują się wyjątkowe i wyjątkowe

Pracownicy Mandalay Bay stworzyli linię czerwonego dywanu, aby powitać uczestników MPI MPI WEC 2008 Uczestnicy zostali powitani przez ponad 200 pracowników Mandalay Bay, gdy weszli do centrum kongresowego i w kierunku sesji konferencji otwierającej. Dzięki uprzejmości Mandalay Bay, Las Vegas

Linia czerwonego dywanu to świetny sposób na sprawienie, że uczestnicy poczuli się wyjątkowymi i wyjątkowymi, gdy przybywają na spotkania i inne specjalne wydarzenia.

Kierownictwo i personel w Mandalay Bay w Las Vegas został stworzony na czerwonym dywanie, aby powitać uczestników, którzy zbliżali się do pierwszej sesji ogólnej.

Było oczywiste, że uczestnicy docenili godzinę wiwatowania. I stworzenie elementu, który przyjemnie zaskakuje planiści wydarzeń, jest stwierdzeniem samo w sobie.

Tworzenie linii czerwonej dywanu jest łatwiejsze niż większość może się wydawać. To po prostu kwestia posiadania wystarczającej liczby osób, które są powiązane z wydarzeniem, które będą dostępne w czasie, gdy goście przybywają. Mandalay Bay po prostu odrzuć wezwanie do różnych działów e -mailem, a pracownicy byli podekscytowani uczestnictwem.

05 z 15

Wskazówka: Liderzy organizacji przygotowali grunt pod program spotkania w uwagach otwarcia

Bruce Macmillan z MPI nakreślił przyszłość spotkań na MPI WEC 2008 Bruce Macmillan, prezes i dyrektor generalny MPI, otworzył konferencję MPI WEC 2008, tematycznie „Twoja przyszłość pokazuje.". (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Aby rozpocząć konwencje, liderzy powinni dostarczyć wiadomość o programie spotkania wydarzenia podczas uwag otwarcia podczas pierwszej sesji ogólnej.

Podczas ustanawiania programu spotkania na konferencji lub konferencji planiści wydarzeń i spotkania muszą skorzystać z pierwszej sesji ogólnej, aby przywódcy wzmocnili cel i kluczowe przesłania programu.

W przypadku MPI WEC 2008 w Mandalay Bay w Las Vegas w sierpniu 2008 r. Macmillan podkreślił nacisk Kongresu na wiedzę zawodową, wykorzystanie technologii w celu wzbogacenia spotkań (nie zastępuje go), a jego pogląd, że przyszłość branży będzie nadal rosła.

Ważne jest, aby upewnić się, że wiadomość jest odpowiednia dla tych, którzy uczestniczą w tym wydarzeniu i że jest skierowana do interesów tych, którzy uczęszczają - w tym miejsce, w którym mieszkają. Ponad 4500 uczęszczało na MPI WEC, największą frekwencję w historii MPI. Macmillan odwołał się do globalnych inicjatyw MPI i dostarczył przykłady globalnych trendów.

06 z 15

Wskazówka: Przywódcy zarządu powinni podkreślić osiągnięcia podczas sesji otwierających

MPI 2007-2008 Przewodnicząca Angie Pfeiffer podkreśla strategiczne imperatywy MPI MPI 2007-2008 Przewodnicząca Angie Pfeiffer adresuje uczestników MPI WEC 2008. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

W przypadku corocznych konwencji i kongresów ważne jest, aby przywódcy zarządu podkreśliły wcześniejsze osiągnięcia i cele.

Oczekuje się, że przywództwo organizacji podkreśli wcześniejsze osiągnięcia, gdy przygotowują scenę na nadchodzący rok. Angie Pfieffer, przewodnicząca MPI 2007-2008, podkreśliła strategiczne imperatywy, które zostały ustanowione dla MPI podczas jej kadencji.

MPI na nowo zdefiniowało swoje strategiczne imperatywy dla branży spotkań w poprzednim roku, a Pfeiffer podkreślił następujące:

• Ewoluuj do globalnej społeczności
• Ponowne wyobrażenie sobie relacji biznesowych z rozdziałami
• Podnieś rozmowę i doświadczenie członka
• Zbuduj świetną organizację

Przedstawiając osiągnięcia organizacji, zapewnia członkom i innym zainteresowanym stronom możliwość zrozumienia kluczowych inicjatyw i celów. Jest to istotne we wszystkich branżach i spotkaniach.

07 z 15

Wskazówka: włącz elementy rozrywki korporacyjnej do programu konwencji

MPI zatrudniło Nathana Burtona, aby zabawić uczestników i przedstawić Larry Luteran New MPI 2008-2009 Przewodniczący Larry Luteran został magicznie przedstawiony uczestnikom MPI WEC 2008 przez magika Las Vegas Nathan Burton. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Ważne jest, aby planiści spotkali się z rozrywką korporacyjną do programu konwencji - pomaga to rozbić formalne prezentacje.

Podczas planowania konwencji ważne jest, aby włączyć elementy społeczności lokalnej do tematu, gdy tylko jest to możliwe. Ponieważ Kongres był w Las Vegas, organizatorzy za MPI WEC 2008.

Otwarta sesja ogólna została zaplanowana na dwie godziny, więc aby rozbić formalność prezentacji, lokalne tematy i rozrywka zostały włączone do programu.

Magik Las Vegas Nathan Burton bawił uczestników i zakończył rozrywkę korporacyjną, ponieważ przewodniczący Larry Luteran w latach 2008-2009 magicznie pojawił się przed publicznością podczas prezentacji.

08 z 15

Wskazówka: Otwarcie sesji ogólnych powinny pozostawić uczestników energetyzowanych

MPI WEC 2008 Zatrudniona kawiarnia Drum Cafe, aby podniecić uczestników na Kongres Drum Cafe, którzy zabawili uczestników podczas pierwszej sesji ogólnej MPI WEC 2008 (Ustawa o zamknięciu). Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Skuteczna otwarta sesja ogólna powinna obejmować różnorodne głośniki i rozrywkę, aby zwrócić uwagę uczestników, szczególnie w przypadku dłuższych sesji.

Po uwagach końcowych na pierwszą sesję ogólną odbyła się występ Drum Cafe, znany z zapewniania budowania zespołu i interaktywnej rozrywki perkusji.

Drum Cafe używa afrykańskich bębnów i perkusji do energii publiczności. I chociaż MPI włączyło swoje wyniki, niektórzy planiści wydarzeń zawierają tego rodzaju wydajność jako praktyczne doświadczenie dla grup (dając uczestnikom ich bębny).

Drum Cafe występowała przez ponad godzinę, podczas gdy niektórzy ludzie zostali słuchani, a inni usłyszeli energię z generalnego pokoju sesji, przechodząc drzwi przez główny korytarz.

09 z 15

Wskazówka: każda konwencja zawiera wystawę z budowlami targowymi

MPI WEC 2008 Incorporated wystawę prawie 600 wystawców MPI WEC 2008. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Niemal każdy Kongres lub Konwencja zawiera targi lub salę wystawową w ramach programu.

Expo stanowi okazję dla dostawców i sponsorów branży na spotkanie z uczestnikami konwencji.

Tradycyjne ekspozycje mogą być postrzegane bardziej jak „rynek”, jeśli konwencje i konferencje ograniczają godziny, gdy sala wystawowa jest otwarta - i unikać planowania sesji edukacyjnych w tym czasie - aby wystawcy mogli zmaksymalizować swój czas z ważnymi uczestnikami.

Expo pomoże gwarantować koszt całej konwencji i zapewni przychody operacyjne dla organizatorów stowarzyszenia.

10 z 15

Wskazówka: Określ tematy rozwoju zawodowego według umiejętności i poziomu odbiorców

MPI WEC 2008 Strukturyzowane sesje przełomowe według 13 umiejętności i 3 poziomy Andrea „Sid” Curtis, dyrektor artystyczny Freeman AV Services, współzałożyciel z Bobem Walkerem, wiceprezesem ds. Usług kreatywnych, AVW-Telav, Inc., W sprawie skutecznego wykorzystania malowniczego projektowania, oświetlenia i dźwięku w celu zwiększenia wrażeń ze spotkania na MPI WEC 2008. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Organizatorzy konferencji określają tematy seminaryjne dla rozwoju zawodowego, które uwzględniają poziom umiejętności i zainteresowania rozwoju uczestnika.

MPI ustalone tematy seminarium według poziomu odbiorców, w tym nowicjusza, pośrednim i zaawansowanym. Następnie MPI zorganizowało sesje przełomowe w 13 rodzinach, aby pomóc uczestnikom zoptymalizować ich doświadczenie edukacyjne:

• Analiza procesu
• Zarządzanie przedsiębiorstwem
• Komunikacja
• Edukacja i rozwój treści
• Zarządzanie finansami
• Stosunki interpersonalne/relacje
• Stosunki międzynarodowe
• Marketing
• Zarządzanie spotkaniami
• Zarządzanie ludźmi
• Zarządzanie projektem/planowanie pracy
• Strategia
• Technologia

MPI zapewniło uczestnikom opcję planowania sesji online, kategoryzując sesje według rodzin umiejętności i poziomów odbiorców.

11 z 15

Wskazówka: Pomysły na zbieranie funduszy powinny ewoluować wokół corocznych spotkań

Fundacja MPI organizuje pozyskiwanie funduszy w House of Blues, Las Vegas Ponad 1000 uczestniczyło w wydarzeniu „Rendezvous” w House of Blues, Las Vegas, na MPI WEC 2008. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Planiści spotkań i wydarzeń powinni tworzyć wydarzenia z pozyskiwania funduszy w ramach dorocznej konferencji lub konwencji, aby zmaksymalizować wartość pozyskiwania funduszy.

Być może najlepszym sposobem na energetyzację bazy pozyskiwania funduszy jest zorganizowanie specjalnego wydarzenia z pozyskiwania funduszy podczas dorocznego Kongresu lub Konwencja. W końcu jest to czas, w którym ludzie mają tematy i problemy związane z pozyskiwaniem funduszy.

W przypadku MPI WEC 2008 pomysł na pozyskiwanie funduszy obejmował wieczór jedzenia, napojów i muzyki na żywo w House of Blues w Mandalay Bay w Las Vegas. Wydarzenie obejmowało także Detroit Metro Convention i Visitors Bureau jako sponsora tytułu, a także kilku innych sponsorów przyczyniających się do kosztów ubezpieczenia.

Ceny biletów z góry ustalono na 110 USD (USD), a bilety na miejscu wyniosły 125 USD (USD). Ponad 1000 uczestników dołączyło do wydarzenia - około 25% wszystkich uczestników.

12 z 15

Wskazówka: Dyskusje na stole biznesowym oferują uczestnikom otwarte tematy

Uczestnicy prowadzą proces ułatwienia warsztatów w celu omówienia tematów branżowych MPI WEC 2008 Zorganizowane rozmowy kawiarni, dyskusje okrągłego stołu, w których tematy i moderatorzy nie są z góry ustalone. Uczestnicy są zachęcani do prowadzenia dyskusji na podstawie ogólnego tematu, a zainteresowani mogą dołączyć. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Chociaż rozmowy kawiarni mogą wydawać się nowe w branży wydarzeń, te dyskusje okrągłe biznesowe wyłoniły się ze spotkań w branży zaawansowanych technologii.

Rozmowy kawiarni są nieformalnymi dyskusjami przy okrągłym stole, w których tematy i moderatorzy nie są z góry ustalone, wyjaśnił Brooke Bode, dyrektor zarządzania wiedzą w MPI, Dallas. „Pozwala uczestnikom uczyć się od swoich rówieśników” - dodał Bode.

W przypadku MPI WEC 2008 zidentyfikowano sześć różnych tematów dyskusji przy okrągłym stole, aby zarejestrować się i/lub przewodnić okrągłe stole biznesowe, w tym:

• The Green Cafe (zielone spotkania)
• Strategia Spot Cafe (formaty spotkań i spotkania strategiczne)
• Cafe Futura (przyszłe trendy/technologia)
• The Bridge Cafe (różnice pokoleniowe/kulturowe)
• Cafe Internationale (spotkania międzynarodowe)
• Cafe Potpourri (różne tematy)

Ułatwienie warsztatów prowadzone są przez uczestników i oferują uczestnikom alternatywę dla zwykłego formatu sesji spotkań i seminariów.

13 z 15

Wskazówka: Zachęcaj przyszłoroczny gospodarz konwencji do sponsorowania na tegorocznej konwencji

MPI WEC 2009 Gospodarz Salt Lake Convention & Visitors Bureau sponsorowany 2008 Lunch 2009 MPI World Education Host City Lake City sponsorował lunch MPI WEC 2008 i promował ich miasto i program. (c) Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Podczas planowania konwencji najlepszym czasem na zapewnienie zatrzymania uczestnika przyszłych konwencji jest promowanie tego przesłania w tym roku.

Planiści spotkań rozumieją znaczenie utrzymywania uczestników i/lub członków organizacji, że ich czas jest dobrze spędzony na konwencji lub Kongresie. Jednym z celów jest upewnienie się, że uczestnicy wrócą na przyszłoroczną konwencję.

Organizatorzy MPI WEC 2008 dali główną widoczność Salt Lake City, wybranego miasta gospodarza MPI WEC 2009. Siedzący lunch został podany w ostatnim dniu konwencji, sponsorowanego przez Bureau Convention & Visitors Bureau. Umożliwiło to urzędnicy turystyki Salt Lake City na podkreślenie mocnych stron docelowych, jednocześnie zachęcając uczestników do zapoznania się z wydarzeniem w przyszłym roku.

Tego rodzaju sponsoring konwencji był również cenny dla Salt Lake City, ponieważ byli w stanie stworzyć nieformalną boisko dla wszystkich specjalistów spotkań, którzy są również kluczowymi decydentami w wyborze miejsc i miejsc docelowych w wielu programach przez cały rok.

14 z 15

Wskazówka: Zamknięcie nocne przyjęcia powinny być tak pamiętne, jak otwieranie przyjęć

MPI WEC 2008 obejmował imprezę plażową w Mandalay Bay Mandalay Bay Beach Party na MPI WEC 2008. Dzięki uprzejmości MPI i Tkatchphoto.com

Konwencje powinny uwzględniać końcowe przyjęcie nocne, dając uczestnikom szansę na nawiązanie kontaktów i omówienie tematów z wydarzenia. Wybierz zabawne wydarzenie.

Możliwości nawiązywania kontaktów są równie ważne, jak elementy hali edukacyjnej i wystawowej konwencji lub kongresu. Ponieważ większość ludzi ma tendencję do pomijania wydarzeń zamykających, ważne jest, aby zakończenie przyjęcie w nocy poczuło się podekscytowani i energetyczni przez ten proces -- Jeśli chcesz, żeby ludzie zostali za to.

Planiści wydarzeń i spotkań powinni zidentyfikować wydarzenie lub motyw związany z miejscem docelowym i lokalizacją, w którym odbywa się wydarzenie. MPI WEC 2008 odbyło się na nocnym przyjęciu na plaży w Mandalay Bay w Las Vegas.

MGM Mirage i Mandalay Bay sponsorowali końcowe przyjęcie dla MPI WEC 2008, wraz z House of Blues. Planiści wydarzeń i spotkań powinni stworzyć możliwości wykorzystania sponsorowania miejsc, aby pomóc w specjalnych wydarzeniach z konwencji, w tym końcowe przyjęcia nocne.

15 z 15

Wskazówka: kreatywne pomysły mogą angażować uczestników konwencji w celu wprowadzenia nowych produktów

MGM CityCenter Vegas stworzył replikę zamku Sand Castle dla uczestników MPI CityCenter Las Vegas, autorstwa MGM Mirage, wykorzystał sponsoring MPI WEC 2008 Claping Night Reception w Mandalay Bay, aby promować swój najnowszy projekt. Dzięki uprzejmości MGM CityCenter, Las Vegas

Nowe premiery produktów odbywają się cały czas na konwencjach. Kluczem do udanego uruchomienia produktu jest kreatywne zaangażowanie wyobraźni uczestników.

Z setkami wystawców i dostawców biorących udział w konwencjach i kongresach, wielu wykorzystuje to jako okazję do promowania wprowadzenia nowego produktu lub ponownego wprowadzenia uczestników ich produktów i usług.

MGM Mirage sponsorował końcowe przyjęcie nocne dla MPI WEC 2008 i wykorzystał to wydarzenie jako okazję do zaprezentowania projektu MGM CityCenter Vegas. Z końcowym motywem przyjęcia nocnego wokół „plażowej imprezy” MGM CityCenter Vegas stworzył replikę projektu zamku z piasku, który ma zostać otwarty pod koniec 2009 roku.