Mierzenie wydajności zakupu w celu optymalizacji łańcuchów dostaw

Mierzenie wyników zakupowych jest ważne, ponieważ dział zakupów odgrywa coraz ważniejszą rolę w łańcuchu dostaw podczas spowolnienia gospodarczego.

Zmniejszenie kosztów surowców i usług może umożliwić firmom konkurencyjnego sprzedaży ceny ich gotowych towarów w celu wygrania firmy. Oczywistą miarą wydajności sukcesu każdego działu zakupów jest kwota pieniędzy zaoszczędzonych przez firmę. Istnieje jednak szereg pomiarów wydajności, z których firmy mogą korzystać, gdy mierzą wydajność zakupów.  

Wydajność zakupu

Koszty administracyjne stanowią podstawę do pomiaru wydajności zakupu. Ten pomiar wydajności nie odnosi się do liczby zakupionych przedmiotów, które Departament nabył. Pomiar odnosi się do tego, jak dobrze działa dział zakupów w działaniach, które powinny wykonywać w stosunku do budżetu, który jest obowiązujący dla działu.

Jeśli koszty zakupów znajdują się w budżecie, wydajność działu zakupów przekroczy oczekiwania. Jeśli departament używa funduszy ponad budżet, funkcja zakupu nie jest wydajna.

Zakup skuteczności

Cena, którą zapłacił dział zakupów za przedmiot, niekoniecznie jest dobrym pomiarem wyników zakupowych.

Cena przedmiotu może się zmieniać z powodu warunków rynkowych, jego dostępności i innych presji popytu. Dlatego dział zakupów może nie być w stanie kontrolować ceny. Popularną metodą oceny skuteczności zakupu jest przegląd wskaźników obrotów zapasów. Współczynnik mierzy średnio liczbę czasów, w których zapas jest używany lub obrócony w tym okresie.

Stosunek zastosowany do pomiaru płynności zapasów. Jednak nie zawsze jest to duża miara skuteczności zakupu, ponieważ sezonowe wymagania dotyczące posiadania pozycji w magazynie mogą sprawić, że ten pomiar jest niedokładny.

Kupowanie funkcji

Wydajność zakupów można zmierzyć w stosunku do wymagań funkcjonalnych funkcji zakupu.

Podstawową funkcją działu jest dostarczenie właściwego przedmiotu w wymaganym czasie przy najniższym możliwym koszcie. Pomiar wydajności może uwzględniać te elementy, ale nie uwzględnia czynników, które mogą odnosić się do stabilności dostawcy, problemów z jakością materialną i rabatami dostawcy.

Pomiary wydajności

Wydajność funkcji zakupu można zmierzyć za pomocą różnych pomiarów. Firma może zdecydować, które z tych pomiarów skuteczności są istotne dla wyników ich działu zakupów. Pomiary mogą obejmować:

Cięcie kosztów

Jeśli dział zakupów pozyska przedmiot po niższej cenie niż wcześniej, to jest oszczędność kosztów. Może się to zdarzyć, gdy znaleziono nowego dostawcy, stosuje się tańszy przedmiot zastępczy, podpisano nową umowę z dostawcą, znaleziono tańszą metodę transportu lub dział zakupów wynegocjował niższą cenę z istniejącym dostawcą.

Zwiększona jakość

Gdy przedmiot poprawi jakość albo za pomocą innego dostawcy lub negocjowania z istniejącym dostawcą, poprawa zostanie odzwierciedlona w zmniejszeniu odpadów lub zasobów produkcyjnych.

Ulepszenia zakupu

Wydajność metod stosowanych w dziale zakupów zwiększy skuteczność. Mogą one obejmować wprowadzenie EDI, systemów e-zamówień, zapasów zarządzanych przez dostawców i wynagrodzenia za procesy odbioru.

Ulepszenia transportu

Gdy dział zakupowy negocjuje z przewoźnikiem lub liczbą przewoźników w celu obniżenia kosztów transportu z dostawcy do placówek produkcyjnych, koszt jednostkowy przedmiotu zostanie zmniejszony. Ratowanie kosztów można wykorzystać jako pomiar skuteczności.

Zakup wydajności

Przeprowadzono szereg badań dotyczących wyników zakupów, a wyniki zauważyły, że nie ma jednej metody, która obejmie każdy dział zakupów. Istnieje jednak szereg kluczowych miar, które okazały się powszechne w ocenie wydajności. Mianowicie oszczędność, jakość dostawcy, wskaźniki dostawy, skuteczność cen i przepływ zapasów.  

Chociaż te kluczowe środki są powszechne, waga przylegana na tych środkach nie jest w żadnym wypadku jednolita i będzie się różnić w zależności od branż i przedsiębiorstw. Ponadto znaczenie tych miar dla ogólnej skuteczności działu zakupów zmieni się z czasem, a zatem będzie musiało zostać oceniane i modyfikowane okresowo.