Wdrażanie światowej klasy organizacji zakupowej

01 z 09

WYMUKANIE EKAMENTALNE

Przed wdrożeniem jakichkolwiek najlepszych praktyk zakupowych musi być poparcie dla wyższych kadry kierowniczej. Bez zakupu wyższych kadry kierowniczej, w tym CEO i CFO, wszelkie próby opracowania światowej klasy strategii zakupów zostaną duszone przez kierownictwo średniego. Zmiany, które należy wprowadzić w każdej firmie, muszą być poparte przez kierownictwo wyższego szczebla, aby osiągnąć wyniki.

02 z 09

Racjonalizacja istniejących danych

Każda firma, która przez pewien czas kupuje dane, będzie miała bazę danych dostawców, którzy zawierają bieżące, duplikaty, nieaktualne i niepoprawne dane. Jeśli Twoja firma ma kilka oddzielnych geograficznie działów zakupów, poziom niedokładności jest pomnożony. Aby wdrożyć światowej klasy strategię zakupów, dane z każdego działu zakupów muszą zostać zaktualizowane, aby odzwierciedlić dane dotyczące bieżących dostawców i zracjonalizować w celu wyeliminowania zduplikowania, niepoprawnego i niepotrzebnego danych. Zaletą posiadania dokładnych danych dla Twojej firmy jest to, że umożliwia dokładne podejmowanie decyzji. Pozwala działowi zakupów analizować wydatki u dostawców, które są używane w więcej niż jednym obszarze zakupowym. Po lepszym zrozumieniu, gdzie wydawane są pieniądze w całym przedsiębiorstwie, firma będzie miała większą dźwignię z dostawcami.

03 z 09

Skorzystaj z programów motywacyjnych dostawców

Firmy było normą płacenia dostawcom tak późno, jak to możliwe. Gdyby sprzedawca ma umowę na 45 dni, nigdy nie otrzymałby płatności przed tym 45. dniem. Aby zachęcić firmy do płacenia rachunków przed datą wynegocjowanej umowy, dostawcy oferowali rabaty, rabaty i inne zachęty. Ale dostawcy odkryli, że pomimo zachęt firmy nadal nie płacą wcześnie. Jedną z teorii jest to, że firmy wprowadzają warunki płatności do swojego systemu ERP i zapominają o tym. Czeki są ograniczone na podstawie tych danych, a zachęty dostawcy nigdy nie są realizowane. Światowej klasy strategia zakupów powinna przyjąć te rabaty, a firmy powinny upewnić się, że przyjmują każdą możliwą zachętę. W tych trudnych czasach ekonomicznych firmy nie mogą sobie pozwolić na przekazanie znacznych rabatów. Ponadto negocjacje z dostawcami powinny również obejmować uzyskanie większych rabatów na płatność za otrzymanie towarów, a nawet przedpłaty.

04 z 09

Wdrożyć ocenę dostawców

Dobra strategia zakupów powinna obejmować metodę, za pomocą której mierzono dostawców. Proces oceny powinien obejmować nie tylko wydajność dostawy, ale także śledzić mniej oczywiste wskaźniki, takie jak pod względem dostawy lub nadmierne, jakość dostarczanych przedmiotów oraz wydajność obsługi klienta dostawcy. Te wskaźniki nie zawsze mogą być wymierną wartością, ale czasami metryka jest subiektywna. Jeśli wytyczne polityczne są wdrożone w celu oceny subiektywnej, wówczas wszyscy dostawcy można mierzyć równo. Nie zapomnij, aby poinformować dostawców. Jeśli wiedzą, że ich klienci ich obserwują, być może podniosą swoją grę.

05 z 09

Zatrudniaj specjalistów ds. Zakupów

Tak wiele firm uważa, że ​​podstawowe umiejętności biurowe są jedynym warunkiem wstępnym stanowiska w dziale zakupów. Ten pogląd jest niezwykle naiwny, biorąc pod uwagę, że urzędnicy te są odpowiedzialne za wydawanie ogromnych zasobów firmy. Specjalista ds. Zakupów jest kluczem do wdrożenia światowej klasy organizacji zakupowej. Umiejętności wymagane dla światowej klasy organizacji zakupowych obejmują wiedzę na temat zakupów, umiejętności analitycznych, umiejętności negocjacyjnych i umiejętności interpersonalnych. Zagławiając Departament Zakupów Pracowników zaznaczonych w tych umiejętności. Organizacje zakupowe obejmują znajomość firmy, w której kupują, umiejętności analityczne, umiejętności negocjacyjne i umiejętności interpersonalne. Zagławiając Departament Zakupów Pracowników zaznaczonych w tych umiejętności.

06 z 09

Zmniejszenie liczby dostawców

Firmy mają setki dostawców, niektórzy mają tysiące, wielu ma tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy. Posiadanie tysięcy dostawców w systemie, nie tylko wymaga znacznej konserwacji, ale może być również wyjątkowo kosztowne. Jeśli dział zakupowy zamawia przedmioty od dwudziestu różnych dostawców każdego dnia, może to oznaczać dwadzieścia zamówień zakupu, które należy wysłać, dwadzieścia kosztów wysyłki, które należy zapłacić, oraz dwadzieścia wpływów towarowych, które należy przetworzyć po przybyciu towaru. Ponadto dodatkowe koszty, prawdopodobnie istnieją oszczędności, które nie są realizowane. Ilu z tych dwudziestu dostawców sprzedaje to samo lub podobne produkty. Jeśli dwudziestu dostawców zostanie skróconych do pięciu, koszty przetwarzania zostaną obniżone i prawdopodobnie koszt materiału zostaną wynegocjowane niższe.

07 z 09

Scentralizowane zakupy

Jeśli Twoja firma ma wiele lokalizacji rozproszonych geograficznie, możesz pomyśleć, że niemożliwe jest wdrożenie światowej klasy strategii zakupów. Rozsądne jest, aby firmy musiały myśleć o swoich ogólnych wydatkach jako o centralnej funkcji. Posiadając scentralizowaną organizację zakupową, firma może przeglądać całkowitą zakupy i wybrać dostawców, którzy mogą zapewnić większość przedmiotów po najlepszych kosztach. Ten scenariusz nie obejmuje wszystkich elementów używanych we wszystkich lokalizacjach, a centralna organizacja zakupowa musiałaby współpracować z lokalizacjami, aby zidentyfikować lokalnych dostawców, którzy ułatwiają potrzeby odległej lokalizacji.

08 z 09

Najwięcej od dostawców

Negocjowanie porozumienia z dostawcą może być od dawna wycofana romans, a żadna ze stron była zadowolona z wyniku. Będzie. Dostawcy są ważną częścią twojego łańcucha dostaw. Materiały, które dostarczają, są wymagane w określonych terminach, aby Twoje zamówienie zostało wysłane do klienta w obiecanym dniu. Uczynienie sprzedawcy partnerem, a nie tylko innego sprzedawcy, pomoże upewnić się, że Twoje zamówienia są prawidłowe i na czas. Negocjacje z dostawcami powinny koncentrować się na korzyściach z bycia dostawcą; pokazując im, że jeśli odniesiesz sukces, odniosą sukces. Negocjacje, które koncentrują się na klauzulach karnych i grzywny za słabą jakość i nieudaną daty dostawy, pozostawi sprzedawcy mniej niż skłonne do dostosowania twoich wymagań.

09 z 09

Maksymalizacja technologii

Istnieje kilka firm, które nadal korzystają z Rolodexes, zapotrzebowania na zakup papieru i wzywają zamówienia na zakupy dla dostawców. Większość ma jakieś oprogramowanie zakupowe, nawet jeśli jest to arkusz kalkulacyjny Excel, który śledzi zamówienia i ogólnie wydają. Wraz z wprowadzeniem oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) firmy mogą zintegrować swoje działy zakupowe z łańcuchem dostaw, aby skorzystać z danych w czasie rzeczywistym. Jednak właśnie tam zatrzymuje się wiele firm. Światowej klasy strategie zakupów idzie dalej, aby czerpać korzyści oferowane przez ich systemy ERP. Firmy mogą przyjąć techniki przepływu pracy w swoich systemach ERP w celu automatyzacji zatwierdzeń i płatności, co skraca czas, w którym personel zakupowy musi interweniować. Dane wytwarzane przez tysiące transakcji zakupowych mogą być wykorzystywane w magazynach danych, aby pomóc profesjonalistom w zakresie oceny dostawców i negocjacji umów.