Jak pisać punkty rozmowy

Punkty rozmów są jak ściągawka dla każdego, kto komunikuje się w imieniu firmy, organizacji, polityka, a nawet samych siebie. Zapewniają szybki i łatwy sposób pozostania na dobrej drodze, a nie wędrując z tematu i upewnić się, że komunikacja jest spójna w całej grupie.

Często są używane jako materiał nasion do liter, wydawnictw prasowych, przemówień, debat i innych. Punkty rozmów to komunikacja wewnętrzna i nie są udostępniane zamierzonym odbiorcom.

Co uwzględnić

Pod pewnymi względami punkty rozmowy są podobne do zarysu, ale nie są tak gęste. Urzędnicy ds. Komunikacji korzystający z ich do przemówień, debat lub wywiadów na żywo muszą być w stanie szybko się z nimi odwoływać. Punkty gadania zaprojektowane w celu prowadzenia komunikacji pisemnej, takich jak komunikaty prasowe, mogą być nieco bardziej szczegółowe.

Najszersze punkty zazwyczaj będą tematami, które należy rozwiązać. Na przykład ktoś przeprowadzał wywiad w telewizji, może chcieć zająć się dwoma lub trzema tematami o konkretnym znaczeniu dla organizacji, którą reprezentuje. Punkty gadające służą jako przypomnienie o jak najwięcej kierowania rozmową do tych tematów. Podczas gdy ktoś przemawiający w imieniu organizacji powinien być w stanie inteligentnie i dokładnie mówić o wymienionych tematach, punkty rozmowy mogą również zawierać szczegóły lub statystyki, które nie są tak łatwo zapamiętane.

Dla każdego przed kamerą lub rozmowy z publicznością na żywo, rozmowy nie powinny być dłużej niż jedna strona, co czyni je łatwo i szybko odwoływać się. Mogą nawet zmieścić się na czymś nie większym niż karta indeksu.

Skuteczne punkty rozmowy

Pisząc punkty rozmowy, ważne jest, aby pamiętać o kilku kluczowych szczegółach, które pomogą Ci wykonać najlepszą możliwą pracę, przygotowując siebie lub innych w celu przekazania wiadomości:

• Priorytet: Jedyne, przede wszystkim, chcesz, aby publiczność odebrała wiadomość, musi być Twoim najwyższym priorytetem, a najwyższa rzecz wymieniona w twoich punktach rozmów. Stamtąd priorytety, w kolejności tego, co chcesz zająć się, ale zrozum, że jakość twojego wiadomości jest zwykle ważniejsza niż liczba adresowanych punktów. Możesz więc nie dojść do wszystkiego, co odnotowano w swoich punktach rozmów, ale jeśli dokładnie zająłeś się swoim najwyższym priorytetem, a także dotknąłeś dwóch lub trzech innych priorytetów, można to uznać za sukces. A twoja publiczność częściej zapamięta jeden lub dwa dokładnie zadaszone punkty niż kilkanaście tematów prześwitujących.
• Przygotowywać: Punkty rozmowy są przydatne tylko wtedy, gdy osoby korzystające z ich już znają szczegóły wiadomości, którą należy przekazać. Zanim przejdzie na etap pisania punktów rozmów, upewnij się, że ty i inni, którzy będą komunikować przesłanie, jesteśmy dokładnie wykształceni na temat szczegółów. Punkty rozmów są tam, aby służyć jako przypomnienie i podkreślenie niektórych szczegółowych szczegółów, które mogą wymagać recytowania. Nikt nie powinien polegać na rozmowach dla szerokości i głębokości.
• Nabyć w drodze pierwokupu: Zwłaszcza w wywiadach lub debatach, gdy osoby rozmawiające będą kwestionowane o ich przesłanie, ważne jest, aby przewidzieć, jakie będą te pytania. Na przykład przedstawia statystyki lub inne dane i oczekujesz siebie lub głośnika, który przygotowujesz do przesłuchania o ważności swojego źródła, przygotuj się na obronę swojego źródła i dołączyć kilka słów w punktach rozmów, aby służyć jako przypomnienie.
• Skoncentruj się na faktach: Profesjonalni komunikatorzy powinni wiedzieć, jak angażować się bez punktów rozmów, ale aby wiadomość była niezapomniana i skuteczna, potrzebuje substancji---------------------------------czy to oznacza fakty. Wiedz, jakie fakty chcesz podzielić się ze swoimi odbiorcami, i bądź przygotowany na wyjaśnienie odbiorcom, jak te fakty wpływają na nie. Twoje punkty rozmowy są, aby przypomnieć ci o faktach, które musisz się dzielić.
• Bądź bezpośredni: Nawet jeśli Twoja wiadomość jest negatywna, przejdź prosto do sedny i posiadaj to, co mówisz. Jeśli to zła wiadomość, którą dzielisz, twoje punkty rozmowy powinny również zawierać przypomnienia o tym, jak reagujesz na negatywną sytuację i pracuj, aby ulepszyć. Jeśli jesteś szczery w kwestii złych wieści i podziel się planem rozwiązania tego problemu, publiczność jest bardziej prawdopodobna, że ​​postrzegają Cię jako rozwiązanie problemu. Jeśli pokonasz buszu lub próbujesz pokryć sytuację, twoja publiczność jest bardziej prawdopodobna.

Czego uniknąć

Tak jak są rzeczy, które powinny obejmować punkty rozmowy, są też rzeczy, o których punkty rozmowy powinny zniknąć:

• Długość: Nie piszesz mowy. Jeśli chcesz polegać na swoich punktach rozmów, aby pomóc w sformułowaniu zdań i akapitów, nie jesteś wystarczająco przygotowany, aby nawet pisać punkty rozmowy. Osoby korzystające z punktów gadania po prostu muszą być w stanie szybko spojrzeć na arkusz lub kartę, aby przypomnieć sobie o tematach, aby zająć.
• Pełne zdania: Każdy punkt nie musi być jedynie słowem lub krótką frazą-wystarczy, aby wywołać pamięć głośnika. Jeśli jest to liczba lub inne dane, nie więcej niż faktyczna figura i jedno- lub dwuporodkowa etykieta dla tych danych powinna być uwzględniona.
• Nadmierne pogrubienie, podkreślenie, używanie kursywy itp.: Dla kogoś, kto szybko zerka na stronie, te próby podkreślenia informacji są niczym innym jak hałasem i często rozpraszającymi uwagę. Jeśli wykonujesz dobrą robotę, aby ustalić priorytety i utrzymywać krótkie i proste, nie powinno być potrzeby dodawania na drodze dodatkowego wyróżnienia.