Jak napisać wniosek o propozycję (RFP) i cytat (RFQ)

Po przeanalizowaniu wymagań biznesowych i zakończeniu wyszukiwania dostawcy, jesteś gotowy na rozpoczęcie mięsa i potomek procesu selekcji dostawcy. Dobrze napisane żądanie propozycji (RFP) lub prośba o cytat (RFQ) jest kluczem do wyboru najlepszego dostawcy o najlepszej wartości dla Twojej firmy. Pisanie dowolnego rodzaju żądania nie jest trudne, jeśli rozumiesz cele i funkcję dokumentu.

Zdecyduj, które napisać

Jakiś RFP jest używany, jeśli jakość, usługa lub produkt końcowy będą różne od każdego dostawcy, który odpowiada.

Jakiś RFQ jest wykorzystywany do towarów, prostych usług lub prostych/nieskomplikowanych części z niewielkim lub żadnym miejscem do rozróżnienia produktu lub usług między odpowiadającymi dostawcami. Punkty negocjacyjne są wąskie, w tym takie elementy, jak harmonogramy dostawy lub opcje opakowania.

Cele dowolnego dokumentu powinny obejmować:

• Uzyskanie szczegółowych propozycji oceny odpowiedzi każdego dostawców, aby najlepszy interes Twojej firmy był spełniony na wszystkich frontach.
• Wykorzystanie konkurencyjnego charakteru procesu selekcji dostawcy w celu negocjowania najlepszej możliwej oferty.
• Zapewnienie, że interesy wszystkich zainteresowanych stron w Twojej firmie zostaną spełnione i osiągnięto konsensus.
• Umieszczenie firmy na kontrolę całego procesu selekcji dostawcy i ustawianie reguł wyboru z góry.
• Budowanie partnerstwa między tobą a sprzedawcą od samego początku.

Strukturyzowanie RFP lub RFQ

RFP lub RFQ powinny być ustrukturyzowane w sposób, który jasno i zwięźle przedstawia twoje potrzeby sprzedawcy. Każdy dokument będzie inny w zależności od rodzaju firmy i produktu, którego szukasz. Dostosuj każdą sekcję dla swoich indywidualnych potrzeb:

1. Szczegóły zgłoszenia Podaj ważne informacje dla dostawców, takich jak terminy, adres pocztowy firmy oraz osoba kontaktowa w sprawie pytań i wyjaśnień.
2. Jakiś Wprowadzenie i podsumowanie wykonawcze Zapewnia potencjalnym dostawcom krótki przegląd Twojej firmy i wymagania dotyczące produktu lub usługi. Powinien zostać napisany po zakończeniu całego dokumentu, aby ułatwić podsumowanie kluczowych punktów.
3. A Przegląd biznesowy i tło opisuje twoją firmę, produkty i sektor rynkowy. Pomoże to potencjalnym dostawcom zrozumieć potrzeby, które próbujesz zaspokoić.
4. Szczegółowe specyfikacje powinien być najdłuższą sekcją dokumentu. W przypadku zapytania ofertowego będzie zawierał jakościowe miary i wymagania, które spowodują decyzję o selekcji. W przypadku RFQ ta sekcja powinna dostarczyć pomiary ilościowe, których szukasz w odpowiedzi dostawcy. Przykładowe kryterium może obejmować rysunki produktów, tolerancje inżynierskie, poziomy usług, kamienie milowe, dostawy i harmonogram, wymagania techniczne lub biznesowe, funkcjonalność oprogramowania i wymagania sprzętowe.
5. Założenia i ograniczenia W tym rozdziale należy uświadomić, że dostawcy są wymienione. Nieprzestrzeganie szczeliny i z góry z dostawcą otworzy drzwi do renegocjacji umowy w późniejszym terminie i możliwości napięcia relacji z dostawcą. Możliwe tematy obejmują koszty podróży, koszty aktualizacji/modyfikacji oraz prawa licencyjne.
6. Każdy Regulamin umowy musi być wymieniona, aby sprzedawca mógł dokonać uczciwej i uczciwej odpowiedzi. Mogą one obejmować opcje finansowania, długość umowy, opcje odnowienia, gwarancje, kary dostawy, poziomy usług itp.
7. Kryteria wyboru To, jak podejmiesz decyzję, jest ostateczną sekcją. Niektóre firmy wolą, aby te informacje były całkowicie poufne, podczas gdy inne firmy uważają, że pomoże to potencjalnym dostawcom skoncentrować się na tym, co jest ważne dla Twojej firmy.

Dystrybuować dostawcom

Na koniec skomponuj list motywacyjny i wyślij kopie RFP lub RFQ do każdego z wybranych przez ciebie dostawców podczas procesu wyszukiwania. Upewnij się, że odpowiednie informacje kontaktowe są zawarte w celu udzielenia pomocy każdemu dostawcy, który tego potrzebuje.