Jak napisać profesjonalny e -mail

Od wielu lat ludzie przewidują śmierć e -mail. Chociaż to prawda, że ​​używamy innych form komunikacji, takich jak SMS-y i media społecznościowe, aby „rozmawiać” z naszymi przyjaciółmi lub wysyłać szybkie wiadomości do naszych kolegów, nadal używamy wiadomości e-mail, szczególnie do komunikacji związanej z pracą. Jest to również podstawowy sposób kontaktu, gdy ubiegasz się o pracę. Tak ważne jest, aby wiedzieć, jak napisać profesjonalny e -mail.

E -mail może być z kimś początkowym punktem kontaktowym i z tego powodu jest to Twoja pierwsza okazja, aby zrobić wrażenie. Uważaj na komponowanie wiadomości. Przed uderzeniem wyślij, odpowiedz na 7 pytań.

1. Czy mój błąd wiadomości jest wolny?

Sprawdzanie wiadomości e -mail na błędy jest najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić przed jego wysłaniem. Niepoprawna pisownia i zła gramatyka sprawi, że będziesz wyglądać nieostrożnie. Jest to sprzeczne z wrażeniem, które próbujesz zrobić, zwłaszcza jeśli ubiegasz się o pracę.

Korekta, dopóki nie będziesz się pewien. Gramatyka.COM ma bezpłatne narzędzia, w tym rozszerzenie przeglądarki Chrome, które mogą ci w tym pomóc.

2. Co mówi o mnie mój adres e -mail?

Twój adres e-mail pracy-który przy okazji nigdy nie należy używać do wyszukiwania pracy, jest bardzo prosty. Najprawdopodobniej jest to wariant twojego imienia. Być może wybrałeś mniej biznesowy adres do osobistego e-maila. Adres, który jest sugestywny, dziecinny lub słodki, jest w porządku, jeśli używasz go tylko do wysyłania wiadomości do znajomych i rodziny, ale jeśli chcesz napisać profesjonalny e -mail, zapisz się na nowe konto, które przekazuje profesjonalizm.

Skonfiguruj adres e -mail, który używa Twojej nazwy. Wypróbuj swoje imiona i nazwiska; Twoje imię, środkowe imię i nazwisko; lub jakaś kombinacja. Nigdy nie wysyłaj swojego profesjonalnego e -maila z [email protected].

3. Czy nazwa i adres e -mail w polu „do” prawidłowy?

Kiedy zaczniesz wpisywać nazwisko odbiorcy w polu „do”, większość klientów e -mail wypełni resztę nazwy jednym z kontaktów. Możesz łatwo skończyć z niewłaściwą nazwą w tym polu, więc zwróć na to uwagę.

Wyobraź sobie, jakie kłopoty mogą pojawić się, jeśli przypadkowo wyślesz wiadomość e -mail do niewłaściwego odbiorcy. Powiedzmy, że szukasz pracy, gdy jesteś nadal zatrudniony. Menedżer ds. Rekrutacji w potencjalnym pracodawcy może mieć nazwisko, które zaczyna się od tego samego listu, co nazwisko twojego obecnego szefa. Jak krępujące byłoby, gdybyś wysłał szefowi wiadomość przeznaczoną dla tego menedżera ds. Rekrutacji? Nie tylko chcesz upewnić się, że Twoja wiadomość dociera do zamierzonego miejsca docelowego, ale także chcesz mieć pewność, że nie dociera do niezamierzonego.

4. Czy użyłem odpowiedniego tytułu, aby zająć się odbiorcą?

Jeśli jesteś już na podstawie imienia z osobą, którą wysyłasz e -maile, możesz zająć się nimi w ten sposób. Jeśli jednak po raz pierwszy komunikujesz się z kimś lub nie jesteś pewien, w jaki sposób wolą się go rozwiązać, preferowane jest użycie formalnego tytułu takiego jak MR., SM., Pani., lub dr. i nazwisko odbiorcy.

Zawsze błąd z boku ostrożności. Nie może boleć formalnego. Aby wskazać wskazówkę na temat tego, jak ktoś, z którym masz już ustalone relacje, woli zostać rozwiązane, spójrz wstecz na wcześniejsze wiadomości, aby zobaczyć, jak są podpisane. To pomoże ci zdecydować, co robić.

5. Czy mój ton dobrze przekazuje moją wiadomość?

Jak mówi przysłowie: „To nie jest to, co mówisz, ale jak to mówisz.„Kiedy rozmawiasz z kimś twarzą w twarz, możesz polegać na intonacji, mowie ciała i wyrazie twarzy, aby nadać dodatkowe znaczenie swoim słowom.

Kiedy próbujesz przekazać tę samą wiadomość na piśmie, jest więcej miejsca na nieporozumienie, ponieważ czytelnik nie widzi twojej twarzy, czytać język ciała ani nie słyszeć głosu. Upewnij się, że Twoja wiadomość jest uprzejma i brzmi przyjaznie, a twoje zamierzone znaczenie jest jasne.

6. Czy moja wiadomość jest prosta, ale nie tajemnicza?

Krótkie i słodkie wiadomości sprawi, że łatwiej to zrozumieć. Jednocześnie nie należy pominąć niczego ważnego. Nie chcesz zmusić odbiorcę e -maila do odgadnięcia, co próbujesz powiedzieć. Twoja wiadomość powinna być tak precyzyjna, jak to możliwe, ale zawierać wszystkie niezbędne informacje.

7. Czy dołączyłem niezamówione załączniki?

Wiele osób odmawia otwierania załączników e -mailowych, których nie oczekują. Mają rację, aby tego unikać. Wirusy komputerowe są często przesyłane w tych załącznikach. Jeśli chcesz wysłać do kogoś plik, na przykład swoje CV, najpierw poproś swojego odbiorcę o jego zgodę. Wyślij to tylko wtedy, gdy powie, że jest w porządku.