Jak napisać nowy list powitalny klienta

Nowy list powszechny klienta jest cenną częścią pozyskiwania nowych klientów, zwłaszcza jeśli Twoja firma koncentruje się na relacjach osobistych. Poświęcenie czasu na napisanie nowego listu powitalnego klienta ma wiele korzyści, z których niektóre to:

• Pokazując swoim klientom, że cenisz ich działalność
• Oficjalnie wprowadzanie Twojej firmy nowym klientom
• Uspokajające nowych klientów, że podjęli właściwą decyzję przy wyborze Twojej firmy
• Zapewnienie ważnych punktów danych kontaktowych

Nowy list powszechny klienta jest dość prosty do wygenerowania i dodaje osobistego kontaktu z nową relacją biznesową.

01 z 08

Papier firmowy

Przykład podstawowego papieru firmowego firmy.

Twój nowy list powitalny klienta powinien zostać wydrukowany na firmowym firmowym głowicy lub przynajmniej zawierać informacje kontaktowe.

Posiadanie profesjonalnego papieru firmowego z brandingiem firmy to doskonały sposób na wzmocnienie Twojej marki poprzez powitalne listy i całą komunikację z klientami. Ale jeśli nie masz papieru firmowego dla nowego listu powitalnego klienta, powinieneś dołączyć swój:

• Nazwa firmy
• Adres zwrotny
• Numer telefonu
• Adres e -mail

Możesz także dołączyć numer faksu, witrynę firmy i wszelkie inne dostępne metody kontaktowe.

02 z 08

Data i adres odbiorcy

Przykład, w jaki sposób adres daty i odbiorcy powinien zostać sformatowany w nowym liście powitalnym klienta.

Początek twojego listu powitalnego powinien zawierać datę listu i adres pocztowy odbiorcy, wszystkie wyrównane do lewej granicy.

Pole adresu odbiorcy powinno zazwyczaj obejmować:

• Pełna nazwa (z prefiksem)
• Tytuł
• Firma
• Adres pocztowy

03 z 08

Powitanie

Przykład powitania w nowym liście powitalnym klienta.

W tej sekcji nowego listu klienta zazwyczaj powitasz odbiorcę z imienia, a następnie przecinek lub okrężnicy.

Czy powitasz odbiorcę ich imieniem (ja.mi., Jane) lub bardziej formalnie, prefiks i nazwisko (i.mi., Droga MS. DOE), zależy od twoich relacji z klientem. Zasadniczo, ponieważ jest to formalny list, powinieneś być formalny w stosunku do każdego klienta, niezależnie od twojego związku.

04 z 08

Wiadomość powitalna

Przykład tego, co możesz uwzględnić w otwieraniu nowego listu powitalnego klienta.

Otwarcie listu pojawia się po powitaniu i powinno zawierać wiadomość powitalną dla klienta.

Oto przykład wyroku otwierającego w nowym liście powitalnym klienta:

W imieniu całego personelu konsultingowego Smith chciałbym skorzystać z okazji, aby powitać Cię jako nowego klienta. Jesteśmy podekscytowani, że możemy cię z nami.

05 z 08

Wprowadzenie do firmy

Przykład właściwego formatowania dla ciała nowego listu powitalnego klienta.

Ciało nowego listu powitalnego klienta powinno zawierać wprowadzenie do Twojej firmy, a także powtórzenie twoich możliwości.

Oto przykład wprowadzenia firmy:

W Smith Consulting jesteśmy dumni z oferowania naszym klientom responsywnym, kompetentnym i doskonałej obsługi. Nasi klienci są najważniejszą częścią naszej działalności i pracujemy niestrudzenie, aby zapewnić pełną satysfakcję, teraz i tak długo, jak jesteś klientem.

W tej sekcji będziesz również chciał się przedstawić i poinformować klienta, jaką rolę odgryjesz w jego kontaktach z firmą.

Oto przykład osobistego wprowadzenia:

Z przyjemnością poinformuję cię, że będę Twoim głównym punktem kontaktu w firmie i zachęcam do skontaktowania się ze mną w dowolnym momencie z twoimi pytaniami, komentarzami i opinią.

06 z 08

Informacje kontaktowe

Przykład, w jaki sposób możesz wymienić dane kontaktowe swojej firmy w nowym liście powitalnym klienta.

Jedną z najważniejszych części tej listu jest sekcja, która zawiera różne inne kontakty, których mogą potrzebować w Twojej firmie, oraz metody ich kontaktu. Ta sekcja listu powitalnego powinna wymienić, jak i kiedy klient może się z tobą skontaktować, gdy ma pytania lub obawy.

07 z 08

Reasekuracja

Przykład, w jaki sposób możesz zamknąć nowy list powitalny klienta, uspokajając klienta.

Ta ostatnia sekcja nowego listu powitalnego klienta powinna jeszcze raz podziękować klientowi za jego działalność, wzmocnić ich zaangażowanie i poinformuj go, że jesteś gotowy zrobić wszystko, aby upewnić się, że ich potrzeby są zaspokajane.

Chodzi o to, aby zamknąć list na pozytywnej notatce i pozostawić nowego klienta poczuć się mile widzianym, docenionym i ważnym.

Oto przykład ostatniego zdania nowego listu powitalnego klienta:

Jane, jeszcze raz dziękuję za powierzenie Smith Consulting z najważniejszymi potrzebami biznesowymi. Mamy zaszczyt służyć ci.

08 z 08

Zamknięcie

Przykład właściwego formatowania sekcji zamknięcia nowego listu powitalnego klienta.

Zamknięcie nowego listu powitalnego klienta obejmuje walek (szczerze, pozdrawiam, pozdrawiam, naprawdę itp.), twój pisemny podpis oraz imię i nazwisko i tytuł.

Ważne jest, aby zawsze dołączyć swój faktyczny podpis, a nie wygenerowany komputerowo podpis lub znaczek, aby spersonalizować list. Twój podpis powinien przejść pomiędzy tymczasowym a imieniem, więc będziesz chciał zostawić dla niego kilka dodatkowych przestrzeni.