Jak napisać raport z postępów biznesowych

Raport z postępu składa się z nagłówka, podsumowania wykonawczego, opisu mniejszych komponentów, wskazania, kiedy następny raport jest należny. Napiszesz raport po tym szablonie, a następnie wysłać go do szefa lub innego zgłaszania przełożonego.

nagłówek

Nagłówek zawiera informacje o identyfikacji raportu. Wprowadzisz tytuł, datę opublikowania raportu, status Stoplight wszystkiego, o czym zgłaszasz (czerwony, żółto-zielony) i ogólny miar. Uwaga: Tak jak ten raport z postępów jest najczęściej używany do projektów, ale można go również wykorzystać do zgłaszania innych rzeczy. Na przykład, jeśli przypisano ci zadanie zmniejszenia liczby godzin na rysunek dla firmy inżynieryjnej, użyłbyś raportu z postępu, aby pokazać postępy w zmniejszeniu liczby godzin na rysunek.

• Tytuł: Raport z postępu projektu X
• Data: 30 maja 20xx
• Status: Zielony
• Procent kompletny: 63 rzeczywisty, 59 plan

Podsumowanie wykonawcze

Piszesz ostatnie podsumowanie wykonawcze. To jest podsumowanie wszystkich głównych punktów wymienionych poniżej w treści raportu. W zależności od odbiorców czasami streszczenie jest ograniczone. To zależy od publiczności, liczby osób otrzymujących raport i ich poziomy w organizacji. Podsumowanie wykonawcze jest skierowane do tych wyższych menedżerów, którzy mogą nie mieć czasu na przeczytanie całego raportu. Jeśli twój raport jest skierowany do bezpośredniego przełożonego, oczekuje się, że przeczytał raport, a podsumowanie wykonawcze może nie być potrzebne. Jeśli jednak jest to raport, który jest szeroko rozpowszechniony do wielu kadry kierowniczej w całej organizacji, może być konieczne uwzględnienie podsumowania wykonawczego dla osób, które nie mają czasu na przeczytanie całego raportu.

Postęp elementów komponentów

To jest główny korpus raportu. W niniejszej sekcji raportu szczegółowo opisujesz swoje postępy we wszystkich obszarach komponentów projektu. W tym czasie wymieniasz swoje postępy i osiągnięcia dotyczące wszystkich wskaźników. Pokazujesz, jaki jest twój plan na następny czas. A potem wymieniasz nie tylko blokery, ale także jakie wysiłki podejmujesz, aby je wyczyścić. Wreszcie, sekcja pokaże, jaka dodatkowa pomoc jest potrzebna od twojego szefa lub innego odbiorcy raportu z postępu.

Streszczenie

Po organu raportu następuje w sekcji podsumowującej. Zawiera mniej szczegółów niż postęp zgłoszony w poprzednim rozdziale. Udostępniasz te same informacje, wskaźniki, osiągnięcia, planujesz na następny okres i wszelkie blokery, ale podaj mniej szczegółów dla każdej kategorii. Na przykład podsumowanie może być pojedynczym zdaniem, na przykład „Wszystkie rezultaty są na czas”, podczas gdy zapis postępu w poprzedniej sekcji może powiedzieć „Wydajna a, należna na xx/xx/xx zostanie dostarczona trzy dni wcześniej. Raport y zostanie dostarczony na czas na xx/xx/xx. I raport C, opóźniony na dwa tygodnie podczas oczekiwania na grafikę, ma być teraz dostarczany w zmienionym terminie xx/xx/xx."

Następny raport termin

Tutaj lista, kiedy zostanie wysłany następny raport. Jeśli na przykład jest to raport tygodniowy, pokażesz następny termin raportu jako tydzień następujący. Za miesięczny raport pokażesz datę w przyszłym miesiącu, kiedy raport zostanie wysłany. Osoby, które otrzymają raport, będą oczekiwać, że te dane będą tak dokładne jak dane w raportach.

Dolna linia

Twój raport z postępu składa się z opcjonalnego streszczenia, raportowanie postępu wszystkich elementów projektu, szczegółowego podsumowania i harmonogramu. Uczyń je tak dokładnymi, jak to możliwe.