Jak wziąć minuty spotkań

Minuty spotkań to szczegółowe notatki, które służą jako oficjalny pisemny zapis spotkania lub konferencji. Osoba odpowiedzialna za spotkanie zwykle prosi jednego z uczestników o to. Pewnego dnia ktoś może być tobą. Chociaż nie jest to strasznie trudna praca, zajęcie minut jest ważne. Ponieważ minuty spotkań są oficjalnym zapisem tego, co się wydarzyło, dokładność jest kluczowa. Będziesz musiał zorganizować notatki na spotkanie, że ludzie muszą być w stanie odnieść się później w razie potrzeby.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci poradzić sobie z tym zadaniem za pomocą finezji. Dowiedz się, co robić przed, w trakcie i po spotkaniu, aby upewnić się, że zajmujesz skuteczne minuty.

Przed spotkaniem

• Wybierz narzędzie nagrywania. Czy pójdziesz starą szkołę i użyjesz długopisu i papieru, czy też pójdziesz zaawansowany technologicznie i użyjesz komputera laptopa, tabletu lub smartfona? Skontaktuj się z szefem, aby sprawdzić, czy wolą użyć określonej metody.
• Upewnij się, że twoje narzędzie do wyboru jest w ramach działania i mieć kopię zapasową na wypadek upadku oryginalnego. Jeśli przyniesiesz na przykład laptopa, masz również pod ręką pióro i papier. Nie chcesz zatrzymać spotkania, gdy szukasz czegoś do napisania, jeśli komputer się zawiedzie.
• Przeczytaj program spotkania przed rozpoczęciem spotkania. Pozwoli ci sformułować zarys na twoje minuty. Zostaw trochę miejsca poniżej każdego elementu i napisz tam swoje notatki. Wykonanie tego sprawi, że Twoja praca będzie trochę łatwiejsza, o ile osoba prowadząca spotkanie pozostanie w porządku obrad.

Podczas spotkania

• Przejdź wokół arkusza frekwencji i upewnij się, że wszyscy się zapisują. Będziesz musiał dołączyć listę wszystkich uczestników w oficjalnych minutach spotkań.
• Upewnij się, że wiesz, kim są wszyscy. W ten sposób będziesz w stanie zidentyfikować, kto mówi, i poprawnie zapisać te informacje.
• Zwróć uwagę na czas rozpoczęcia spotkania.
• Nie próbuj zapisywać każdego komentarza. Można dołączyć tylko główne pomysły. Uważaj, aby nie pominąć przedmiotów, z którymi się nie zgadzasz. Twoje uprzedzenia nie powinny na ciebie wpływać. Pamiętaj, że jest to oficjalne konto, a nie twoja opinia na temat tego, co się stało.
• Zapisz wszystkie ruchy, które je dokonały, a także wyniki głosów, jeśli w ogóle; Nie musisz pisać, kto poparł ruch. Oczywiście zasady Twojej organizacji mogą się różnić, więc najpierw zweryfikuj osoby z szefem.
• Jeśli głosy nad jakimkolwiek wnioskami lub dyskusje są odroczone do następnego spotkania, zanotuj to.
• Zapisz czas zakończenia spotkania.

Po spotkaniu

• Wpisz minuty tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu, podczas gdy wszystko jest jeszcze świeże w twoim umyśle. Jeśli znajdziesz błąd w notatkach spotkania lub masz pytanie, możesz go szybko wyczyścić, rozmawiając z innymi uczestnikami.
• W końcowej kopii minut, zawierają nazwę organizacji, tytuł komitetu, rodzaj spotkania (codzienne, tygodniowe, miesięczne, coroczne lub specjalne) i jej cel.
• Daj czasom, w którym się zaczęło i zakończyło.
• Podaj listę uczestników i notatkę o tym, kto prowadził spotkanie. Dołącz swoje imię i nazwisko na liście uczestników i, w nawiasach po swoim imieniu, powiedz, że zajęłeś minuty. Alternatywnie, na końcu dokumentu możesz się podpisać, pisząc odpowiednio „przesłane przez”, a następnie Twoje imię i nazwisko.
• Korekt minuty przed ich przesłaniem. Poproś kogoś, kto również uczestniczył, aby ich sprawdził. Będą w stanie poinformować Cię, jeśli przypadkowo coś pominąłeś.
• Prześlij je osobie, która prowadziła spotkanie, chyba że poinstruowano inaczej.