Jak założyć komitet hosta na wydarzenia non -profit

Wydarzenia są kluczowym elementem pozyskiwania funduszy i zasięgu. Większość wydarzeń non -profit to sprawa „wszystkie ręce na pokładzie”, które wymagają od wszystkich w ramach organizacji non -profit współpracy. Niektóre organizacje non -profit mają nawet ogólny komitet ds. Planowania wydarzeń i oddanych wolontariuszy, którzy pomagają planować i przygotowują się do wydarzenia.

Chociaż planowanie zdarzeń ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz, aby wydarzenie poszło płynnie, chcesz również wyniki ze wszystkich twoich wysiłków. Właśnie dlatego Twoja organizacja powinna rekrutować „komitet goszcząca."

Co to jest komitet hosta?

„Komitet Gospodarza” różni się od tradycyjnego komitetu ds. Planowania wydarzeń. Zamiast ludzi, którzy aktywnie planują, planują lub przygotowują się do wydarzeń w ciągu dnia lub wieczoru, komitet hosta korzysta z sieci, aby upewnić się, że wydarzenie jest hitem. Członkowie komitetu gospodarza mogą zdecydować się:

• Zachęcaj ich przyjaciół, rodzinę lub współpracowników do zakupu biletów
• Przedmioty kolekcjonerskie od lokalnych firm
• Wykonaj połączenia dostawców do nagród drzwi lub cateringu na imprezy

Oczywiście istnieją niezliczone sposoby, w jakie komitet goszcząca może uczynić twoje wydarzenia charytatywne były lepsze niż kiedykolwiek. Pomyśl o komitecie przyjmującym jako faktycznym gospodarzu partii; Ktoś, kto zaprasza najlepszych gości, wie, kogo zadzwonić po jedzenie lub wystrój, i może połączyć cię z ludźmi, którzy sprawiają, że wydarzenie odniosło całkowity sukces.

Ponieważ komitet goszcząca może zwiększyć fundusze otrzymane na imprezie lub zwrócić większą uwagę mediów, znalezienie i rekrutacja odpowiednich osób jest niezbędna.

Kto wybrać dla swojego komitetu goszczącego

Naprawdę użyteczny komitet hosta nie będzie obejmował płatnych marketerów ani profesjonalnych planistów wydarzeń. Zamiast tego powinni być bardzo zaangażowani członkowie twojego istniejącego zespołu, bazy dawcy lub wolontariuszy z powiązaniami i gotowością do wyciągnięcia ręki.

Twój komitet hosta może wahać się od kilku osób do kilkudziesięciu. Im więcej osób w Twoim komitecie, tym większy wpływ będą zbiorowo wywierać na sukces Twojego wydarzenia.

Członkowie komitetu gospodarza można znaleźć prawie wszędzie, w tym:

• Członek zarządu lub przewodniczący w Twojej organizacji
• Wolontariusze, którzy są bardzo zaangażowani w społeczność
• Dawca, który ma powiązania z lokalnymi firmami
• Dawca lub członek zarządu, który ma obszerne kontakty w idealnej grupie demograficznej dawcy
• Wolontariusze, którzy znają dostawców lub właścicieli miejsc
• Lokalne lub narodowe celebrytów, którzy często opowiadają się za twoją sprawą

Po zlokalizowaniu osób, które chcesz dołączyć do komitetu gospodarza, nadszedł czas, aby je rekrutować.

Jak rekrutować komitet hosta

Szukaj i połącz się z osobami, które byłyby doskonałymi członkami komitetu gospodarza. Jednak nie poproś tylko kogoś, aby był w komitecie przyjmującym. Formalne zaproszenie jest najlepszym sposobem rekrutacji członków komitetu.

W zaproszeniu komitetu gospodarza konieczne jest włączenie:

• Pełne informacje o wydarzeniu i Twojej organizacji (data i lokalizacja)
• Informacje o celu wydarzenia (zbieranie funduszy dla konkretnej przyczyny)
• Przykłady, w jaki sposób członek komitetu gospodarza mógłby wnieść wkład
• Data odpowiedzi lub połączenia się z zespołem
• „Advance” Dziękujemy za poinformowanie ich, że jesteś podekscytowany, aby je zaprosić
• Twoje imię i nazwisko/osoba kontaktowa i dane kontaktowe

Upewnij się, że potencjalni członkowie wiedzą, że ich zaangażowanie zostanie rozpoznane i docenione oraz że mogą wywrzeć znaczący wpływ, dołączając.

Jeśli zastanawiasz się, jak opracować list z zaproszeniem komitetu hosta, skopiuj i wklej poniższy szablon i wstaw swoje informacje w każdym z nawiasów.

[Data]

Drogi [wstaw nazwę]:

Piszę, aby poinformować Cię o ekscytującym wydarzeniu, które [nazwa Twojej organizacji] planuje [miesiąc] w [Insert City].

W [miesiącu + rok (jeśli inny niż bieżący)] [Organizacja] wprowadza [nazwę wydarzenia] do [City] w celu zwiększenia świadomości na temat [sprawy/problemu społecznego/problemu, które adresy organizacji] i zbudować poparcie dla [ programy/inicjatywy/wysiłki]. [Dodaj odpowiednie informacje o wydarzeniu/celu/motywu].

Wydarzenie odbędzie się w [City] w [Venue Event (jeśli masz to)] w [Data i godz.].

[Imię], chcielibyśmy, aby Twoja pomoc uczyniła to wydarzenie-a inni tak jak to-sukces. Jeśli chcesz być częścią tego wydarzenia, a także przyszłych wydarzeń, bylibyśmy najbardziej wdzięczni, gdybyś zaakceptował to formalne zaproszenie do bycia częścią naszego komitetu przyjmującego.

Istnieje kilka prostych sposobów na zaangażowanie się:

1. Podziel się swoim nazwiskiem lub nazwą Twojej organizacji, jako członek naszego komitetu hosta
2. Zaproś swoich kolegów, przyjaciół i sąsiadów do zakupu [tabeli/biletu] na nasze wydarzenie (
3. Dołącz do nas na wydarzenie
4. [Włóż konkretne żądanie na podstawie pozycji osoby, połączenia.]

Pokochalibyśmy to również, jeśli zastanawiałeś się nad hostowaniem własnego stołu i zaproszenie przyjaciół i współpracowników na wieczór zabawy. Twoje hojne wsparcie pomoże nam rozpowszechniać informacje o [przyczynie] i wywierać wpływ.

Członek [Organizacji] będzie się z Tobą skontaktować w ramach [wstawania czasów] w celu omówienia szczegółów naszego komitetu hosta i omówienia twojego zaangażowania, jeśli będziesz zainteresowany.

Z niecierpliwością czekamy na współpracę z Tobą, aby [nazwa wydarzenia] i przyszłe wydarzenia zakończyło się sukcesem! Dziękujemy za hojne rozważanie i wsparcie.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

[Pozycja w organizacji]

[Nazwa organizacji]

[Numer kontaktowy]

Po rekrutacji komitetu goszczącego

Po zaproszeniu wybranych członków komitetu otrzymasz listy lub połączenia akceptacyjne. Jednak zanim przejdziesz do szczegółów wydarzenia lub tego, co chciałbyś, aby je zrobić, zaplanuj krótkie spotkanie z komitetem. Nie prosząc o niczego od nich, pozwól im:

• Zapoznać się ze sobą
• Omów, w jaki sposób są zaangażowani w Twoją organizację
• Przeglądaj materiały lub prezentacje na temat przyczyny/pracy
• Burzy mózgów pomysłów na temat tego, w jaki sposób chcieliby wnieść wkład

Stamtąd możesz poinformować ich o swoich celach związanych z pozyskiwaniem funduszy i tego, jak chciałbyś, aby współpracowali (zapraszając kontakty lub dotrzeć do przedmiotów aukcyjnych). Mogą również podzielić się na „podkomitety”, jeśli masz dużą grupę

Oczywiście nie jest zadaniem samego komitetu goszczącego, aby planować i wykonać twoje wydarzenie. Komitet Hosta powinien działać z Twoi wolontariusze lub komitet ds. Planowania wydarzeń do sprzedaży biletów, upewnij się, że domagane są nowe sponsorowanie wydarzeń, elementy aukcyjne są obfite, a noc będzie hitem dla uczestników.

Uznanie wysiłków komitetu gospodarza

Kiedy wydarzenie się skończy, członkowie komitetu gospodarza powinni być pierwszymi osobami, które dziękujesz, zarówno na imprezie, jak i z pisemnym podziękowaniem następnego dnia. Im bardziej angażujesz komitet goszcząca, tym bardziej będą gotowi gościć w przyszłości.

Znajdź osoby w Twojej organizacji lub społeczności, które mogą pomóc w zorganizowaniu następnego wydarzenia. Mogą ogromna różnica w ilości zebranych pieniędzy i programach, które możesz wesprzeć.