Jak skonfigurować pozdrowienie w wiadomościach biznesowych

Wiadomość, która wita dzwoniących, gdy nie możesz przyjąć ich połączenia, jest ważna. Właściwe powitanie może albo zrobić pozytywne wrażenie na dzwoniących, albo może je zrazić, zanim jeszcze się odezwasz.

3 Przykłady dobrych pozdrowień poczty głosowej

Co dołączyć do właściwego powitania poczty głosowej

Twoja wiadomość nie powinna trwać dłużej niż 20-25 sekund i powinieneś zachować zwięzłe powitanie i uniknąć podawania zbyt dużej ilości informacji. Oto niektóre z podstawowych elementów, które chcesz mieć na pewno, gdy nagrywasz swoją wiadomość wychodzącą:

• Podaj swoje imię i przeliteruj, jeśli prosisz dzwoniących o kontynuowanie pisemnej korespondencji
• Podaj nazwę swojej firmy i nazwisko działu 
• Poinformuj dzwoniących, że nie możesz teraz odebrać ich telefonu
• Zaproś ich do zostawienia wiadomości
• Poinformuj dzwoniących, kiedy mogą spodziewać się połączenia zwrotnego
• Poinformuj dzwoniących, z kim mogą się skontaktować w celu uzyskania natychmiastowej pomocy (jeśli dotyczy)

Dobre przykłady pozdrowienia poczty głosowej

• Cześć, to jest Jim Smith. Nie mogę teraz odebrać twojego telefonu, ale chciałbym to zwrócić tak szybko, jak to możliwe. Więc proszę, zostaw mi szczegółową wiadomość po tonie. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojego sekretarza, Suzy Jones na rozszerzenie 6336. Dzięki za telefon.
• Witam, dotarłeś do działu księgowości. Obecnie jesteśmy zamknięci. Nasze normalne godziny operacji to od poniedziałku do piątku, od 8 A.M. do 6 p.M. Zostaw nam wiadomość po tonie, a ktoś oddzwoni jak najszybciej. Dziękuję.
• Cześć, to jest Jim Smith. Będę poza biurem do czwartku, 24 lipca i od czasu do czasu będę sprawdzać pocztę głosową. Jeśli chcesz zostawić mi wiadomość, zrób to po tonie, a ja oddzwonię jak najszybciej. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojego sekretarza, Suzy Jones na rozszerzenie 6336. Dzięki za telefon.
• Dotarłeś do biurka Jima Smitha. Obecnie rozmawiam przez telefon, ale chciałbym oddzwonić. Proszę, zostaw mi wiadomość po tonie. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojego sekretarza, Suzy Smith na rozszerzenie 6336. Dzięki, że zadzwoniłeś.

Przykłady powitania złej poczty głosowej

• Cześć, to jest Jim. Zostaw mi wiadomość.
• Muzyka gra przez dłuższy czas hej! Mów do mnie.
• Cześć, dotarłeś do firmy XYZ. Zostaw nam wiadomość.
• Witam, dotarłeś do biura Jima Smitha w XYZ.com. Będę poza biurem o wazektomii i wrócę w czwartek, 26 sierpnia o 8:30. Będę doświadczać wielu dyskomfortów, więc w ogóle nie sprawdzę mojej poczty głosowej. Jeśli chcesz zostawić mi wiadomość, zrób to po tonie. Oddzwonię jak najszybciej. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojego sekretarza, Suzy Jones na rozszerzenie 6336. Dziękuję za telefon, a po powrocie skontaktuję się z tobą, i czuję się lepiej.
• Biuro jest zamknięte. Zostaw wiadomość po tonie.

Różne rodzaje opcji pozdrowienia poczty głosowej

W zależności od systemu telefonicznego, który masz w firmie, mogą istnieć różne opcje dotyczące pozdrowienia poczty głosowej, którą możesz skomponować. Zawierają następujące przykłady.

• Powitanie ogólnej poczty głosowej Przykłady: Ogólna powitanie poczty głosowej jest używane jako domyślne powitanie poczty głosowej, jeśli nie ustawiono żadnego innego typu powitania.
• Przykłady witania wewnętrznej poczty głosowej: Służy do powitania ludzi, którzy dzwonią do ciebie z Twojej firmy (ja.mi. z innego rozszerzenia).
• Przykłady pozdrowienia zewnętrznej poczty głosowej: To powitanie będzie odtwarzane dla osób, które dzwonią spoza Twojej firmy. Zautomatyzowany assentant systemu telefonicznego może zagrać powitanie ogólnej firmy, którą usłyszą wszyscy zewnętrzni dzwoniący. Jeśli nazwisko Twojej firmy jest wymienione w tym pozdrowieniu, nie musisz tego mówić ponownie w swoim powitaniu.
• Tymczasowe lub „poza urząd” Przykłady witają poczty głosowej: Powitanie tymczasowe lub poza biurem jest ustalone, gdy będziesz poza biurem na z góry określony czas. Większość systemów poczty głosowej pozwoli ci ustawić datę i godzinę ważności, więc nie musisz pamiętać, aby ją wyłączyć po powrocie.
• „Telefon” lub „zajęty” przykłady powitania poczty głosowej: to powitanie służy do informowania dzwoniących, że jesteś w biurze, ale nie możesz teraz odebrać ich telefonu, ponieważ rozmawiasz z innym dzwoniącym.